Wie richte ich das Hinweisgebersystem (Whistleblowing) in HR WORKS ein?

Inhaltsverzeichnis

Lernvideo
Grundlagen und Funktionsumfang
Integration mit Vispato aktivieren
Rollen für das Hinweisgebersystem vergeben
Zugriff auf das Hinweisgebersystem
Integration deaktivieren
Häufige Fragen (FAQ)

Achtung: Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Beratung. Bitte klären Sie die rechtlichen Detailfragen (z.B. Aufbewahrungsfristen, Zuständigkeiten, interne Richtlinien) mit Ihrer Rechts- oder Compliance-Abteilung.

Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind nach Hinweisgeberschutzgesetz grundsätzlich verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten.

1. Lernvideo

Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren ...

... wie Sie das Hinweisgebersystem in HR WORKS aktivieren.
... wie Sie Personen als Administrator und Ansprechpartner für das Hinweisgebersystem hinterlegen.
... wie Sie als Administrator oder Ansprechpartner in das Hinweisgebersystem wechseln.

2. Grundlagen und Funktionsumfang

Was ist das Hinweisgebersystem in HR WORKS?

Über eine Schnittstelle binden Sie die etablierte Whistleblowing-Software Vispato an HR WORKS an. HR WORKS fungiert dabei als führendes System und überträgt die relevanten Nutzerinformationen (z. B. Administratoren, Ansprechpersonen) automatisch an Vispato. Der Vispato-Account wird direkt aus HR WORKS heraus erstellt und initial konfiguriert.

Voraussetzungen in HR WORKS

Für die Einrichtung des Hinweisgebersystems, benötigen Sie die Rolle "Master-Administrator", um auf die Integrations-Einstellungen zugreifen zu können. Zusätzlich sollten Sie unternehmensweit entscheiden, wer als "Hinweisgebersystem-Administrator" fungieren soll und wer als "Hinweisgeber-Ansprechpartner" hinterlegt wird.

3. Integration mit Vispato aktivieren

Melden Sie sich als Master-Administrator in HR WORKS an. Navigieren Sie anschließend in das Admin-Menü "Grundlagen/Integrationen/Hinweisgebersystem". Klicken Sie auf den Button "Hinweisgebersystem-Integration aktivieren", sofern noch kein Vispato-Account über HR WORKS erstellt wurde.

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Nun öffnet sich der Einrichtungsdialog. Hier legen Sie folgende Parameter fest:

Account-Titel
- Name des Vispato-Accounts (z.B. Ihr Unternehmensname).
- Muss zwischen 3 und 50 Zeichen lang sein.
Portal-Titel
- Name des ersten Hinweisgeberportals (z.B. „Hinweisgebersystem – Unternehmensgruppe“).
- Muss ebenfalls 3 bis 50 Zeichen lang sein.
Subdomain
- Teil des späteren Portal-Links (z.B. meinunternehmen in meinunternehmen.vispato.com).
- Subdomain muss eindeutig sein; bei bereits vergebenen Subdomains erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Klicken Sie anschließend auf "OK" und schließen Sie die Einrichtung des Accounts und Portals ab.

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4. Rollen für das Hinweisgebersystem vergeben

Rollen "Hinweisgebersystem-Administrator" und "Hinweisgebersystem-Ansprechpartner" vergeben

Nach erfolgreicher Einrichtung des Hinweisgebersystems sind in HR WORKS die Rollen "Hinweisgebersystem-Administrator" und "Hinweisgebersystem-Ansprechpartner" verfügbar.

Sie vergeben die Rollen wie gewohnt, indem Sie die gewünschte Person über das Admin-Menü "Personen/Personen" öffnen, per Doppelklick auswählen und anschließend im Menü "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen" die entsprechende Hinweisgebersystem-Rolle aktivieren und speichern. Weitere Informationen zur Rollenvergabe finden Sie in diesem Helpcenter Artikel.

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Nach Vergabe der Rolle erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit der Möglichkeit, sich direkt in Vispato anzumelden.

Hinweis: Erhält eine Person in HR WORKS beide Rollen (Administrator und Ansprechpartner), wird sie in Vispato als Administrator geführt. Administratoren können den gesamten Vispato-Account verwalten, Ansprechpartner für Portale festlegen und Hinweise bearbeiten.
Ansprechpersonen können Hinweise für das jeweilige Portal bearbeiten, für welches sie hinterlegt sind.

Personen an Vispato übertragen

Sobald Sie einer Person erstmals eine Hinweisgebersystem-Rolle zuweisen, überträgt HR WORKS die Person automatisch an Vispato.

