In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die Zeiterfassungsarten verwalten sowie die Pausen- und Überstundenregelungen definieren.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Administrator-Rolle zuweisen
- Einstellungen vornehmen
- Zeiterfassungsarten anlegen
- Zeitkonto-Stunden (Überstunden)
- Pausenregelung
- Zeiterfassungsarten zuordnen
- Plausibilitätskontrolle durchführen
- Arbeitszeiten auswerten und Berichte erstellen
- Webinar zum Thema Zeiterfassung
- Schulung zum Thema Zeiterfassung
Einführung
Betreuen Sie als Administrator die gesamte Arbeitszeitenverwaltung Ihrer Mitarbeiter. Erstellen und verwalten Sie die Zeiterfassungsarten und definieren Sie dabei die Pausen- sowie die Überstundenregelungen. Die Arbeitszeiten können Sie außerdem importieren, die bereits Erfassten korrigieren und über die im System verfügbaren Berichte auswerten.
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Thema "Zeitkorrekturen und Zeiterfassungsarten aktualisieren":
2. Administrator-Rolle zuweisen
Weisen Sie zunächst der für die Zeiterfassung zuständige Person die entsprechenden Admin-Rollen zu. Öffnen Sie dazu als Master-Administrator unter “Admin-Menü/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” unter “Zeitwirtschaft” den Haken “Zeiterfassungs-Administrator” und “Zeiterfassungsberichts-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll.
Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Einstellungen” können Sie im Reiter “Exportparameter und allgemeine Einstellungen” Parameter für den Export von Arbeitszeiten festlegen.
Das Exportkennzeichen unterscheidet Arbeitszeiten, die bereits exportiert wurden. Wird eine Arbeitszeit nach dem Export geändert, wird auch das Exportkennzeichen wieder entfernt, da die Arbeitszeit somit nicht mehr mit den exportierten Werten übereinstimmt. Sie können einstellen, dass nur Arbeitszeiten ohne Exportkennzeichen exportiert werden. So verhindern Sie, Arbeitszeiten doppelt zu exportieren. Wenn bereits exportierte Arbeitszeiten geändert werden, können Sie einstellen, dass ein Storno angelegt wird. Dadurch wird im nächsten Export die Arbeitszeit mit den alten Werten storniert und mit den geänderten Werten nochmals exportiert.
Tragen Sie für die Arbeitszeittypen entsprechende Exportschlüssel ein, damit diese im Export-Bericht ausgegeben werden.
Im Reiter “Storno” erhalten Sie eine Übersicht über alle Arbeitszeit-Stornierungen und können diese bei Bedarf löschen.
Entscheiden Sie zudem im Reiter "Exportparameter und allgemeine Einstellungen", ob Mitarbeiter beim Überstundenabbau ihre Überstunden nur von dem Monat abziehen dürfen, in dem die Abwesenheit stattfindet, oder ob der Erstellungsmonat der Überstunden belastet wird.
Wichtiger Hinweis: Stellen Sie als Administrator ein, dass das Zeitkonto des Mitarbeiters nicht überzogen werden darf, können dennoch aufgrund des Überstunden-Übertrags in den Folgemonat Minusstunden entstehen. Der Mitarbeiter kann nämlich zum Zeitpunkt des Überstundenabbaus genügend Überstunden aufweisen und somit seinen Antrag erfassen, aber durch fehlende Arbeitszeit nach dem Antrag weniger Überstunden in den nächsten Monat übertragen und dadurch ins Minus rutschen.
Zusätzlich wird hier die Möglichkeit aktiviert, dass Vorgesetzte die Zeitkorrekturen ihrer Mitarbeiter prüfen und genehmigen.
Legen Sie im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Zeiterfassungsarten” fest, in welcher Weise die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst werden sollen. Online oder über ein Terminal-Gerät kann die Berechnung der Zeiten mit nur einem Klick ein- und ausgeschaltet werden.
Grundlagen
Wählen Sie unter “Zeiterfassungsarten” den Button “Neu” und tragen Sie im Reiter “Grundlagen” alle relevanten Angaben (wie Name, Schlüssel, zugelassene Geräte und zugelassene Terminals) ein.
