In diesem Artikel erfahren Sie als Vorgesetzter, wie Sie Ihre Maileinstellungen verwalten und entscheiden, was HRworks an Benachrichtigungen sendet.
Inhaltsverzeichnis
1. Lernvideo
Schauen Sie das Video zum Artikel:
2. E-Mail Einstellungen
Um zu hinterlegen, welche E-Mail Benachrichtigungen von HRworks an Sie gesendet werden und welche nicht, öffnen Sie "Mein Profil":
Hinweis: Systembenachrichtigungen können nicht deaktiviert werden und werden automatisch versendet.
Innerhalb des Profils gehen Sie zum Menüpunkt "E-Mail Einstellungen".
3. Als Mitarbeiter
Die Einstellungen der Mitarbeiter-Mails können Sie in folgendem Helpcenter Artikel nachlesen.
4. Als Vorgesetzter
Im Abschnitt "Als Vorgesetzter" verwalten Sie die Mails zu Ihren Funktionen als Vorgesetzter.
Hinweis: Als Genehmiger (Reisekosten- und oder Abwesenheitsgenehmiger) können Sie nur die Abschnitte "Mails für die Reisekostenabrechnung" und "Mails für die Zeitwirtschaft" einsehen und verwalten.
Allgemein
Allgemeine Anliegen können in diesem Abschnitt verwaltet werden.
Lassen Sie sich über Geburtstage und Firmenjubiläen Ihrer Mitarbeiter informieren, indem Sie die gleichnamige Checkbox aktivieren. Zusätzlich können Sie im Feld "Mail über Firmenjubiläen" entscheiden, zu welchen Firmenjubiläen Sie erinnert werden möchten (Jährlich, alle 5 oder alle 10 Jahre). Die Ereignisse werden einmalig montags eine Woche im voraus in der Zusammenfassungsmail angekündigt.
Sofern ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis für einen Mitarbeiter Ihres Teams erstellt wird und diesbezüglich Ihr Feedback angefragt wird, können Sie sich darüber direkt per Mail benachrichtigen lassen.
Aktivieren Sie die Checkbox "Genehmigungsmails erhalten wenn abwesend mit Stellvertreter", wenn Sie trotz Abwesenheit mit eingetragenem Genehmigungs-Stellvertreter über die Anträge der Mitarbeiter informiert werden möchten. Es handelt sich hierbei um eine reine Informationsmail, die Genehmigung liegt während der Abwesenheit weiter beim Stellvertreter.
Mails für die Reisekostenabrechnung
Alle Benachrichtigungen bezüglich Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen Ihres Teams verwalten Sie in diesem Abschnitt.
Aktivieren Sie Benachrichtigungen zu Genehmigungen von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen direkt nach Einreichung vom Mitarbeiter, sowie Erinnerungen sofern eine Genehmigung nach erstmaliger Benachrichtigung noch nicht erfolgt ist. Lassen Sie sich zudem informieren, sofern Mitarbeiter Ihres Teams Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen eigenständig genehmigen dürfen und diese eingereicht haben.
Mails für die Zeitwirtschaft
Im Bereich "Mails für die Zeitwirtschaft" aktivieren Sie Benachrichtigungen bezüglich Abwesenheitsanträgen und zugehörigen Erinnerungen bei noch ausstehenden Genehmigungen. Zusätzlich können Sie eine Benachrichtigung innerhalb Ihrer Zusammenfassungsmail aktivieren, wenn Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter anstehen. Im Feld "ab Urlaubstagen" definieren Sie ab welcher Länge an Abwesenheit Sie informiert werden möchten.
Anträge zur Genehmigung enthalten innerhalb der Mailbenachrichtigung die Option diese direkt zu genehmigen oder abzulehnen sowie das Öffnen des Antrags im System, um weitere Details einzusehen. Wählen Sie die jeweilige Option aus, um sich in HRworks einzuloggen und zur direkten Funktion weitergeleitet zu werden.
Hinweis: Der Aufbau der Genehmigungsmails ist bei allen Funktionen gleich.
Mails für die Homeofficeverwaltung
Auch hier können Sie Benachrichtigungen sowie Erinnerungen zu genehmigenden Anträgen aktivieren. In diesem Bereich zu Homeoffice-Anträgen Ihrer Mitarbeiter.
Zusätzlich können Sie eine Benachrichtigung zu gelöschten Homeoffice-Einträgen Ihrer Mitarbeiter erhalten.
Mails für die Arbeitsmittelverwaltung
Sofern Vorgesetzte als verantwortliche Person bei einer Arbeitsmittelart hinterlegt werden (Admin-Menü/Arbeitsmittel/Arbeitsmittelarten/Feld "Art der Genehmigung"), können diesbezüglich Benachrichtigungen eingestellt werden.
Sie können zur Empfangsquittung, welche vom Mitarbeiter erfolgt, sowie zur Rückgabequittierung, welche vom Vorgesetzten oder Arbeitsmittel-Administrator durchgeführt wird, informiert werden. Für Genehmigungen zu Arbeitsmittelanträgen und Arbeitsmitteländerungen können Sie initial und mit Erinnerungsmail benachrichtigt werden. Zusätzlich kann die Checkbox "Mail, wenn Arbeitsmittel auf gestohlen/verloren/defekt gesetzt wird" aktiviert werden, mit welcher Sie informiert werden, wenn ein Mitarbeiter das Arbeitsmittel auf den entsprechenden Status setzt.
Mails für die Arbeitszeiterfassung
Hier können Sie eine Benachrichtigung bezüglich Bearbeitungen von Arbeitszeiten Ihres Teams aktivieren. Als Änderungen von Arbeitszeiten gelten Bearbeitungen eines bereits abgeschlossenen Arbeitstags. Diese werden innerhalb der nächsten Zusammenfassungsmail aufgeführt.
5. Mails Über Aufgaben
Im Menü "Mails über Aufgaben" werden die Benachrichtigungen zu Aufgaben aus Ihrem "zu erledigen"-Bereich verwaltet. Haken Sie den entsprechenden Status der Aufgabe an, über welchen Sie benachrichtigt werden möchten. Optional können Sie Mails zu offenen Rollenaufgaben aktivieren, welche in Zusammenhang mit Ihrer Rolle als Vorgesetzten-Person aufkommen (z.B. Feedback geben für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses).
Ihre Aufgaben sind in Ihrer Zusammenfassungsmail enthalten.
