Wie verwalte ich Zuordnungen von Mitarbeitern?

Inhaltsverzeichnis

1. Lernvideo
2. Zuordnungen
3. Historie
4. Mehrfachänderung
5. Änderungsimport

1. Lernvideo

Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren ...

• ... welche Zuordnungen sich pro Mitarbeiter:innen verwalten lassen. 
• ... wo Sie diese Zuordnungen finden. 
• ... wie Sie diese bei mehreren Personen gleichzeitig ändern. 

2. Zuordnungen

Um bei Mitarbeitenden die jeweiligen Vorgesetzten, zusätzlichen Genehmigenden und Stellvertretungen zu hinterlegen, öffnen Sie die jeweilige Person über das Admin-Menü "Personen/Personen". Für das gewünschte Menü "Zuordnungen" können Sie dies auch per Rechtsklick auf "Schnellzugriff/Zuordnungen" abkürzen. 

Alternativ rufen Sie das Menü im geöffneten Mitarbeiter-Menü unter "Stammdaten/Zuordnungen" auf.

Im sich nun öffnendem Reiter "Person" können Sie folgende Zuordnungen hinterlegen:
 

Kostenstelle, Kostenträger und Reiserichtlinie

Die Kostenstelle und der Kostenträger, welche hier eingetragen sind, werden standardmäßig bei Mitarbeitenden in Abrechnungen, etc. ausgewählt und angezeigt. Kostenstellen und -träger darüber hinaus können bei Mitarbeitenden unter "Stammdaten/Kostenrechnung" hinterlegt werden. Diese werden in Abrechnungen manuell ausgewählt. 

Zusätzlich kann die Reiserichtlinie, welche für die Reisemittelbestellungen gelten soll, hinterlegt werden. 

Vorgesetzter und Genehmiger

In diesem Abschnitt hinterlegen Sie die Vorgesetzten-Person des Mitarbeitenden. Wenn der Mitarbeitende selbst eine Vorgesetzten-Position innehält, kann das Team unter "Vorgesetzter von" zugeordnet werden. Klicken Sie hierfür auf das Personen-Symbol rechts.

Im sich nun öffnenden Fenster wählen Sie die Mitarbeitenden des Teams aus und übernehmen die Auswahl durch Klick auf "Auswahl anwenden". 

Nachdem Personen zugeordnet wurden wird für den entsprechenden Vorgesetzten automatisch das Menü "Mein Team" in der User-Oberfläche freigeschaltet, worüber das Team verwaltet werden kann. 

Wenn für den geöffneten Mitarbeitenden der zugeordnete Vorgesetzte gewisse Bereiche nicht genehmigt, sondern andere Personen, werden diese als abweichende Abwesenheits- und/oder Reisekostengenehmigende hinterlegt.

Die hinterlegte Person prüft und genehmigt an Stelle des Vorgesetzten die Abwesenheits- und/oder Reisekostenanträge/-abrechnungen.  Wenn die Vorgesetzten-Person trotzdem über die Anträge informiert werden möchte, kann dies im Admin-Menü unter "Grundlagen/Mails" aktiviert werden. 

Stellvertretende

Im unteren Bereich können Sie Erfassungsstellvertretungen und Standard-Abwesenheitsstellvertretungen für den geöffneten Mitarbeitenden hinterlegen und einsehen, ob die Person selbst in der Zuordnung anderer Personen als Erfassungsstellvertretung und/oder Standard-Abwesenheitsstellvertretung hinterlegt ist. 

Erfassungsstellvertretungen können an Stelle des Mitarbeiterenden Reisekosten und Abwesenheiten für den Mitarbeitenden erfassen und einreichen. Dies ähnelt einer hinterlegten Assistenz für die geöffnete Person. Wenn Sie hierbei eine Person einer anderen Organisationseinheit angehörig auswählen möchten, klicken Sie auf das Personen-Symbol rechts.

Standard-Abwesenheitsstellvertretungen werden automatisch beim Beantragen von Abwesenheiten seitens des Mitarbeitenden als Stellvertretung hinterlegt. Der Mitarbeitende muss diese nicht mehr manuell auswählen.

Das Feld "Abwesenheitsstellvertreter", ist nur ein Anzeigefeld und kann dort nicht direkt bearbeitet werden. Die tatsächliche Stellvertretung wird immer in der jeweiligen Abwesenheit des angezeigten Mitarbeitenden verwaltet. Gehen Sie dafür in das Mitarbeiter-Menü der Person unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten" und öffnen die aktuelle Abwesenheit per Doppelklick. Innerhalb der Abwesenheit können Sie dann im nächsten Schritt die Stellvertretung anpassen oder entfernen. 

3. Historie

Für die historischen Entwicklungen eines Mitarbeiters wechseln Sie im geöffneten Mitarbeiter-Menü das Menü "Stammdaten/Stammdaten". Im Reiter "Historie" werden Organisationseinheit, Spesengruppe, Betriebsstätte, Position und Arbeitsverhältnis historisiert, also mit zeitlichen Intervallen, verwaltet. 

Sie können bestehende Zuordnungen bearbeiten, mit Klick in die jeweilige Zuordnung oder einen neuen historischen Abschnitt mit Klick auf "Neu" anlegen. 

Das Feld "Position" ist hierbei ein Freitextfeld und kann beliebig von Ihnen erweitert werden. Geben Sie die Positionsbezeichnung ein, sofern sie in Ihrem Drop-Down-Menü noch nicht existiert.
Die Auswahl wird um die neue Position nach Speichern ergänzt. Sofern jemand mehrere Positionen belegt, können diese via Trennzeichen in dem Textfeld aufgeführt werden.
Eine Positionsbezeichnung wird aus dem Drop-Down-Menü entfernt, sobald keine Person im System, aktiv wie ausgeschieden, diese Position in der eigenen Historie hinterlegt hat.

Spesengruppen können zusätzlich in einer bestehenden Zuordnung neu zugewiesen oder bearbeitet werden. Die bestehende Zuordnung bearbeiten, kann via Rechtsklick aufgerufen werden.

4. Mehrfachänderung 

Wenn Sie für mehrere Personen gleichzeitig einer der obigen Zuordnungen vornehmen möchten, können Sie dies über die Mehrfachänderung. 

Im Admin-Menü "Personen/Personen" wählen Sie die Gruppe an Mitarbeitenden aus (maximal 75 Personen gleichzeitig!) und gehen anschließend per Rechtsklick auf die Option "Mehrfachänderung". 

Im sich nun öffnenden Fenster können Sie unter anderem verschiedene Zuordnungen aktivieren und für die Auswahl an Mitarbeitenden durchführen. Aktivieren Sie die jeweilige Option mit zugehöriger Checkbox. Wählen Sie bei historisierten Zuordnungen das geeignete Beginndatum für die ausgewählten Mitarbeiter:innen aus.  

5. Änderungsimport

Neben der Mehrfachänderung haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen für mehr als 75 Personen gleichzeitig per Änderungsimport durchzuführen.