In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die Zeiterfassung per Terminalsystem einrichten.
Inhaltsverzeichnis
- Terminalverwaltung einrichten
- QR Codes erstellen und Personen zuweisen
- Terminal aktivieren
- Webinar zum Thema Zeiterfassung
- Schulung zum Thema Zeiterfassung
Einführung
Per Smartphone oder Desktop können Sie Arbeitszeiten auch an einem oder mehreren Standorten über ein Terminal-System mit HRworks erfassen. Zur Terminalverwaltung können beliebige Desktop-Computer, Laptops oder Tablets verwendet werden. Dazu benötigen Sie keine zusätzliche Hardware. Die Mitarbeiter identifizieren sich via PIN und/oder QR-Code und die gesamte Verwaltung läuft über den HRworks-Webzugang ab. Um eine vollständige Ansicht zu gewährleisten, beachten Sie, dass Tablets nicht kleiner als 9 Zoll sind.
1. Terminalverwaltung einrichten
Das Einschalten der Funktion “Terminalverwaltung” erfolgt in nur wenigen Schritten. Als Administrator öffnen Sie in der Hauptnavigation links das Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Terminalverwaltung” und legen einen neuen Terminal an. Klicken Sie im unteren Bereich der Maske auf den Button “Neu” und bestimmen Sie den Namen des Terminals.
Legen Sie fest, ob sich die Mitarbeiter an diesem Terminal mit PIN oder QR Code identifizieren sollen. Selektieren Sie dementsprechend eine der angebotenen Nutzungsmöglichkeiten. Mit “Direkte Identifikation und Anmeldung” ermöglichen Sie den Mitarbeitern, sich mit Vorlage eines QR Codes anzumelden. Entscheiden Sie sich für “Automatische Personenauswahl, Bestätigung mit Pin”, wird außer des QR Codes auch die PIN des Mitarbeiters verlangt. Möchten Sie keine QR Codes, sondern nur PIN nutzen, wählen Sie die Möglichkeit “Nicht verwenden”.
Setzen Sie den Haken “Personen ausblenden und nur Identifizierung über QR Code zulassen”, wenn Sie nicht möchten, dass diese am Terminal zur Auswahl angezeigt werden.
Setzen Sie den Haken “Kamera-Dauerbetrieb”, wenn Sie nicht möchten, dass sich die Kamera auf Ihrem Terminal-Gerät nach einer gewissen Zeit ausschaltet. So muss sie beim späteren Stempelvorgang nicht erneut aktiviert werden.
Setzen Sie den Haken „Nur Benutzererkennung der Personen anzeigen“, wenn Sie nicht möchten, dass der vollständige Name am Terminal angezeigt wird.
Hinweis: Der PIN ist nur für den jeweiligen Mitarbeiter ersichtlich. Administratoren können diesen nicht einsehen. Wie Mitarbeiter Ihren PIN einsehen können, erfahren Sie hier.
2. QR Codes erstellen und den Personen zuweisen
Achtung! Da Apple Geräte mit Betriebssystem IOS den Kamerazugriff nicht dauerhaft erlauben, lässt sich auf diesen Geräten das Zeiterfassungsterminal nicht sinnvoll mit QR Code Nutzung betreiben. Greifen Sie hierfür auf das Stempeln mit PIN zurück.
Ausweise mit QR Codes erstellen
Erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter Ausweise zum Ein- und Ausstempeln an unterschiedlichen Terminal-Geräten Ihrer Firma. Öffnen Sie dazu das Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Ausweiserstellung” und markieren Sie mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) die gewünschten Mitarbeiter.
Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf den Button “Weiter”, um das Layout der Ausweise im nächsten Schritt definieren zu können.
Entscheiden Sie anschließend, welche Daten auf den Ausweisen angezeigt werden sollen.
Jeder Ausweis enthält grundsätzlich einen QR Code, der für jeden Mitarbeiter automatisch generiert wird. Die Mitarbeiter können sich somit an den entsprechend konfigurierten Terminal-Geräten ein- und ausstempeln. Haben Sie die Angaben definiert, bestätigen Sie den Vorgang mit “Ausweise erstellen”.
Die Ausweise werden im PDF-Format erstellt und können anschließend auf Papier gedruckt sowie einlaminiert werden.
QR Codes für die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter können Sie auch außerhalb der HRworks Software bestellen oder selbst generieren. Verwenden Sie dazu beispielsweise einen beliebigen QRcode-Generator, der die eingetragenen Ziffern-Codes in QR Codes umwandelt. So kann ein online QRcode-Generator aussehen:
Hinweis: Der QR Code darf nur aus Buchstaben und Zahlen sowie den Sonderzeichen , - . ; _ bestehen.
Diese können Sie anschließend im Admin-Menü “Personen/Personen” per Rechtsklick der ausgewählten Person zuweisen. Dazu benötigen Sie ein Endgerät mit Kamerazugriff.
Möchten Sie die erstellten Codes allen Personen gleichzeitig zuweisen, nutzen Sie dazu den Personenimport. Wie Sie einen Import durchführen, erfahren Sie im nächsten Schritt.
Erstellen Sie zunächst eine .csv/.txt-Datei mit allen Personen, die für ihre Zeiterfassung QR Codes verwenden sollen.
