In diesem Artikel erfahren Sie als Vorgesetzte/r, wie Sie ein Mitarbeitergespräch innerhalb Ihres Teams anlegen, durchführen und abschließen.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo und interaktive Tour
- Mitarbeitergespräch erstellen
- Gesprächsinhalte freigeben
- Fragebogen beantworten
- Gespräch durchführen
- Nachbereitung starten
- Gespräch abschließen
- Abgeschlossene Gespräche einsehen
1. Lernvideo und interaktive Tour
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie Mitarbeitergespräche verwalten. Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.
2. Mitarbeitergespräch erstellen
Mit der Funktion Mitarbeitergespräche wickeln Sie die komplette Terminvereinbarung und Gesprächsvorbereitung effizient ab. Dabei unterstützt Sie das HR Tool bei allen anfallenden Aufgaben rund um das Gespräch. Alle Inhalte werden im System gespeichert und für berechtigte Personen verfügbar.
Um einen Mitarbeiter zu einem Gespräch einzuladen und einen Termin zu vereinbaren, öffnen Sie zunächst das Menü “Mein Team/Mitarbeitergespräche” und klicken Sie auf den Button “Neu”.
Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Mitarbeiter sowie den entsprechenden Fragebogen aus und bestätigen Sie die Auswahl mit “Erstellen”.
Anschließend öffnet sich eine neue Registerkarte. Tragen Sie hier alle grundlegenden Mitarbeitergesprächsdaten ein. Zusätzliche Teilnehmer, bspw. Teamleiter oder Mitarbeiter der Personalabteilung, können zur Teilnahme am Gespräch eingeladen werden.
Sobald Sie den Button „Einladung senden“ wählen, erhält der Mitarbeiter und die weiteren Teilnehmer eine Email zur Bestätigung des Termins.
3. Gesprächsinhalte freigeben
Innerhalb der “Mitarbeitergesprächsdaten” haben Sie die Möglichkeit, zur Information aller Teilnehmer, bereits vorab eine Gesprächsagenda zu definieren. Das erleichtert die Vorbereitung für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
Haben Sie die Agenda inhaltlich vervollständigt, sichern Sie die Angaben mit Klick auf “Speichern”.
4. Fragebogen beantworten
Zur optimalen Gesprächsvorbereitung erstellt der Personalverwaltungs-Administrator im Admin-Menü “Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Fragebogen” leitende Fragen für Sie und Ihre Mitarbeiter entsprechend der Organisationseinheit. Der Fragebogen ist erst beantwortbar, wenn alle Teilnehmer den Termin bestätigt haben.
Mit Klick auf die Frage legt der Administrator fest, welche Fragen durch Mitarbeiter, Vorgesetzte oder weitere Teilnehmer beantwortet werden sollen. Die Fragen werden anschließend nur den entsprechenden Personen angezeigt.
Im Fragebogen kann der Administrator für Sie auch einen Gesprächsleitfaden im PDF-Format hochladen, der nur Ihnen als Vorgesetzter angezeigt wird.
Über das Kontext-Menü “Mitarbeitergespräch” beantworten Sie und Ihre Mitarbeiter die hinterlegten Fragen und können zusätzlich öffentliche und private Notizen hinzufügen. Mit Klick auf “Meine Antworten und Notizen freigeben” veröffentlichen die Teilnehmer ihre verfassten, öffentlichen Inhalte an alle Beteiligten. Diese können danach nicht mehr bearbeitet werden. Das Feedback von allen Teilnehmern wird gespeichert und steht Ihnen, sowie dem Administrator zur Verfügung.
5. Gespräch durchführen
Noch bevor das Gespräch ansteht, können Sie im Menü „Druckansichten“ die bereits hinterlegten Antworten und Notizen ausdrucken und diese ins Gespräch mitnehmen. Mit Klick auf “Drucken” erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung aller essentiellen Inhalte (Agenda, Fragebogen, Notizen) des Personalgesprächs.
Zusätzlich können Sie während oder nach dem Gespräch persönliche Anmerkungen im Kontext-Menü “Private Notiz” erfassen, welche nicht veröffentlich werden, sowie diverse Dokumente hochladen.
6. Nachbereitung starten
Wurde innerhalb des Mitarbeitergesprächs ein Fragebogen erstellt, starten Sie nach dem Gesprächsablauf im Kontext-Menü “Fragebogen” die Nachbereitung der erfassten Antworten. Mit Klick auf “Nachbereitung starten” geben Sie die Antworten aller Teilnehmer frei. Anschließend können optional die “Nachher-Antworten” ausgefüllt werden.
7. Gespräch abschließen
Nachdem das Gespräch durchgeführt wurde, beginnt der siebentägige Zeitraum für die Nachbereitung. Danach können Sie die Protokollierung abschließen, indem Sie das gewünschte Mitarbeitergespräch „Abschließen“. Korrekturen können weiterhin vorgenommen werden.
8. Abgeschlossene Gespräche einsehen
Abgeschlossene Mitarbeitergespräche können unter "Mein Team/Mitarbeitergespräche" eingesehen werden. Wichtig ist hierbei, die Filtereinstellung so zu hinterlegen, dass auch abgeschlossene Gespräche berücksichtigt werden.
Sofern Sie abgeschlossene Mitarbeitergespräche Ihrer Mitarbeiter von vorherigen Vorgesetzten einsehen möchten, öffnen Sie den jeweiligen Mitarbeiter unter "Mein Team/Mitarbeiter".
Im geöffneten Mitarbeiter-Menü können unter "Personalbereich/Mitarbeitergespräche" abgeschlossene Mitarbeitergespräche mit ehemaligen Vorgesetzten eingesehen werden.