Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Zeiterfassungsarten zuordnen
- Zeiterfassungsarten planen
- Zeiterfassungsarten löschen
- Zeiterfassungsarten aktualisieren
- Zeitkonto des Mitarbeiters
- Plausibilitätskontrolle durchführen
- Arbeitszeiten und Korrekturen importieren
- Arbeitszeiten auswerten und Berichte erstellen
- Webinar zum Thema Zeiterfassung
- Schulung zum Thema Zeiterfassung
Einführung
Betreuen Sie als Administrator die gesamte Arbeitszeitenverwaltung Ihrer Mitarbeiter. Erstellen und verwalten Sie die Zeiterfassungsarten und definieren Sie dabei die Pausen- sowie die Überstundenregelungen. Wie dies geschieht, erfahren Sie innerhalb des Artikels Zeiterfassung Grundeinstellung.
Wenn diese Grundsteine gesetzt sind, finden Sie in diesem Artikel alle weiterführenden Möglichkeiten.
1. Lernvideo
Schauen Sie das Video zum Artikel, um zu erfahren, ...
- ... wie Sie Zeiterfassungsarten manuell für den aktuellen Monat oder vergangene Monate aktualisieren.
- ... wie Sie Zeitkorrekturen im Zeitkonto des Mitarbeiters anlegen.
- ... wie Sie Änderungen in der Zeiterfassungsart für mehrere Mitarbeiter aktualisieren.
2. Zeiterfassungsarten zuordnen
Wenn Sie die Zeiterfassungsarten angelegt haben, können Sie diese nun über mehrere Wege den Mitarbeitern zuweisen.
Hinweis: Mit Zuordnung der Zeiterfassungsart startet die Zeiterfassung beim jeweiligen Mitarbeiter zum aktuellen Monat.
Sofern eine Zuordnung und der Start der Zeiterfassung in der Zukunft erfolgen soll, erfahren Sie das Vorgehen unter Punkt 3 "Zeiterfassungsarten planen".
Einzelnen Personen die Zeiterfassung aktivieren
Wechseln Sie in das Admin-Menü "Personen/Personen", wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und öffnen Sie das entsprechende Mitarbeiter-Menü.
Im sich öffnenden Mitarbeiter-Menü "Zeitwirtschaft/Einstellungen" verwalten Sie die Zuordnung zur Zeiterfassungsart. Im gleichnamigen Feld können Sie die gewünschte Zeiterfassungsart auswählen und speichern. Das Zeitkonto des Mitarbeiters wird im aktuellen Monat direkt geöffnet und der Mitarbeiter kann ab sofort Zeiten stempeln. Wie dies aus Mitarbeiter-Perspektive funktioniert, erfahren Sie hier.
Mehreren Personen die Zeiterfassung via Mehrfachänderung zuordnen
Markieren Sie als Administrator im Menü “Personen/Personen” mit gedrückter Steuerungstaste (STRG) die gewünschten Mitarbeiter und führen Sie mit einem Rechtsklick eine Mehrfachänderung durch (maximal 50 Personen gleichzeitig!).
Setzen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Haken “Zeiterfassungsart”. Wählen Sie die entsprechende Zeiterfassungsart aus und bestätigen den Vorgang mit Klick auf “Ändern”.
Mehreren Personen die Zeiterfassung via Änderungsimport zuordnen
Bei größerer Personenanzahl können Sie die Zuordnung der Zeiterfassungsarten auch über einen Import durchführen. Dies erfolgt im gleichen Menü “Admin-Menü/Personen/Personen” mit Klick auf den Button “Import”. Erstellen Sie dazu eine CSV-Datei mit Benutzerkennung und Zeiterfassungsart-Schlüssel. Eine Anleitung zum Änderungsimport erhalten Sie in diesem Artikel.
3. Zeiterfassungsarten planen
Wenn Sie Zeiterfassungsarten angelegt haben, allerdings der Start des Zeiterfassungsbeginns in der Zukunft liegt, können Sie den gewünschten Startmonat als Planung bei den Mitarbeitern hinterlegen.
Neben einem zukünftig geplanten Start der Zeiterfassung ist diese Funktion für Mitarbeiter mit wechselnden Zeiterfassungsarten gut, um diese im Voraus zu hinterlegen.
Planungen können nur einzeln pro Mitarbeiter im Mitarbeiter-Menü "Zeitwirtschaft/Einstellungen/Reiter "Planung Zeiterfassungsarten" hinterlegt werden.
