Verlässt eine Person Ihr Unternehmen, so fallen eine Reihe von To-Dos an und die Person muss auch in HR WORKS auf ausgeschieden gesetzt werden, damit sie keinen Zugriff mehr auf HR WORKS hat.
Bitte beachten Sie: Ist eine Person einmal in den Zustand „Ausgeschieden“ gesetzt, so kann diese in HR WORKS nicht reaktiviert werden.
Bei Wiedereintritt legen Sie die Person neu an. Beachten Sie hierbei in der ausgeschiedenen Person unter "Stammdaten/Stammdaten" die Benutzerkennung und Personalnummer abzuändern, um diese wiederverwenden zu können.
1. Austrittsdatum setzen
Um das Austrittsdatum einer Person zu definieren, öffnen Sie diese über „Administrator/Personen/Personen“ und begeben sich in den Bereich „Stammdaten/Stammdaten“. Klicken Sie auf „Bearbeiten“.
Neben dem Feld „Austrittsdatum“ finden Sie einen Button, über den Sie das Austrittsdatum sowie weitere Daten zum Austritt bearbeiten können.
Bearbeiten Sie nun das Austrittsdatum, den Kündigungszeitpunkt sowie den Austrittsgrund und speichern Sie diese Angaben.
Bevor die Austrittsdaten gespeichert werden, erhalten Sie eine Warnung über noch anstehende Abwesenheiten, Mitarbeitergespräche und nicht abgeschlossene Angelegenheiten. Bitte prüfen Sie diese und bestätigen Sie, um fortzufahren und schließen daraufhin das Fenster.
Wenn die betroffene Person vor ihrem Austritt noch in HR WORKS arbeiten soll, setzen Sie sie bis dahin nicht auf „Ausgeschieden“.
Hinweis: Wenn Sie bei einem Mitarbeiter ein Austrittsdatum eingetragen haben, welches Sie wieder entfernen möchten, hinterlegen Sie im Feld "Auslöser" die Option "Einvernehmlich" und im Feld "Austrittsgrund" die Option "Keine Angaben".
Nachdem Sie das Austrittsdatum erfolgreich eingepflegt haben, fragt HR WORKS Sie direkt, ob Sie ein Arbeitszeugnis für die Person erstellen möchten.
Weitere Informationen zum Thema Arbeitszeugnisse finden Sie in folgendem Artikel:
3. Offboarding-Aufgaben lösen
Damit beim Austritt nichts untergeht, können Sie eine Aufgabenvorlage anlegen, in der alle notwendigen Schritte aufgeführt sind und als Aufgaben in HR WORKS an die verantwortlichen Personen geleitet werden.
Weitere Informationen zu Aufgabenvorlagen finden Sie in folgendem Artikel:
4. Person auf "Ausgeschieden" setzen
Wurden alle vorherigen Schritte ausgeführt und die Person muss nicht mehr auf ihren HR WORKS-Zugang zugreifen, so können Sie diese auf „Ausgeschieden“ setzen.
Wie dies geschieht, erfahren Sie im zugehörigen Helpcenter Artikel.