Dabei werden folgende Attribute synchronisiert:

E-Mail-Adresse
Vor- und Nachname
Profilbild
Rolle/Status (z. B. aktiv, inaktiv)

Hinweis: Um eine Person zu übertragen, ist es erforderlich, dass in den Stammdaten der Person eine eindeutige E-Mail Adresse hinterlegt ist. Es können nicht mehrere Personen mit der selben E-Mail Adresse in Vispato vorhanden sein.

Doppelt vorliegende E-Mail-Adressen führen zu Fehlern im Austausch mit Vispato und enden in Fehlermeldungen. Bitte entfernen oder ändern Sie daher doppelte E-Mail-Adressen. Bei Rückfragen, wenden Sie sich gerne an unseren Support.

5. Zugriff auf das Hinweisgebersystem

Personen mit den Rollen „Hinweisgebersystem-Administrator“ oder „Hinweisgebersystem-Ansprechpartner“ sehen in der User-Oberfläche den zusätzlichen Menüpunkt "Personalbereich/Hinweisgebersystem", über den sie direkt zu Vispato wechseln können.

Zusätzlich wird für berechtigte Personen im Personalbereich-Dashboard eine Kachel angezeigt, über das ebenfalls ein direkter Absprung zum Hinweisgebersystem möglich ist.

Erster Login in Vispato

Beim ersten Login in Vispato wird die Person aufgefordert, einen Sicherheitsschlüssel zu hinterlegen. Dieser Sicherheitsschlüssel wird benötigt, um Hinweise einsehen und bearbeiten zu können.

Achtung: Der Sicherheitsschlüssel sollte extern abgespeichert werden, da dieser bei Verlust nicht wiederhergestellt werden kann und somit kein Zugriff auf alte Hinweise gewährleistet ist.

6. Integration deaktivieren

Sie können die Integration jederzeit wieder deaktivieren. Öffnen Sie hierzu das Admin-Menü "Grundlagen/Integrationen/Hinweisgebersystem" und klicken Sie auf "Hinweisgebersystem-Integration deaktivieren".
Lesen Sie den Hinweis zur dauerhaften Löschung des Vispato-Accounts und zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Bestätigen Sie mit "Ja", wenn Sie fortfahren möchten.

7. Häufige Fragen (FAQ)

Ab wann benötige ich ein Hinweisgebersystem?

Unternehmen ab 50 Beschäftigten, sowie bestimmte Branchen unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl (z.B. Finanz- und Versicherungssektor, Kommunen ab 10.000 Einwohnern) müssen einen internen Meldekanal bereitstellen, z. B. in Form eines Hinweisgebersystems. Mit der HR WORKS–Vispato-Integration können Sie diese Pflicht technisch unterstützen.

Fallen zusätzliche Kosten für die Integration an?

Die Whistleblowing-Lösung von Vispato steht allen HR WORKS Kunden ohne zusätzlichen Aufpreis zur Verfügung, sofern der Account über HR WORKS erstellt wird.

Wie viele Portale kann ich in Vispato nutzen?

Im über HR WORKS bereitgestellten Paket können Sie bis zu drei aktive Portale in Vispato nutzen; mindestens ein Portal muss dabei aktiv sein.

Kann ich die in HR WORKS synchronisierten Personen in Vispato bearbeiten?

Für Personen, die aus HR WORKS synchronisiert werden, dürfen in Vispato bestimmte Attribute (z.B. E-Mail, Name, Status & Rechte) nicht direkt geändert werden; diese werden über HR WORKS gesteuert.

Was passiert, wenn ich einen HR WORKS Account lösche?

Wird ein HR WORKS Account gelöscht, wird auch der zugehörige Vispato-Account gelöscht.
Bei Demo- und Test-Accounts erfolgt diese Deaktivierung nach 30 Tagen automatisch.

Wo können Mitarbeiter Hinweise einreichen?

Mitarbeiter können ohne Login über ein Formular Hinweise einreichen. Den Link zum Formular finden Sie in Ihrem Vispato Account im Bereich Portale und Kategorien.

Der Link zum Formular wird nicht automatisch in HR WORKS für Mitarbeitende hinterlegt. Bitte stellen Sie daher sicher, dass der Link an einem zentralen und für alle zugänglichen Ort gespeichert wird, z. B. im Intranet.

Alternativ können Sie den Link direkt in HR WORKS für Ihre Mitarbeitenden sichtbar machen. Hinterlegen Sie ihn dazu im Admin-Menü unter "Grundlagen/Einstellungen“ im Feld "Firmennachricht“.

Der Mitarbeiter können diese Nachricht in Ihrem Profil unter "Firmenübersicht/Firmeninformationen" einsehen.