Mit Klick auf "Neu" legen Sie einen neuen Planungszeitraum an. Legen Sie den Beginn und das Ende der geplanten Zeiterfassungsart fest, sowie die Zeiterfassungsart, welche zu diesem Zeitpunkt greifen soll. Setzen Sie die Checkbox "Unbegrenzt", sofern die geplante Zeiterfassungsart dauerhaft zugeordnet werden soll.
Mit Klick auf "Speichern" wird die Planung angelegt. Pro Zeitraum kann nur eine Planung existieren. Wenn also mehrere Planungen anstehen, sollten diese in angrenzenden oder unterschiedlichen Zeiträumen laufen.
Hinweis: Geplante Zeiterfassungsarten aus dem Reiter "Planung Zeiterfassungsarten" überschreiben stets die Zeiterfassungsart, welche im Reiter "Allgemeine Einstellungen" hinterlegt ist (Spalte "Genutzte Zeiterfassungsart").
Wenn die Planung also nur für einen gewissen Zeitraum greifen soll, ist es wichtig, die Planung mit einem Enddatum zu versehen.
Ungenutzte, veraltete Zeiterfassungsarten können im Admin-Menü "Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Zeiterfassungsarten" via Rechtsklick "Löschen" unwiderruflich aus dem System entfernt werden. Dies ist nur möglich, wenn die Zeiterfassungsart bei keinem Mitarbeiter aktiv zugeordnet oder in Planung ist ("Mitarbeiter-Menü/Zeitwirtschaft/Einstellungen"). 
Um auszuwerten, welche Zeiterfassungsart aktuell pro Mitarbeiter zugeordnet ist, kann eine eigene Liste erstellt und ausgewertet werden. Wie Sie eigene Listen erstellen und auswerten, erfahren Sie hier.
Wenn Sie Änderungen in den Einstellungen Ihrer Zeiterfassungsart vornehmen, greifen diese erst im Folgemonat automatisch.
Es gibt allerdings Möglichkeiten, Zeiterfassungsarten bereits für den aktuellen Monat oder rückwirkend manuell zu aktualisieren.
Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat aktualisieren
Wenn Sie eine Änderung innerhalb der Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat greifen lassen möchten, nutzen Sie am besten die Mehrfachänderung im Admin-Menü "Personen/Personen". Wie dies funktioniert, können Sie unter Punkt 2 "Mehreren Personen die Zeiterfassung via Mehrfachänderung zuordnen" nachvollziehen.
Um hierbei die bereits zugeordnete Zeiterfassung zu aktualisieren, ordnen Sie zunächst eine andere Zeiterfassungsart via Mehrfachänderung zu, um im nächsten Schritt die gewünschte Zeiterfassungsart zuzuweisen. Dadurch ermöglichen Sie eine Aktualisierung innerhalb der bestehenden Zeiterfassungsart.
Zeiterfassungsart rückwirkend aktualisieren
Wenn Sie Änderungen innerhalb einer Zeiterfassung für vergangene Monate hinterlegen möchten, geht dies nur einzeln pro Person im Mitarbeiter-Menü. Öffnen Sie die Person über das Admin-Menü "Personen/Personen".
Im geöffneten Mitarbeiter-Menü wechseln Sie zu "Zeitwirtschaft/Zeitkonto". Wählen Sie den Monat aus, ab wann die Änderung der Zeiterfassungsart greifen soll, und gehen Sie anschließend auf "Zeiterfassungsart ändern".
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Zeiterfassungsart auswählen, die Einstellungen von Vorher und Nacher gerne nochmal abgleichen können und dann mit Aktivieren der Checkboxen "Änderung auch auf alle Folgemonate anwenden" und "Als neue Zeiterfassungsart für XY zuweisen" die Monate aktualisieren.
6. Zeitkonto des Mitarbeiters
Um die täglichen Arbeitszeiten und Monatssalden von Mitarbeitern nachzuvollziehen, öffnen Sie im jeweiligen Mitarbeiter-Menü unter Zeitwirtschaft die Ansichten "Arbeitszeiten" und "Zeitkonto".
Arbeitszeiten
In diesem Menü erhalten Sie eine Übersicht über die wöchentlichen und täglichen Arbeitszeiten. Klappen Sie die einzelnen Kalenderwochen aus, um genauere Details pro Tag einsehen zu können. Die einzelnen Tage können ebenfalls für die konkreten Stempelungen am Tag ausgeklappt werden.
