In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Stammdaten Ihrer Mitarbeiter verwalten und welche Attribute hierbei hinterlegt werden können.
Inhaltsverzeichnis
Um die Stammdaten der Mitarbeiter bearbeiten zu können, benötigen Sie die Administratoren-Rolle "Personen-Administrator". Die zuständigen Master-Administratoren können die Rollen im jeweiligen Mitarbeiter-Menü unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen" der Person aktivieren.
1. Person
Öffnen Sie den Mitarbeiter über das Admin-Menü "Personen/Personen". Um in die Stammdaten zu gelangen, wechseln Sie im geöffneten Mitarbeiter-Menü zu "Stammdaten/Stammdaten". Alternativ kann der Schnellzugriff per Rechtsklick auf die Person verwendet werden:
Im Reiter "Person" verwalten Sie persönliche Daten, Kontaktdaten und berufliche Angaben. Zudem können Adresse, Bankverbindung, Schwerbehinderungen, Kontierungen (Kreditoren) sowie Daten zu Kindern hinterlegt werden.
Persönliche Daten
Hier werden wichtige Attribute wie Vorname, Name, Benutzerkennung und Personalnummer hinterlegt. Vor allem die Benutzerkennung und Personalnummer ist innerhalb HRworks für die Zuordnung von Personen wichtig. Die Benutzerkennung wird zudem für den Login der jeweiligen Person benötigt.
Kontaktdaten
In diesem Abschnitt erfolgt die Hinterlegung von Daten wie E-Mail und Telefonnummer. Das Feld "E-Mail" ist wichtig für das Empfangen von Mails aus HRworks, da darüber die Systemmails versendet werden.
Berufliche Angaben
Daten wie Eintritt- und Austrittsdatum, Kreditkartennummer und Ende der Probezeit werden hier hinterlegt.
Hinweis:
- Wie Sie den Austritt von Mitarbeitern verwalten, erfahren Sie in folgendem Artikel.
- Das Feld "Position" lässt sich durch die textliche Eingabe weiterer Positionen erweitern. Geben Sie neue Positionen einfach ein und speichern Sie. Das Drop-Down-Menü wird entsprechend weitert.
Adresse und Bankverbindung
Mit Klick auf das Stift-Symbol können Sie jeweils Adresse und Bankverbindung hinterlegen. Diese beiden Felder können von Mitarbeitern jederzeit aktualisiert werden, unabhängig der zugewiesenen Berechtigungen. Alle anderen Stammdaten des Reiters "Person" können vom Mitarbeiter nur mit der aktivierten Berechtigung "Stammdaten ändern" unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Berechtigungen" bearbeitet werden.
Schwerbehinderungen
Sofern eine Schwerbehinderung besteht, kann diese mit Klick auf das Stift-Symbol angelegt werden. Dies wird vor allem für den Zusatz an Urlaubsanspruch benötigt.
Kontierung
Um den Kreditor des Mitarbeiters für Reisekostenabrechnungen zu hinterlegen, öffnen Sie dieses Bearbeitungsfenster. Wählen Sie die Zahlungsart aus, bei welchem die Kreditorennummer des Mitarbeiters greifen soll.
Kinder
In diesem Feld hinterlegen Sie die Kinder des jeweiligen Mitarbeiters. Dies ist vor allem für die Anerkennung der Krankmeldung "Krankheit eines Kindes" notwendig.
Sofern Mitarbeiter dieses Feld selbstständig pflegen sollen, haben Sie die Möglichkeit die Berechtigung "Kinderdaten bearbeiten" unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter Berechtigungen" des jeweiligen Mitarbeiters zu aktivieren. Wie dies funktioniert, erfahren Sie hier. Ein Import der Kinderdaten ist derzeit nicht möglich.
Kopfleiste
In der oberen Leiste können Sie mit Klick auf "Speichern" Ihre Änderungen absichern oder wenn Sie bereits gespeichert haben, die Bearbeitung mit Klick auf "Bearbeiten" öffnen.
