Rollen und Berechtigungen

Inhaltsverzeichnis

Lernvideo
Rollen
Berechtigungen
Rollen und Berechtigungen für neue Personen
Rollen und Berechtigungen für mehrere Personen

1. Lernvideo

Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren

..., wie Sie Administratoren-Rollen vergeben.
..., wie Sie die Berechtigungen von Mitarbeitern und Vorgesetzten bearbeiten.

Hinweis: Für die Vergabe von Rollen und Berechtigungen benötigen Sie die Rolle "Master-Administrator".

Um Personen Rollen und Berechtigungen zu vergeben bzw. zu entfernen, öffnen Sie den jeweiligen Mitarbeiter im Admin-Menü "Personen/Personen". Im geöffneten Mitarbeiter-Menü wechseln Sie zu "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen".

2. Rollen

Im Reiter "Rollen" vergeben Sie die verfügbaren Administratoren-Rollen und somit Zugriff zur jeweiligen Admin-Funktion. Aktivieren Sie die jeweilige Checkbox, um eine spezifische Rolle oder einen gesamten Funktionsbereich zuzuordnen.

Im unteren Bereich "Organisationseinheiten" können Sie die Administratoren-Rollen auf ausgewählte Organisationseinheiten begrenzen. Aktivieren Sie diese jeweils auch mit der zugehörigen Checkbox. Sichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf "Speichern".

Hinweis: Die Eingrenzung auf eine Auswahl an Organisationseinheiten greift für alle aktivierten Administratoren-Rollen. Master-Administratoren haben automatisch Zugriff auf alle Organisationseinheiten.

Für die Administratoren-Rollen "Personalakten-Einsichts-Administrator" und "Personalakten-Administrator" gibt es zusätzlich die Möglichkeit den Zugriff auf eine Auswahl an Personalaktenkategorien zu begrenzen. Wählen Sie im rechten unteren Fenster die gewünschten Kategorien aus.

Gleiches gilt für die Arbeitsmittel-Administratoren-Rollen. Wechseln Sie hier im Feld "Rollen" zu "Arbeitsmittel", um die Zugriffsmöglichkeiten auf diverse Arbeitsmittelarten zu begrenzen.

Hinweis: Um neu angelegte Personalakten-Kategorien zukünftig automatisch für den Mitarbeiter freizugeben, können Sie über den Button "Optionen" den Haken bei "Alle, auch zukünftige, Personalakten-Kategorien automatisch für den Mitarbeiter freigeben." setzen.

Tipp: In den folgenden Artikeln finden Sie pro Rolle eine detaillierte Übersicht:

3. Berechtigungen

Wechseln Sie in den Reiter "Berechtigungen" um weitere Möglichkeiten für Mitarbeiter- und Vorgesetztenfunktionen freizuschalten. Aktivieren Sie diese jeweils mit Anhaken der jeweiligen Checkbox. Mit Klick auf "Speichern" sichern Sie Ihre Änderungen.

Berechtigungen für Mitarbeiter

Zeitwirtschaft

“Eigene Abwesenheiten genehmigen”- Der Mitarbeiter muss eigene Abwesenheiten nicht beantragen, sondern kann sie ohne Genehmigung einreichen und hinterlegen.

"Darf Homeoffice beantragen” - Der Mitarbeiter kann die Funktion Homeoffice nutzen und entsprechend auch beantragen.

“Eigene Homeoffice-Anträge genehmigen” - Der Mitarbeiter kann seine Homeoffice-Anträge selbst genehmigen.

Reisemanagement

“3-Monatsregel ändern” - Der Mitarbeiter kann innerhalb der Reisekostenabrechnung die 3-Monatsregel aktivieren.

“Muss Reisen beantragen” - Der Mitarbeiter muss vor einer Reise einen Reise-Antrag stellen. Erst wenn dieser genehmigt wird, kann der Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung erstellen.

"Eigene Reisekostenabrechnung genehmigen" - Der Mitarbeiter kann seine Reisekostenabrechnung selbst genehmigen. Es wird keine Genehmigung durch den Vorgesetzten oder abweichenden Reisekostengenehmiger benötigt.

"Muss Führerschein kontrollieren lassen" - Der Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, seinen Führerschein kontrollieren zulassen.

Arbeitsmittel

"Eigene Arbeitsmittel genehmigen" - Der Mitarbeiter kann sich seine eigenen Arbeitsmittel genehmigen.

Bewerbermanagement

"Darf Multiposting verwenden" - In Kombination mit der Rolle "Stellenadministrator" kann der Administrator das Multiposting verwenden.

Personalentwicklung

"Darf Personalentwicklung verwenden" - Der Mitarbeiter wird zur Personalentwicklung übertragen.