Sind die Arbeitszeiten der Mitarbeiter falsch oder abweichend eingetragen, können Sie diese hier direkt manuell bearbeiten. Klappen Sie den gewünschten Kalendertag aus und tragen Sie die korrekten Uhrzeiten mit Doppelklick in die Felder ein. Schließen Sie den Vorgang mit dem Button “Speichern” ab. Über den Button "Neue Arbeitszeit" legen Sie für den gewählten Arbeitstag einen neuen Slot für Arbeitszeiten an.
Im Abschnitt "Details" finden Sie Informationen zum Monatssaldo sowie zur zugeordneten Zeiterfassungsart.
Im Abschnitt "Protokoll" können Sie Bearbeitungen an den Arbeitszeiten nachvollziehen.
Zeitkonto
Die monatliche Übersicht der Arbeitszeiten eignet sich vor allem zur Einschätzung von Überstunden/Minusstunden und dessen Übertrag in den Folgemonat. Zudem können hier Zeitkorrekturen hinterlegt werden.
Klappen Sie den jeweiligen Monat aus, um bereits angelegte Korrekturen sowie Abwesenheiten, welche das Zeitkonto beeinflussen, einsehen zu können.
In der rechten Spalte "Bemerkung" können Sie über das Informationssymbol rechts die zugeordnete Zeiterfassungsart mit den zugehörigen Einstellungen nachvollziehen. Verweilen Sie hierfür mit der Maus über das genannte Symbol.
Sofern Sie eine Korrektur in Form einer Gutschrift oder einem Abzug hinterlegen möchten, wählen Sie in der Übersicht den gewünschten Monat aus und gehen auf den Button "Neue Korrektur".
Es öffnet sich ein weiteres Bearbeitungsfenster, in welchem Sie entscheiden können, ob die Zeitkorrektur eine Gutschrift (Positiv) oder ein Abzug (Negativ) ist. Hinterlegen Sie optional eine Bemerkung, um die Korrektur inhaltlich zu untermauern. Mit Klick auf Speichern wird die Korrektur im entsprechenden Monat hinterlegt.
Sofern bei einem Mitarbeiter für einen vollen Monat keine Aktivität innerhalb der Zeitwirtschaft verzeichnet wird, wird der entsprechende Monat auf "Nicht gearbeitet" gesetzt. Dies bedeutet, dass der Monatssaldo genullt wird, so dass keine Minusstunden aufgrund des offenen Solls entstehen. Mit Registrierung einer Aktivität wird der Monat wieder geöffnet und die Nullung des Saldos wird aufgehoben.
Hinweis: Eine Erläuterung des Zeitkontos aus Perspektive des Mitarbeiters finden Sie in diesem Artikel.
Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Plausibilitätskontrolle” sehen Sie die offenen oder nicht gestempelten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter.
Mit einem Doppelklick können Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter bearbeiten und abschließen. Per Rechtsklick können Sie zudem direkt in die Arbeitszeiten des Mitarbeiters weitergeleitet werden. Der Filter dient auch dazu, um bestimmte Arbeitszeiten einzusehen. So können Sie sich beispielsweise alle Mitarbeiter anzeigen lassen, die sich nach 22 Uhr ausgestempelt haben.
Möchten Sie die Arbeitszeiten oder Zeitkorrekturen mehrerer Mitarbeiter importieren, öffnen Sie das Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Import”. Alle weiteren Informationen zum Import finden Sie hier.
Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Berichte” haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auszuwerten.
Zur Verfügung stehen Ihnen folgende Berichte, die Sie über HR WORKS erstellen können:
- Arbeitszeiten Kurzübersicht
- Arbeitszeiten pro Person
- Arbeitszeiten-Summenbericht
- Arbeitszeiten aktueller Überstundenwert
- Exporte von Arbeitszeiten
Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Aktivieren Sie optional die Checkbox "Alle Personen unabhängig von im Zeitraum erfassten Zeiten aufnehmen", um auch Personen ohne bereits erfasste Stunden zu berücksichtigen.
Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Reitern, welche Organisationseinheiten, Personen und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen und klicken Sie auf “Bericht erstellen”. Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter.
Weitere Informationen zu den Berichten in HR WORKS finden Sie hier.
Weitere Informationen zum Thema Zeiterfassung erhalten Sie in unserem Webinar „Anwendung Zeiterfassung & Terminalsystem“.
11. Schulung zum Thema Zeiterfassung
Mit der eintägigen Online-Schulung bereiten wir Sie bestmöglich auf die Einführung der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen vor. Erfahren Sie, wie Arbeitszeiten online und per Terminalsystem erfasst und verschiedene Arbeitszeitmodelle möglichst gewinnbringend eingesetzt werden können.