Sind Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit unterwegs, beispielsweise dienstlich oder bei einem Arztbesuch, können Sie diese Büro-Abwesenheiten als zusätzlich erlaubte Arbeitszeittypen innerhalb der Zeiterfassungsarten aktivieren.
Hinweis: Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Terminal-Geräte zum Ein- und Ausstempeln verwenden, informieren Sie sich über die gesamte Terminal-Verwaltung im Artikel “Zeiterfassung per Terminalsystem”.
Erlaubte Zeiterfassungszeiten
Im Reiter “Erlaubte Zeiterfassungszeiten” haben Sie die Möglichkeit, außer einer maximalen Stundenanzahl pro Tag auch einen definierten Arbeitszeitraum festzulegen. Arbeitet ein Mitarbeiter über diesen Zeitraum hinaus, wird dies nicht als Arbeitszeit angerechnet.
Im Abschnitt “Allgemein” legen Sie fest, über welchen Zeitraum es Ihren Mitarbeitern möglich ist, Arbeitszeiten manuell einzutragen und zu bearbeiten. Wählen Sie hierfür zunächst eine Zeiteinheit (Tage, Wochen oder Monate). Definieren Sie anschließend eine Zeitangabe. Tragen Sie eine 0 ein, damit Ihre Mitarbeiter nur ein- bzw. ausstempeln können. Eine Bearbeitung von bestehenden Arbeitszeiten ist in diesem Fall nicht möglich.
Bearbeitungszeitraum: Bei der Verwendung von Tagen gilt der Zeitraum ab heute in die Vergangenheit. Bei Wochen und Monaten wird die Erfassung in die Zukunft bis zum Ende der aktuellen Woche bzw. des aktuellen Monats ermöglicht.
Benachrichtigungen
In dem Reiter “Benachrichtigungen” können Sie einstellen, wer für die Arbeitszeiten und deren Benachrichtigungen verantwortlich ist. Sie können zwischen “Niemand”, “Vorgesetzter”, “Admin” und “Admin und Vorgesetzter” wählen.
Tragen Sie “Niemand” hier ein, so können auch keine weiteren Einstellungen zu Benachrichtigungen vorgenommen werden. Tragen Sie hier “Admin”, “Vorgesetzter oder “Admin und Vorgesetzter” ein, können Sie zwischen mehreren Einstellungen wählen.
Mit der Einstellung “Informieren bei Änderungen” können Sie angeben, ob Sie informiert werden wollen, wenn der Mitarbeiter Arbeitszeiten ändert, die älter als die eingegebene Anzahl Tage sind. Ihre Mitarbeiter erhalten daraufhin wenn Sie Änderungen an Arbeitszeiten vornehmen eine Meldung, dass die verantwortliche Person über die Änderung informiert wird.
Mit der Einstellung “Informieren, wenn Sollarbeitszeit überschritten” oder mit “Informieren, wenn Sollarbeitszeit unterschritten”, lassen Sie sich benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter seine Sollarbeitszeit über- bzw. unterschreitet. Im nächsten Schritt geben Sie an, ab welcher Abweichung in Prozent Sie benachrichtigt werden wollen.
Über den Haken "Informieren bei Unterschreiten der Ruhezeit" können Sie sich täglich informieren lassen, wenn Mitarbeiter die hinterlegten Ruhezeiten nicht einhalten. Dasselbe können Sie über den Haken "Informieren, bei Überschreiten der max. täglichen Arbeitszeit" für die maximal Arbeitszeit pro Tag hinterlegen, welche Sie im Reiter "Erlaubte Zeiterfassungszeiten" festlegen. Die Information wird, in diesen beiden Fällen, täglich an die Verantwortliche Person versendet.
Mittels des Haken "Informieren, wenn Pausen nicht manuell erfasst werden", können Sie sich in Ihrer wöchentlichen Zusammenfassungsmail informieren lassen, wenn die erfasste Arbeitszeit durch eine automatische Pause gekürzt wurde. Die Einstellung, wann automatische Pausen greifen, findet sich in der Registerkarte "Pausenregelung".
