In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Stellen, für welche Ihnen eine Freigabe erteilt wurde, in den unterschiedlichen Oberflächen aufrufen und verwalten.
Inhaltsverzeichnis
1. Bewerbungen einsehen und verwalten
Personen, denen die Stelle zur Bearbeitung freigegeben wird, erhalten Zugriff auf alle Bewerbungen der ausgeschriebenen Stelle. Diese Personen verfügen zudem über die Berechtigung, Bewerbungen und Stellenanzeigen der Stelle zu verändern.
Sobald Sie eine Stelle freigegeben bekommen, erhalten Sie eine Benachrichtigung per Mail.
Mit Klick auf "Stelle anzeigen" werden Sie nach erfolgreichem Login zum Menü "Personalbereich/Bewerbungen" weitergeleitet. Im nun offenen Menü können Sie bereits eingegangene Bewerbungen zu der Stelle einsehen und zur Bearbeitung öffnen.
Hinweis: Sofern Sie sowohl Stellen- als auch Bewerbungsfreigaben zugeordnet haben, können Sie im Menü zwischen beiden Freigaben wechseln. Klicken Sie hierfür auf den jeweils gleichnamigen Button.
Für weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Stelle selbst wechseln Sie in die Admin-Oberfläche (siehe Punkt 3).
Mit Klick auf die jeweilige Bewerbung öffnet sich das Menü zur Einsicht und Bearbeitung der Bewerbung.
In den jeweiligen Menüunterpunkten können Sie sich einen tieferen Eindruck verschaffen sowie Kommentare hinzufügen und einsehen.
2. Bewerbungen verwalten
Bewerbung
In diesem Menü erhalten Sie Hintergrundinformationen zur Bewerbung (Stellenzugehörigkeit, Einreichdatum, Wunschgehalt, Einreichdatum etc.).
Bewerber
Hier erhalten Sie Einsicht auf die personenbezogenen Daten des Bewerbers.
Dokumente
In diesem Menü haben Sie Einsicht auf alle hochgeladenen Dokumente zur Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben, etc.). Zusätzlich können Sie mit Klick auf "+Neu" Dokumente ergänzend hochladen. 
Aufgaben
Erstellen Sie Aufgaben für sich selbst oder andere Personen, die für die Bewerbung und zugehörige Stelle zuständig sind. So können Sie untereinander die Tätigkeiten zur Bewerbung koordinieren.
Kommunikation
Hier können Sie die bisher erfolgte Kommunikation einsehen sowie eigene Gespräche dokumentieren. Außerdem können Sie hier E-Mails verfassen und an den Bewerber versenden (Option "E-Mail senden").
Bewertungen
Neben der eigenen Bewertung, können Sie auch die Bewertungen anderer Beteiligter einsehen. Mit dem jeweiligen Plus-Button fügen Sie eigene Bewertungen hinzu.
Notizen
Hier können Sie persönliche Notizen zur Bewerbung verfassen und speichern.
Bewerbungsfreigaben
In diesem Menü erhalten Sie einen Überblick über alle Freigaben zur geöffneten Bewerbung und welche Berechtigungen die Freigabe enthält. Optional können Sie diese abändern. Zudem können Sie mit Klick auf "Neue Freigabe" weitere Personen für die Bewerbung freigeben.
Ereignisse
Um einen Überblick zu den Ereignissen bezüglich der Bewerbung zu erhalten, wechseln Sie in den Menüunterpunkt "Ereignisse". Mit Klick auf ein Ereignis werden Sie in das zugehörige Untermenü weitergeleitet.
3. Stellen einsehen
Um Stellen zu den einzelnen Bewerbungen einzusehen und zu verwalten, wechseln Sie in die Admin-Oberfläche.
Ansicht innerhalb der Admin-Oberfläche zur Bearbeitung der Stelle
Wechseln Sie zu "Stellenfreigabe/Stellen". Wählen Sie die jeweilige Stelle aus und klicken Sie auf "Bearbeiten".
Die Stelle wird in einem eigenen Reiter zur Einsicht und Bearbeitung geöffnet. Innerhalb der Stelle befindet sich ein eigenes Menü zur Bearbeitung.
4. Stellen verwalten
Details
In dem Menü legen Sie grundlegende Einstellungen für die Stelle fest, wie z.B. den Stellennamen, Anzeigenamen und zuständigen Ansprechpartner. Dieser wird in der Stellenanzeige als Kontaktperson angezeigt. Sobald sich ein Interessent bewirbt, wird der Ansprechpartner in HRworks als Bearbeiter der Bewerbung hinterlegt und über den Eingang der Bewerbung per E-Mail informiert.
Mit Klick auf "Speichern" sichern Sie Anpassungen innerhalb des Menüs.
Beschreibungen
In diesem Menüunterpunkt können Sie die komplette Stellenbeschreibung und ein
individuelles Bild hinterlegen. Der Beschreibungstext der Stellenanzeige ist in fünf
Bereiche aufgeteilt. Für jeden Bereich können Sie eine individuelle Überschrift festlegen.
Weiter können Sie bestimmen, aus welchem der fünf Bereiche im Stellenportal ein Einleitungstext unter der Stellenüberschrift angezeigt werden soll (“Kurztext Stellenportal”).
Textbaustein für Arbeitszeugnisse
Hier können Sie Formulierungen zur Stelle hinterlegen, welche nachträglich im Arbeitszeugnis einer Person zur Stelle integriert werden können.
Stellenanzeigen
Im Menüunterpunkt "Stellenanzeigen" legen Sie die jeweilige Anzeige der Stelle an. Legen Sie für jedes Stellenportal eine eigene Anzeige an, um zurückzuverfolgen, über welches Portal der Bewerber kam.
Wenn Sie das Stellenportal von HRworks nutzen möchten, aktivieren Sie die Checkbox "In Stellenportal anzeigen" im Abschnitt "Anzeige-Einstellungen". Hier können Sie auch weitere Einstellungen für das interne Stellenportal hinterlegen, wie zum Beispiel die Priorität der Stellenanzeige. Je niedriger die Zahl, desto höher ist die Stellenanzeige in der Übersicht gelistet. Zudem können Sie Betriebsstätte (Arbeitsstandort), Arbeitsverhältnis, Homeoffice Ja/Nein und die Karrierestufe hinterlegen.
Hinweis: Stellenanzeigen für externe Stellenportale können Sie über die jeweils zur Verfügung gestellten URLs einbinden. Kopieren Sie einfach die URL der Stellenanzeige und integrieren Sie diese an gewünschter Stelle.
Mehr hierzu erfahren Sie in diesem Artikel.
Übersichtskarte
In der Übersichtskarte können Sie die Standorte der bereits eingereichten Bewerbungen zur Stelle einsehen. Hierfür wird ein eingerichteter Google Maps API Key benötigt.
Bewerbungen
Im Menüunterpunkt "Bewerbungen" können Sie alle Bewerbungen der Stelle einsehen und per Doppelklick öffnen. Zudem können Sie hier einsehen über welche Stellenanzeige die jeweilige Bewerbung eingereicht wurde.
5. Bewerbungsübersicht
Wenn Sie aus der Stelle heraus wieder in das Stellenfreigabe-Menü wechseln, haben Sie hier unter anderem noch die Funktion "Bewerbungsübersicht". Hier können Sie sich einen Überblick über die einzelnen Bewerbungen im jeweiligen Status verschaffen. Per Drag and Drop können Sie die Bewerbungen in einen anderen Status verschieben. Dies ermöglicht Ihnen den Fortschritt der einzelnen Bewerbungsprozesse auf einen Blick nachzuvollziehen.
