Workflow Genehmigungsprozesse

Inhaltsverzeichnis

Abwesenheitsgenehmigung
Zeitkorrekturengenehmigung
Reiskostengenehmigung
Arbeitsmittelgenehmigung

Für die Einrichtung der jeweiligen Vertretungs- und Genehmigungsfunktionen einer Person lesen Sie den Artikel "Wie verwalte ich Zuordnungen?".

1. Abwesenheitsgenehmigung

Der reguläre Ablauf eines Abwesenheitsantrags lautet wie folgt:

"In Erfassung" --> "Stellvertretung angefragt" --> "Beantragt" --> "Geprüft, Ok" oder "Geprüft, Abgelehnt".

Um eine Abwesenheit zu beantragen, reichen Mitarbeiter:innen diese über das Menü "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten" ein.

Wenn innerhalb dieses Antrags eine Stellvertretung hinterlegt ist, wird diese zunächst auf Verfügbarkeit angefragt (Status "Stellvertretung angefragt"), bevor der Antrag der Vorgesetzten/abwesenheitsgenehmigenden Person vorliegt. Ohne Stellvertretung wird der Antrag direkt an die Vorgesetzten/Abwesenheitsgenehmigenden weitergeleitet (Status "Beantragt"). Bereits angelegte, aber noch nicht eingereichte Anträge befinden sich im Status "In Erfassung".

Der Genehmigungsprozess gilt für alle Abwesenheitsarten im System.

Stellvertretung von Genehmigern

Wenn Vorgesetzte/Genehmiger:innen eine Stellvertretung innerhalb Ihrer Abwesenheiten hinterlegen, erhält die Stellvertretung in dem Zeitraum der Abwesenheit die Genehmigungsfunktion und Einsicht in das zugehörige Team. So wird der Genehmigungsprozess bei Abwesenheiten nicht unterbrochen.

Zur Einsicht in das Team gehören Informationen, welche zur Genehmigung benötigt werden (Stammdaten, Abwesenheiten, Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen, Teamkalender, etc.). Rollen und Berechtigungen der/des Vorgesetzten werden hierbei nicht übertragen. Weiterhin erhält eine Stellvertretung keinen Einblick in den Personalbereich oder die Gehaltsdaten der Mitarbeiter:innen des Teams.

Einstellungen zum Genehmigungsprozess

Wenn Mitarbeiter:innen ihre eigenen Abwesenheiten genehmigen dürfen, können Sie dies unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Berechtigungen" mit der Checkbox "Eigene Abwesenheiten genehmigen" aktivieren.

Im Admin-Menü unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Abwesenheitsarten" können Sie hinterlegen, ab wann eine Stellvertretung bei einem Abwesenheitsantrag verpflichtend wird.

Hinweis: Eingereichte Krankmeldungen werden nicht von Vorgesetzen geprüft und genehmigt, sondern vom Abwesenheitsadministrator:innen. Näheres hierzu erfahren Sie in folgendem Artikel.

2. Zeitkorrekturengenehmigung

Hier können Sie entscheiden, ob der Zeiterfassungs-Administratoren oder der/die jeweilige Vorgesetzte die Zeitkorrekturen prüfen und genehmigen.

Wechseln Sie hierfür in das Admin-Menü "Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Einstellungen/Reiter "Exportparameter und Allgemeine Einstellungen" zum Abschnitt "Allgemeine Einstellungen". Aktivieren Sie die Checkbox "Der Vorgesetzte prüft die Zeitkorrekturanträge" sofern der/die Vorgesetzte hierfür zuständig sein soll. Bei deaktivierter Checkbox ist es entsprechend der Zeiterfassungs-Administrator zuständig.

Mitarbeiter:innen beantragen Zeitkorrekturen über das Menü "Zeitwirtschaft/Zeitkonto" für den ausgewählten Monat.

3. Reisekostengenehmigung

Der reguläre Ablauf eines Reisekostenantrags und/oder Reisekostenabrechnung lautet wie folgt:

Reiseantrag: "In Beantragung" --> "Beantragt" --> "Antrag akzeptiert" oder "Antrag abgelehnt".

