Reisekosten abrechnen

Inhaltsverzeichnis

1. Lernvideo "Finanzbuchhaltungsexport erstellen"
2. Administrator-Rolle zuweisen
3. Einstellungen vornehmen
4. Finanzbuchhaltungsexport durchführen
5. Digitale Belege in die Finanzbuchhaltung exportieren
6. Reisekosten archivieren
7. Übersicht der Reisekostenabrechnung

 

1. Lernvideo "Finanzbuchhaltungsexport erstellen"

Mit HR WORKS erstellen Sie Exporte zur Übertragung der abzurechnenden Reisen an Lohn- oder Finanzbuchhaltung sowie diverse Berichte und Jahresberichte. Zahlreiche Auswertungen ermöglichen Reportings nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten.

HR WORKS verfügt über eine Vielzahl an Schnittstellen zur Übergabe der Reisekosten in weiterführende Finanzbuchhaltungssysteme. Exportdateien stehen in wenigen Schritten zur Verfügung und eine manuelle Buchung ist nicht mehr notwendig. 

2. Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst der für die Reisekostenabrechnungen zuständigen Person die Reisekostenberichts-Administrator Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend unter “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Reisemanagement” in das Feld der jeweiligen Rolle. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

3. Einstellungen vornehmen

Um Parameter für die Abrechnung der Reisekosten zu definieren, öffnen Sie das Admin-Menü ”Reisemanagement/Abrechnung/Einstellungen”.

Im Reiter “Finanzbuchhaltung” nehmen Sie Einstellungen für den Finanzbuchhaltungsexport vor. Stellen Sie unter “Exportformat für Reisekosten” ein, welche Finanzbuchhaltungsschnittstelle für den Export verwendet werden soll.

Sollen im Export an die Finanzbuchhaltung ein Buchungsjahr/-periode übergeben werden, tragen Sie im Bereich “Zeiträume” die gewünschten Daten ein. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Zahlungsart aus, mit der Tages-, Übernachtungs- und Kilometerpauschale sowie die eventuellen Vorschüsse verrechnet werden.

Im Reiter “Bericht” nehmen Sie Einstellungen für diverse Berichte vor.

Unter “Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt” können Sie festlegen, welche Belegarten in diesem Bericht aufgeführt werden sollen, indem Sie die gewünschten Belegarten selektieren.

Wählen Sie einen Status aus, der bei den Auswertungen der Reisekosten in der Auswahl als Standard gesetzt werden soll. Beim Status “Buchhaltung geprüft, OK” werden beispielsweise alle erfassten Reisekostenabrechnungen berücksichtigt, die bereits von der Buchhaltung kontrolliert wurden und abgerechnet werden können.

Möchten Sie, dass abgerechnete Reisen zusätzlich protokolliert werden, setzen Sie den Haken im Bereich “Abrechnungen protokollieren”

Im Admin-Menü “Grundlagen/Organisationseinheiten” im Reiter “Reisekosten/Buchungsparameter” legen Sie im Bereich “Fakturierung” den Wert fest, mit dem die Kilometerstrecken im „Kostenträgerbericht“ zur Weiterfakturierung berechnet werden sollen.

Möchten Sie, dass innerhalb der Reisekostenerfassung die gefahrenen Kilometer durch Google Maps berechnet werden, beantragen Sie dafür einen eigenen “Google Maps API Key” in der Google API Console. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Ihren API Key hinterlegen Sie anschließend im Menü “Admin/Grundlagen/Einstellungen”. Um diese Einstellung durchführen zu können, benötigen Sie eine “Grundlagen- Administrator”-Rolle.

4. Finanzbuchhaltungsexport durchführen

Für die Übertragung der Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung führen Sie einen Finanzbuchhaltungsexport durch. Per Exportdatei werden alle in HR WORKS hinterlegten und für die Buchung notwendigen Informationen an die Finanzbuchhaltung übertragen. In den Belegarten wurden Sachkonten und Mehrwertsteuerschlüssel hinterlegt. Hat der reisende Mitarbeiter eine Belegart ausgewählt, wurde der entsprechende Buchungssatz im Hintergrund bereits automatisch generiert. Für Tages-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen können separate Konten hinterlegt werden, die dann bei der Übertragung der Reisekosten an die Finanzbuchhaltung angesprochen werden.

Öffnen Sie das Admin-Menü “Reisemanagement/Abrechnung/Berichte” und selektieren Sie im Reiter „Bericht“ aus dem Dropdown-Menü den Finanzbuchhaltungsexport für den Import der Daten in Ihre Finanzbuchhaltung. Wählen Sie anschließend die Schnittstelle aus, über die die Export-Datei erstellt werden soll.

Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in den weiteren Reitern. Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie in Ihre Finanzbuchhaltung exportieren möchten. Beachten Sie dabei, dass der ausgewählte Bericht nicht gleichzeitig für unterschiedliche Länder erstellt werden kann.

Im Reiter "Status" wählen Sie die Reisen mit ihrem jeweiligen Status aus, welche im Export berücksichtigt werden sollen. Mit Aktivieren der Checkbox "Nach erfolgreichem Ablauf des Berichts Status ändern und Zähler anpassen" und dem Status "Abgerechnet" setzen Sie die Berichte nach Erstellen und Herunterladen des Exports auf Abgerechnet. 

Entscheiden Sie im Reiter “Zeitraum”, ob alle Reisekostenabrechnungen unabhängig vom Datum abgerechnet werden sollen oder wählen Sie das Beginn sowie das Ende Datum manuell aus.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button „Bericht erstellen“, um die Berichterstellung zu starten. Neben dem Button sehen Sie, wie viele Personen und Reisekostenabrechnungen ausgewertet werden.

Sobald im unteren Bereich des Menüs der Status auf “Erfolgreich erstellt” steht, rufen Sie den Bericht per Doppelklick oder über den Button “Download” auf. 

Klicken Sie in der nachfolgenden Meldung auf “Bericht downloaden” und verarbeiten Sie diesen in Ihrem Zielsystem. Wurden die Daten erfolgreich an die Finanzbuchhaltung übertragen, bestätigen Sie den Vorgang mit “Status ändern”.

Das nachfolgende Dialogfenster wird Sie über die Statusänderung informieren. Sobald der “Fortschritt” auf “Fertig” steht, sind alle Reisekosten abgerechnet (sofern dieser Status ausgewählt wurde). Schließen Sie nun den gesamten Vorgang mit Klick auf den entsprechenden Button ab.

 

5. Digitale Belege in die Finanzbuchhaltung exportieren

Beim Export der digitalen Belege in Ihr Finanzbuchhaltungssystem ist das Generieren eines zusätzlichen ZIP Archivs möglich. Dieses enthält pro exportierte Reisekostenabrechnung eine PDF-Datei mit einem Kostenbericht und allen dazugehörigen digitalen Belegen.
                                 
Das Archiv erstellen Sie als Administrator im Menü “Reisemanagement/Abrechnung/ Berichte”. Mit dem Setzen des Hakens definieren Sie, dass zusätzlich ein Kostenbericht mit digitalen Belegen für alle Reisekostenabrechnungen als Archiv erstellt werden soll.

Den Dateinamen des Kostenberichts können Sie im Admin-Menü “Grundlagen/Ausgaben Format/Exportdefinition” selbst definieren. Erstellen Sie diesen aus den hinterlegten Bausteinen und klicken anschließend auf “Speichern”.

 

6. Reisekosten archivieren

Mit HR WORKS archivieren Sie Ihre Reisekosten vollständig direkt in der Reisekosten Software. Archivierte Reisen können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden und stehen jederzeit für Auswertungen zur Verfügung. Sie sparen Zeit für zusätzliche Arbeitsschritte und weitere Kosten für eine Archivierungssoftware.

Die abgerechneten Reisekosten archivieren Sie im Admin-Menü “Reisemanagement/ Abrechnung/Archivierung”. 

Tragen Sie im oberen Bereich des Menüs das Datum ein, bis zu dem abgerechnete Reisekosten berücksichtigt werden sollen. Abrechnungen, die zeitlich dahinter liegen werden in das Archiv nicht mit einbezogen.

Im Bereich „Organisationseinheiten“ können Sie eingrenzen, auf welche Abteilungen die Archivierung angewendet werden soll. Starten Sie den Archivierungsvorgang mit Klick auf den Button „Archivierung starten“.

Geben Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Wort “Archivieren” ein und bestätigen Sie den Vorgang mit “Ok”.

Im unteren Bereich können Sie den Fortschritt des Archivierungsvorgangs überprüfen.

7. Übersicht der Reisekostenabrechnung

In Admin-Menü “Reisemanagement/Abrechnung/Abrechnung” sehen Sie die Reisekostenabrechnungen, die in HR WORKS auf den Status „Abgerechnet“ gesetzt wurden. Um das Protokoll für die Abrechnungen zu aktivieren, setzen Sie im Admin-Menü "Reisemanagement/Abrechnung/Einstellungen" den Haken im Reiter „Berichte“: “Soll jede Statusänderung von Reisen auf den Status ‚Abgerechnet‘ protokolliert werden, sodass darüber ein Bericht aufgerufen werden kann?”

Wählen Sie bei „Beginn Datum“ und „Ende Datum“ den Zeitraum aus, über den Sie sehen möchten, wann Reisekosten auf „Abgerechnet“ gesetzt wurden.