Grundlagen

"Gesperrt" - Der Account des Mitarbeiters wird gesperrt, sodass kein Zugriff mehr auf HR WORKS besteht. Der Benutzer kann sich damit nicht mehr anmelden.

"Benutzen nicht zugeordneter Kostenrechnungsobjekte" - Der Mitarbeiter soll Zugriff auf alle Kostenrechnungsobjekte haben, auch wenn diese ihm nicht zugewiesen sind.

"Kostenrechnung bearbeiten" - Der Mitarbeiter kann Kostenstellen, welche der Organisationseinheit zugeordnet werden sollen, erstellen.

"Stammdaten ändern" - Der Mitarbeiter kann seine eigenen Stammdaten bearbeiten.

"Kinderdaten bearbeiten" - Der Mitarbeiter kann die Angaben zu den eigenen Kindern in seinen Stammdaten bearbeiten.

"Darf Anwesenheitsübersicht einsehen" - Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf die Anwesenheitsübersicht in der Firmenübersicht.

"Darf Informationen zur Arbeitszeit in Anwesenheitsübersicht sehen" - Der Mitarbeiter kann einsehen, ob Personen am aktuellen Tag eingestempelt oder ausgestempelt sind. Es wird zudem die Einstempelzeit bzw. Ausstempelzeit angezeigt.

"Eigene Personalakte einsehen" - Der Mitarbeiter kann seine eigenen Personalakteneinträge einsehen.

Berechtigungen für Vorgesetzte

Hinweis: Der Menübaum der Personalverwaltungsberechtigungen erscheint nur dann, wenn der Benutzer Vorgesetzter ist.

Direkte Mitarbeiter sind die, die dem Vorgesetzten direkt zugewiesen sind
Indirekte Mitarbeiter sind die, die Vorgesetzten A zugewiesen sind, der wiederum Vorgesetzten B zugewiesen ist. Für Vorgesetzten B sind diese Mitarbeiter indirekt.

“Darf Arbeitszeiten eigener Mitarbeiter ändern” - Vorgesetzte können die Arbeitszeiten Ihrer eigenen Mitarbeiter bearbeiten.

"Zugriff auf Personalakten eigener Mitarbeiter" - Der Vorgesetzte kann die Personalakte seiner Mitarbeiter lesen und bearbeiten, sofern dies in den Einstellungen definiert wurde.

“Zugriff auf Personalakten indirekter Mitarbeiter” - Der Vorgesetzte kann die Personalakten indirekter Mitarbeiter lesen und bearbeiten, sofern dies in den Einstellungen definiert wurde.

“Zugriff auf Onboarding-Dokumente eigener Mitarbeiter” - Der Vorgesetzte kann die Onboarding Dokumente seiner eigenen Mitarbeiter sehen.

“Zugriff auf Onboarding-Dokumente indirekter Mitarbeiter” - Der Vorgesetzte kann die Onboarding Dokumente indirekter Mitarbeiter sehen.

“Zugriff auf Bewerbung eigener Mitarbeiter” - Der Vorgesetzte kann die Bewerbungsdokumente seiner eigenen Mitarbeiter sehen.

“Zugriff auf Bewerbung indirekter Mitarbeiter” - Der Vorgesetzte kann die Bewerbungsdokumente seiner indirekten Mitarbeiter sehen.

“Darf Skill-Beurteilung eigener Mitarbeiter erstellen und bearbeiten” - Der Vorgesetzte kann das Skillmanagement für seine eigenen Mitarbeiter nutzen.

“Darf Skill-Beurteilung indirekter Mitarbeiter erstellen und bearbeiten” - Der Vorgesetzte kann das Skillmanagement für seine eigenen Mitarbeiter nutzen.

“Zugriff auf Gehaltsdaten eigener Mitarbeiter” - Der Vorgesetzte hat Zugriff auf die Gehaltsdaten seiner eigenen Mitarbeiter und kann einen Gehaltsvergleich durchführen.

“Zugriff auf Gehaltsdaten indirekter Mitarbeiter” - Der Vorgesetzte hat Zugriff auf die Gehaltsdaten seiner indirekten Mitarbeiter und kann einen Gehaltsvergleich durchführen.

“Gehaltsdaten eigener Mitarbeiter bearbeiten” - Der Vorgesetzte kann die Gehaltsdaten seiner eigenen Mitarbeiter anpassen.

4. Rollen und Berechtigungen für neue Personen

Im Admin-Menü "Grundlagen/Profile/Rollen und Berechtigungen für neue Personen" können Sie Grundeinstellung für neu anzulegende Mitarbeiter hinterlegen. Dies gilt als Standard für alle neuen Personen.

5. Rollen und Berechtigung für mehrere Personen

Wenn Sie eine Änderung in den Rollen und Berechtigungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig vornehmen möchten, können Sie dies über den Änderungsimport durchführen. Wie dieser funktioniert, erfahren Sie in folgendem Artikel.