In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie einen weiteren Mandanten im System hinzufügen und was es hierbei zu beachten gilt.
Inhaltsverzeichnis
1. Voraussetzungen
Da die Trennung von Mandanten innerhalb eines HRworks Account begrenzt ist, gilt es verschiedene Aspekte für die Integration zu beachten:
- Pro HRworks Account gibt es nur eine Firmenrechnung mit hinterlegten Firmendaten
- Dementsprechend können Firmenname und Firmendaten nur einmal vergeben werden (somit auch der Firmenname in den Mails von HRworks)
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag kann nur für ein Unternehmen geschlossen werden
- Nicht alle Funktionen können nach Organisationseinheiten getrennt werden (z. B. Berechtigungen, Stellenportal im Bewerbermanagement, Grundeinstellungen der Funktionen)
- Personal-, Kostenstellen- und Kostenträgernummern müssen einmalig im System vergeben sein
2. Anlegen weiterer Organisationseinheiten
Sollte unter den genannten Voraussetzungen das Anlegen eines weiteren Mandanten möglich sein, wechseln Sie in das Admin-Menü "Grundlagen/Organisationseinheiten". Mit Klick auf den Button "Neu" legen Sie weitere Unterorganisationseinheiten an. Wählen Sie das Land der gesetzlichen Regelung aus und tragen Sie den Namen der Organisationseinheit ein. Für Auslandsniederlassungen gibt es hierzu einen eigenen Artikel. Mit Klick auf "Ok" legen Sie die Organisationseinheit an.
Die neue Organisationseinheit können Sie nun per Drag and Drop in der Hierarchie neu platzieren.
Hinweis: Die Dach-Organisationseinheit kann nicht bewegt werden und muss das Land "Deutschland" für die gesetzlichen Regelungen hinterlegt haben. Eine Änderung ist hier nicht möglich. Andere verfügbare Länder können trotzdem als Unter-Organisationseinheit abgebildet werden.
Innerhalb der Organisationseinheiten können Sie nun im rechten Bereich individuelle Einstellungen treffen.
Reiter "Reisekosten"
Hier verwalten Sie alle Zuordnungen und Einstellungen zum Reisemanagement, welche spezifisch für Organisationseinheiten verwaltet werden können. Zuordnungen der oberen Liste stehen der Organisationseinheit zur Auswahl. Zuordnungen der unteren Liste stehen nicht zur Auswahl und müssen gegebenenfalls hinzugefügt werden.
Hinweis: Sofern Sie die Einstellungen innerhalb der Organisationseinheiten nicht individuell handhaben, können die Einstellungen in der Dach-Organisationseinheit vorgenommen werden. Diese werden entsprechend nach unten vererbt:
Spesengruppen: Ordnen Sie der Organisationseinheit die zugehörige Spesengruppe zu. Hier können Sie die Systemspesengruppe "Gesetzliche Pauschalen" anwenden, als auch individuell angelegte Spesengruppen. Die Verwaltung dieser Spesengruppen erfolgt im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Grundlagen/Spesengruppen". Wie Sie eine eigene Spesengruppe anlegen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Belegarten: Im nächsten Reiter entscheiden Sie, welche Belegarten innerhalb der Reisekostenabrechnungen/Belegmappen der zugehörigen Mitarbeiter zur Auswahl stehen sollen. Die Verwaltung der Belegarten finden Sie im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Grundlagen/Belegarten".
Zahlungsart: Welche Zahlungsarten innerhalb von Reisekostenabrechnungen/Belegmappen den Mitarbeitern zur Auswahl stehen sollen, entscheiden Sie in diesem Reiter. Die Zahlungsarten legen Sie im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Grundlagen/Zahlungsarten" an.
Export-Struktur: Weicht der Geschäftsbereich, der Mandant oder der Buchungskreis der Organisationseinheit ab, tragen Sie hier den erforderlichen Typ und Code für die neue Niederlassung ein.
SEPA-Export: Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen SEPA-Exporte, entscheiden Sie hier, ob die SEPA Informationen von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt werden sollen oder tragen neue Bankdaten ein.
Buchungsparameter: Hinterlegen Sie wichtige Informationen für die Buchhaltung, wie die 70%-Regelung, Buchungssätze und Verrechnungskonten. Unter anderem werden hier auch die Konten der Kürzungen aus den Tagespauschalen hinterlegt.
Reiter "Kostenrechnung"
Ordnen Sie den einzelnen Organisationseinheiten die zuständigen Kostenstellen und Kostenträger zu. Hier gilt das gleiche Zuordnungsprinzip: Kostenstellen und -träger in der oberen Liste stehen der Organisationseinheit zur Auswahl. Die unteren stehen nicht zur Auswahl.
Reiter "Zeitwirtschaft"
In diesem Reiter haben Sie die Möglichkeit die zur Auswahl stehenden Abwesenheiten und Kranmeldungen für Mitarbeiter mit dem Zuordnungsprinzip zuzuweisen. Zudem können Sie unter "Einstellungen" Ihren FTE-Basiswert in Stunden definieren.
Reiter "Reisemittel bestellen"
Hier hinterlegen Sie die Daten zu Ihren Reisemittelbestellungen, wie die E-Mail des zuständigen Reisebüros sowie Kundennummer, Sprache und Zahlungsart. Dies kann pro Kategorie individuell hinterlegt werden.
Reiter "Zugriff"
In diesem Reiter erhalten Sie eine Übersicht über die Administratoren und Personen mit Lesezugriff auf die Abwesenheitsübersicht. Dies ist eine reine Ansicht, hier kann nichts bearbeitet werden. Für die Vergabe von Rollen und Berechtigungen lesen Sie bitte folgenden Artikel.
Reiter "Ansprechpartner"
Verwalten Sie hier die Ansprechpartner für HRworks, welche den Mitarbeitern im Menü "Firmeninformation" ausgegeben werden. Es empfiehlt sich die zuständigen Administratoren als Ansprechpartner zu ernennen.
Fügen Sie die Ansprechpartner dem jeweiligen Bereich mit Klick auf "Hinzufügen" aus der unteren Liste hinzu.
3. Personen zuordnen
Person neu anlegen
Wechseln Sie in das Admin-Menü "Personen/Personen", um eine neue Person anzulegen. Wählen Sie hierfür den Button "Neu/Neue Person" oder "Neu/Neues Onboarding Dokument". Wie Sie eine Person über ein Onboarding-Dokument anlegen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Bei beiden Optionen ist die erste Abfrage die Zuordnung zur Organisationseinheit. Wählen Sie hier die neu angelegte Organisationseinheit aus. Mit Klick auf "Weiter" werden Sie zu den nächsten Schritten geleitet, um die Person final im System anzulegen
Bestehende Person zuordnen
Wenn die Personen bereits im System existieren, wechseln Sie die Organisationseinheit über die Historie der jeweiligen Person (Mitarbeiter-Menü/Stammdaten/Stammdaten/Reiter "Historie"). Mehr hierzu erfahren Sie in folgendem Artikel.
Bei einer Personenauswahl von maximal 50 Personen, können Sie auch die Mehrfachänderung über das Admin-Menü "Personen/Personen" nutzen. Gehen Sie per Rechtsklick auf die selektierten Mitarbeiter und wählen Sie die Option "Mehrfachänderung". Im sich öffnenden Fenster können Sie mit einem Beginndatum der Zuordnung die Organisationseinheit wechseln. 
Hinweis: Sofern der Wechsel der Organisationseinheit auch einen Länderwechsel bedeutet, muss die Person konvertiert werden. Mehr hierzu erfahren Sie in folgendem Artikel.