Benutzerkennung; QR Code für Arbeitszeiterfassung
Beispiel: born; 45456fsdfsd
Speichern Sie anschließend die Datei im .csv/.txt-Format und laden Sie diese im Menü “Personen/Personen” mit Klick auf den Button “Import” hoch. 
Klicken Sie auf “Datei auswählen” → “Upload” und setzen Sie den Haken auf “Bestehende Personen ändern”. Somit werden die bestehenden Personendaten verändert, aber keine neuen Personen angelegt.
Wurden die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter bis jetzt in HRworks nicht erfasst bzw. nur in manchen Abteilungen genutzt, legen Sie zunächst neue Zeiterfassungsarten an oder bearbeiten Sie die vorhandenen. Klicken Sie im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassungsarten” auf den Button “Neu” und tragen Sie unter “Grundlagen” alle relevanten Angaben (wie Name, Schlüssel, zugelassene Geräte, zugelassene Terminals und maximale Arbeitsstunden pro Tag) ein.
Grundlagen
Wählen Sie unter “Zeiterfassungsarten” den Button “Neu” und tragen Sie im Reiter “Grundlagen” alle relevanten Angaben (wie Name, Schlüssel, zugelassene Geräte und zugelassene Terminals) ein. Für die Nutzung von Terminals ist im Feld "Zugelassene Geräte" die Option "Online und Terminal" notwendig. Im unteren Feld "Zugelassene Terminals" können Sie entscheiden, welche Zeiterfassungsart welchen Terminal zum Stempeln zulässt.
Sind Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit unterwegs, beispielsweise dienstlich oder bei einem Arztbesuch, können Sie diese Büro-Abwesenheiten als zusätzlich erlaubte Arbeitszeittypen innerhalb der Zeiterfassungsarten aktivieren. Diese können auch über Terminals erfasst werden.
Für die vollständige Einrichtung einer Zeiterfassungsart lesen Sie den Artikel "Wie verwalte ich die Zeiterfassung?"
Haben Sie die Zeiterfassungsarten erfolgreich angelegt und Ihren Mitarbeitern zugeordnet, können Sie nun Ihren Terminal aktivieren. Melden Sie sich als Administrator auf dem gewünschten Gerät in der User-Ansicht an und richten Ihr neu angelegtes Terminal ein:
Nachdem Sie sich als Administrator ausgeloggt haben, wird das Gerät als Terminal registriert.
Mit folgender Meldung bestätigen Sie die Terminal-Aktivierung:
Hinweis: Solange der automatisch aktivierte Cookie nicht gelöscht wird, kann das Terminal auf diesem Gerät jederzeit über kiosk.hrworks.de ohne weitere Installation aufgerufen werden. Achten Sie dabei auf Ihre Browser-Sicherheitseinstellungen, die die Verwendung von Cookies blockieren können.
Jeder Mitarbeiter erhält danach eine eigene PIN, die im Menü “Zeitwirtschaft/Arbeitszeiten/⋮-Menü/Detailinformationen” im rechten Bereich des Menüs angezeigt wird.
Mit dieser bzw. mit dem generierten QR-Code können sich alle Personen täglich im zugewiesenen Terminal ein- und ausstempeln.
Haben Sie die Terminal-Geräte an den gewünschten Standorten Ihres Unternehmens eingerichtet, können die Mitarbeiter über die Terminal-Oberfläche ab sofort ihre Arbeitszeiten erfassen. Wählen sie ihren Namen aus, werden sie aufgefordert, ihre PIN einzugeben:
Nach einer erfolgreichen Anmeldung bekommt der Mitarbeiter folgende Meldung:
Stempelt sich der Mitarbeiter per Terminal aus, erhält er eine zusammenfassende Meldung über seine erfasste Arbeitszeit im Detail:
Haben Sie als Administrator unter “Zugelassene Geräte” “Online und Terminal” ausgewählt, können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch im eigenen HRworks-Zugang erfassen. Der Arbeitszeit-Button ist in allen Menüs Ihres Zugangs vorhanden und ermöglicht den Mitarbeitern mit nur einem Klick die Zeiterfassung zu starten oder zu beenden.
Damit den Mitarbeitern auf dem Terminal-Gerät direkt die Stempel-Oberfläche angezeigt wird, ohne etwas aufrufen zu müssen oder ändern zu können, fixieren Sie den Terminal-Bildschirm.
Öffnen Sie Ihr bereits eingerichtetes Terminal im gewünschten Endgerät (Tablet, Laptop etc.). Wählen Sie in den Browser-Optionen (i. d. R. drei Punkte oben rechts) die Möglichkeit “App installieren”.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, bei dem Sie die Installation bestätigen müssen. Nach dem Bestätigen wird auf der Oberfläche automatisch ein HRworks-Icon angezeigt. Klicken Sie das Icon an und fixieren Sie den Terminal-Bildschirm anhand folgender Schritte:
Weitere Informationen zum Thema Zeiterfassung erhalten Sie in unserem Webinar „Anwendung Zeiterfassung & Terminalsystem“.
9. Schulung zum Thema Zeiterfassung
Mit der eintägigen Online-Schulung bereiten wir Sie bestmöglich auf die Einführung der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen vor. Erfahren Sie, wie Arbeitszeiten per Terminalsystem erfasst und verschiedene Arbeitszeitmodelle möglichst gewinnbringend eingesetzt werden können.