Sie können sich ebenfalls benachrichtigen lassen, wenn bei einem Mitarbeiter ein Unter-/Überstunden-Schwellenwert erreicht ist. Hier können Sie den Schwellenwert manuell einstellen, ab welchem Sie eine Benachrichtigung wünschen. Sie erhalten die Benachrichtigungen einmal wöchentlich.
Zeitkonto-Stunden
Legen Sie im Reiter “Zeitkonto-Stunden” fest, um wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter das Zeitkonto überziehen dürfen oder wie viele Überstunden maximal in den nächsten Monat übertragen werden können. Weitere ausführliche Informationen zu diesem Reiter finden Sie im folgenden Abschnitt.
Achtung! Wenn Sie bestehende und bereits zugewiesene Zeiterfassungsarten verändern, greift die automatische Aktualisierung beim Mitarbeiter erst im Folgemonat.
Zeitgutschriftsart
Im Reiter "Zeitgutschriftsart" verwalten Sie Gutschriften der jeweiligen Zeiterfassungsart. Hier können Sie wählen zwischen einer Gutschrift auf das "Zeitkonto" oder auf die "Erfassten Stunden".
Zeitgutschriften erfolgen auf "Zeitkonto": Gutschriften werden basierend auf den Arbeitsstunden eines Tages berechnet und direkt auf das Zeitkonto angewendet.
Beispiel: Bezahlte Pausen können mit dieser Art an Gutschrift abgedeckt werden, da Sie nicht zu den Erfassten Stunden hinzugezählt werden und keine Anwendung auf die "Pausenregelung" haben.
Zeitgutschriften erfolgen auf "Erfasste Stunden": Gutschriften werden mit der erfassten Zeit des Tages verrechnet.
Beispiel: Rüstzeiten können hierdurch abgedeckt werden, da Sie zur Arbeitszeit hinzugezogen werden. Diese werden in der Pausenregelung und Berechnung maximaler Arbeitsstunden berücksichtigt.
5. Zeitkonto-Stunden (Überstunden)
Sie können den Mitarbeitern erlauben, Abwesenheitsarten, die das Zeitkonto belasten, auch dann zu beantragen, wenn das Konto dadurch ins Minus läuft. Hierfür können Sie definieren, um wie viele Stunden das Zeitkonto überzogen werden darf.
Beispiel: Als Administrator haben Sie eine maximale Minusstundenanzahl von 12 Stunden festgelegt. Ein Mitarbeiter mit einem Zeitsaldo von +2 Stunden beantragt einen Urlaubstag mit der Abwesenheitsart “Überstundenabbau”. Nach der Genehmigung beträgt der Zeitsaldo – 6 Stunden. Möchte der Mitarbeiter erneut einen ganzen Urlaubstag beantragen, würde er die definierte Grenze von -12 Stunden um 2 Stunden überschreiten (6 + 8 = 14). Dem Mitarbeiter wird in diesem Fall nicht ermöglicht, den Antrag zu stellen.
Außerdem können Sie einstellen, wie das System mit dem Monatssaldo in Monaten ohne erfasste Arbeitszeiten umgehen soll, obwohl eine Sollarbeitszeit bestand.
Wählen Sie "mit Übertrag aus Vormonat gleichsetzen", wenn der letzte bestehende Übertrag als Saldo des Monats ohne erfasste Zeiten übernommen und so bis zum nächsten Monat mit aktiver Zeiterfassung beibehalten werden soll.
- Option 1: Januar bis April ist “auf Null setzen” aktiv (Verhalten wie bisher)
Der Monatssaldo wird auf 0 gesetzt, unabhängig davon, ob ein Übertrag aus dem Vormonat vorhanden ist. Die Einstellung wird ausgehebelt, wenn man zusätzl. z.B. eine Korrektur erfasst. Dann berechnet es Übertrag+Korrektur als neuen Monatssaldo.
- Option 2: Mai bis August ist “mit Übertrag aus Vormonat gleichsetzen” aktiv
Übertrag in den Folgemonat
Eingegebene Anzahl von Überstunden
Bei einer eingegebenen Anzahl von Überstunden wird nur dieser Wert in den kommenden Monat übertragen.
Beispiel: Wenn der Schwellwert 10 ist und 8 Überstunden vorliegen, werden keine Überstunden in den Folgemonat übertragen, da der Schwellwert nicht erreicht wurde.