Reisekostenabrechnung/Belegmappe: "In Erfassung" --> "Erfassung abgeschlossen" --> "Geprüft, Ok" --> "Buchhaltung Geprüft, Ok" --> "Abgerechnet".

Genehmigung eines Reiseantrags

Wenn ein Mitarbeitender einen Reiseantrag unter "Reisemanagement/Reiseantrag" stellt, wird dieser zur Genehmigung an den jeweiligen Vorgesetzten oder Reisekostengenehmiger:in weitergeleitet (Status "Beantragt"). Dieser kann den Antrag genehmigen ("Antrag akzeptiert") oder ablehnen ("Antrag abgelehnt"). Bei einem genehmigten Antrag wird automatisch eine zugehörige Reisekostenabrechnung im Status "In Erfassung" erstellt.

Der Status "In Beantragung" zeigt einen angelegten Reiseantrag, welcher noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurde.

Genehmigung einer Reisekostenabrechnung

Eine neu angelegte Reisekostenabrechnung oder Belegmappe befindet sich im Status "In Erfassung". Sobald der Mitarbeitende die Erfassung der Reise abgeschlossen hat (Button "Abschließen"), liegt die Abrechnung dem/der jeweiligen Vorgesetzten oder Reisekostengenehmiger:in zur Genehmigung vor (Status "Erfassung abgeschlossen").

Die Reisekostenabrechnung kann nun genehmigt (Status "Geprüft, Ok") oder abgelehnt (Status "Geprüft, Abgelehnt") werden. Wenn die Abrechnung abgelehnt wurde, liegt sie erneut beim Mitarbeitenden zur Korrektur vor. Wenn sie genehmigt wurde, wird die Reise zur buchhalterischen Prüfung weitergeleitet.

Alle Reisen im Status "Geprüft, Ok" werden im Admin-Menü "Reisemanagement/Prüfung/Prüfung Papierbelege oder Prüfung digitaler Belege" gelistet. In dem Prüfungsmenü bearbeiten und prüfen die Reisekostenprüfungs-Administratoren die Reisekostenabrechnungen. Wenn alles korrekt hinterlegt ist, wird die Reisekostenabrechnung mit dem Status "Buchhaltung Geprüft, Ok" versehen. Bei Ablehnung mit "Buchhaltung Geprüft, Abgelehnt" liegt die Reise erneut beim Mitarbeitenden zur Korrektur vor.

Reisen im Status "Buchhaltung Geprüft, Ok" können nun mithilfe der Berichtfunktion des Reisemanagement abgerechnet werden (Status "Abgerechnet"). Den Prozess hierzu finden Sie in folgendem Artikel.
Abgerechnete Reisen landen anschließend im offenen Lohnmonat, sofern Sie die Lohn und Gehalt Funktion von HR WORKS nutzen.

Den Ablauf einer Reisekostenabrechnung können Sie sich zudem hier ansehen.

4. Arbeitsmittelgenehmigung

Der reguläre Ablauf eines Arbeitsmittelantrags lautet wie folgt:

"In Erfassung" --> "Beantragt" --> "Antrag akzeptiert" -->"Zugeordnet"

Wenn Mitarbeiter:innen Arbeitsmittel beantragen dürfen, geschieht dies im Mitarbeiter-Menü unter "Arbeitsmittel/Arbeitsmittelanträge".

Alle beantragten Arbeitsmittel liegen dann dem Arbeitsmitteladministrator im Admin-Menü unter "Arbeitsmittel/Anträge/Reiter "Arbeitsmittelanträge zur Genehmigung" vor. Hier können die Anträge akzeptiert oder abgelehnt werden.

Wenn der/die Vorgesetzte Arbeitsmittelanträge genehmigt, findet sie dies unter "Mein Team/Genehmigung".

Die akzeptierten Anträge liegen mit Status "Antrag akzeptiert" zur Zuordnung bzw. Neuanlage eines Arbeitsmittels im Admin-Menü "Arbeitsmittel/Anträge/Reiter "Bearbeiten" vor. Sobald der Arbeitsmitteladministrator das zuständige Arbeitsmittel zugeordnet hat, wechselt entsprechend der Status auf "Zugeordnet".

Näheres zur Verwaltung von Arbeitsmitteln erfahren Sie hier.