Wenn die Person einer Organisationseinheit eines anderen Landes zugehören soll, können Sie hier die Konvertierung der Person starten. Näheres hierzu erfahren Sie in diesem Administrator Artikel.
Wenn die Person noch keine Zugangsdaten von HRworks erhalten hat oder neue Zugangsdaten benötigt, können Sie diese hier über "Willkommensnachricht senden" bzw. "Passwörter zurücksetzen" versenden.
Mit "Aufgabenvorlagen auslösen" weisen Sie Aufgaben der Person oder der zugehörigen Rolle zu.
Hinweis: Wenn Sie zu den bestehenden Stammdaten weitere Felder im Reiter "Person" ergänzen möchten, können Sie dies über die Möglichkeit von Freien Feldern regeln. Folgender Artikel erklärt Ihnen hierzu das Vorgehen.
2. Lohndaten
Im Reiter "Lohndaten" werden die Länder spezifischen Stammdaten verwaltet. Hier ist die Auswahl an Feldern abhängig von der jeweils hinterlegten Organisationseinheit inklusive Land der gesetzlichen Regelung.
Bei einem Mitarbeiter einer deutschen Organisationseinheit stehen allgemein Lohndaten sowie DATEV-spezifische Lohndaten zur Verfügung. Letzteres ist für die Nutzung der möglichen DATEV APIs relevant.
Hinweis: Die DATEV-spezifischen Lohndaten erscheinen nur bei Einrichtung eines DATEV Mandanten unter Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices.
Krankenversicherung
Über eine neue Schnittstelle wird der Datenaustausch zwischen HRworks und dem Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) ermöglicht. Diese Neuerung ersetzt die aktuelle Freitexteingabe der gesetzlichen Krankenkasse in den Mitarbeiterstammdaten (inklusive der benötigten Betriebsnummer).
Wenn eine zugeordnete Betriebsnummer Ihre Gültigkeit verliert - beispielsweise nach einer Fusion von Krankenkassen - werden Sie per Rollenaufgabe zum Anpassen der gesetzlichen Krankenkasse aufgefordert. Hierbei werden Sie zusätzlich über die entsprechende Nachfolgebetriebsnummer informiert. Als Administrator erhalten Sie unter “Administrator/Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Gesetzliche Krankenkassen” einen Überblick zu den verfügbaren Krankenkassen, deren Betriebsnummer als auch deren Gültigkeitsdaten.
3. Historie
Im Reiter "Historie" verwalten Sie zeitliche Zuordnungen wie Organisationseinheit, Arbeitsverhältnis, Position, etc. des Mitarbeiters. Näheres hierzu erfahren Sie im eigenen Administratoren Artikel.
4. Protokoll
Im letzten Reiter "Protokoll" können Sie protokollierte Änderungen bezüglich der Stammdaten des Mitarbeiters nachvollziehen. Zudem kann die Lizenznummer der Person eingesehen werden, welche für die Bearbeitung von Serviceanliegen oftmals relevant ist.
5. Stammdatenvervollständigung
Im Admin-Menü unter "Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Stammdatenvervollständigung" können Sie festlegen, welche Stammdaten bei Ihren Mitarbeitern gepflegt werden sollten. Selektieren Sie dabei alle Stammdaten sowie Lohndaten-Attribute, welche zur Stammdatenvervollständigung eines Mitarbeiter-Profils benötigt werden.
Innerhalb des Mitarbeiter-Menüs unter "Stammdaten/Stammdaten" können Sie anschließend einsehen, welche gewünschte Angaben vom Unternehmen in den Stammdaten des Mitarbeiters noch nicht gepflegt sind.
Ob die Stammdaten eines Mitarbeiters vollständig nach Ihren Anforderungen gepflegt sind, können Sie zudem im Admin-Menü unter "Personen/Personen" einsehen. Hier können Sie die Spalte "Stammdatenvervollständigung" auswählen, welche Ihnen die Stammdatenvervollständigung anzeigt.
Bei unvollständiger Erfassung der Stammdaten erhält der Mitarbeiter in seiner Zusammenfassungsmail zudem einen Hinweis, dass seine Stammdaten unvollständig erfasst sind und diese vervollständigen sollte.