Wenn der Schwellwert 10 ist und 12 Überstunden vorliegen, werden 2 Überstunden in den Folgemonat übertragen, da zunächst der Schwellwert (10) abgezogen wird.
Setzen Sie den Haken “Max. Überstunden-Übertrag nur auf aktuellen Monat beziehen”, wird der eingetragene Wert nur auf gesammelte Überstunden aus dem aktuellen Monat bezogen. Eventuelle positive Überstunden aus Vormonaten werden unabhängig vom Schwellwert in den nächsten Monat übertragen.
Gut zu wissen: Der Überstunden-Schwellwert kann auch als Kommazahl erfasst werden. Wichtig dabei ist, dass diese Zahl mit Industriestunden angegeben wird (bsp: 8,25 Std. = 8 Std. 15 Minuten). HRworks rechnet diese automatisch in Stunden und Minuten um.
Mit der Checkbox “Korrekturen und Abwesenheiten mit Überstundenabbau werden nach Anwendung des Schwellwertes verrechnet” wird festgelegt, wann Zeitkorrekturen und Abwesenheiten mit der Einstellung “Mindert Zeitkonto” verrechnet werden, d.h. ob sie durch den Schwellwert gekürzt werden oder nicht.
Wenn der Haken gesetzt ist, dann wird der Schwellwert direkt auf die Differenz angewendet.
Erst nach Anwendung des Schwellwerts greifen dann Zeitkorrekturen und entsprechende Abwesenheiten. Diese Einstellung ist ebenfalls nur möglich, wenn die Einstellung “Überstunden-Schwellwert nur auf aktuellen Monat beziehen” aktiviert ist.
Alle Überstunden
Mit der Option "Alle Überstunden" werden dementsprechend alle Überstunden übertragen (mit oder ohne Schwellwert).
Setzen Sie den Haken “Überstunden-Schwellwert nur auf aktuellen Monat ziehen”, wird der eingetragene Wert nur auf gesammelte Überstunden aus dem aktuellen Monat bezogen. Eventuelle positive Überstunden aus Vormonaten werden unabhängig vom Schwellwert in den nächsten Monat übertragen.
Tipp: Wie Sie den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Überstunden abzubauen, erfahren Sie hier im Punkt “Überstundenabbau ermöglichen”.
Möchten Sie der Zeiterfassungsart eine Pausenregelung zuordnen, wählen Sie im Reiter “Pausenregelung” den Button “Hinzufügen”. Eine feste, variable oder zeitabhängige Pause kann hier von Ihnen exakt definiert werden.
Feste Pause
Variable Pause
Zeitabhängige Pause
Weitere zeitabhängige Pausenregelungen
Klicken Sie auf das Info-Symbol, um detaillierte Beschreibung mit praxisbezogenen Beispielen zu den jeweiligen zeitabhängigen Pausenregelungen zu erhalten.
Ordnen Sie anschließend die angelegten Zeiterfassungsarten den Mitarbeitern zu. Markieren Sie als Administrator im Menü “Personen/Personen” mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) die gewünschten Mitarbeiter und führen Sie mit einem Rechtsklick eine “Mehrfachänderung” durch. Setzen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Haken “Ändern der Zeiterfassungsart aktivieren”. Wählen Sie die entsprechende Zeiterfassungsart aus und bestätigen den Vorgang mit Klick auf “Ändern”.
Hinweis: Bei einer geöffneten Person bzw. einem einzelnen Mitarbeiter können Sie die Zeiterfassungsart auch direkt im Mitarbeiter-Menü unter “Zeitwirtschaft/Einstellungen” im Reiter „Allgemeine Einstellungen“ zuweisen.
Bei größerer Personenanzahl können Sie die Zuordnung der Zeiterfassungsarten auch über einen Import durchführen. Dies erfolgt im gleichen Menü “Admin-Menü/Personen/Personen” mit Klick auf den Button “Import”. Erstellen Sie dazu eine CSV-Datei mit Personalnummer und Zeiterfassungsart-Schlüssel. Bei Fragen unterstützt Sie gerne das Support-Team.
Hinweis: Die Zeiterfassung wird grundsätzlich nur für die deutsche Zeitzone abgebildet.
Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Plausibilitätskontrolle” sehen Sie die offenen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Mit einem Doppelklick können Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter bearbeiten und abschließen. Per Rechtsklick können Sie zudem direkt in die Arbeitszeiten des Mitarbeiters weitergeleitet werden. Der Filter dient auch dazu, um bestimmte Arbeitszeiten einzusehen. So können Sie sich beispielsweise alle Mitarbeiter anzeigen lassen, die sich nach 22 Uhr ausgestempelt haben.
Sind die Arbeitszeiten der Mitarbeiter falsch oder beispielsweise aufgrund der angefallenen Überstunden abweichend eingetragen, können Sie diese direkt in den persönlichen Zeitwirtschaft-Menüs der jeweiligen Personen manuell bearbeiten. Doppelklicken Sie zunächst unter “Admin-Menü/Personen/Personen” auf die Namen der zu bearbeitenden Mitarbeiter und öffnen Sie im Mitarbeiter-Menü “Zeitwirtschaft/Arbeitszeiten”. Wählen Sie hier den gewünschten Kalendertag aus und tragen Sie die richtigen Uhrzeiten mit Doppelklick in die Felder ein. Schließen Sie den Vorgang mit dem Button “Speichern” ab.
Möchten Sie die Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter korrigieren, öffnen Sie das Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Import”. Die Korrekturen können Sie hier entweder manuell eintragen oder per Import einer vorbereiteten CSV-Datei hochladen.
Für eine manuelle Korrektur wählen Sie “Upload → Zeitkorrekturen” sowie den Button “Neu” und legen Sie die Korrektur-Zeilen an. Tragen Sie in die leeren Felder die erforderlichen Angaben zu den ausgewählten Personen ein. Achten Sie in der Spalte “Korrektur-Betrag” darauf, dass die Zeitangaben im richtigen Format eingetragen werden. Diese müssen aus einem Vorzeichen (+/-) sowie der Stunden- und Minutenanzahl, getrennt durch einen Doppelpunkt (:) bestehen. Falls notwendig, tragen Sie zu den erfassten Änderungen Bemerkungen ein.
Nachdem Sie alle Korrekturen zusammengefasst haben, wählen Sie den Button “Alle importieren” und übertragen damit die erfassten Änderungen in die Zeiterfassungs- Menüs der jeweiligen Mitarbeiter. Bestätigen Sie den Import im nachfolgenden Fenster mit Klick auf “Ja”.
Optional erstellen Sie dafür eine Import-Datei. Klicken Sie zuerst auf den Button “CSV-Vorlage”, um zu erfahren, wie die Datei aufgebaut werden soll (Personalnummer; Monat; Jahr; Korrekturbetrag; Bemerkung).
Haben Sie das Dokument soweit bearbeitet, speichern Sie dieses im CSV-Format. Wählen Sie anschließend den Button “Datei auswählen”, um dieses hochzuladen. Auch diesen Vorgang schließen Sie mit Klick auf “Alle importieren” sowie mit der Antwort “Ja” ab.
Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Berichte” haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auszuwerten.
Zur Verfügung stehen Ihnen folgende Berichte, die Sie über HRworks erstellen können:
Arbeitszeiten KurzübersichtArbeitszeiten pro Person
Arbeitszeiten-Summenbericht
Arbeitszeiten aktueller Überstundenwert
Exporte von Arbeitszeiten.
Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Aktivieren Sie optional die Checkbox "Alle Personen unabhängig von im Zeitraum erfassten Zeiten aufnehmen", um auch Personen ohne bereits erfasste Stunden zu berücksichtigen.
Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Reitern, welche Organisationseinheiten, Personen und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen und klicken Sie auf “Bericht erstellen”. Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter.
Weitere Informationen zum Thema Zeiterfassung erhalten Sie in unserem Webinar „Anwendung Zeiterfassung & Terminalsystem“.
12. Schulung zum Thema Zeiterfassung
Mit der eintägigen Online-Schulung bereiten wir Sie bestmöglich auf die Einführung der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen vor. Erfahren Sie, wie Arbeitszeiten online und per Terminalsystem erfasst und verschiedene Arbeitszeitmodelle möglichst gewinnbringend eingesetzt werden können.