In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Betriebsferien bei Ihren Mitarbeitern in HRworks hinterlegen.
Inhaltsverzeichnis
Um die Abwesenheiten, wie Betriebsferien, verwalten zu können, benötigen Sie die Administratoren-Rolle "Abwesenheitsadministrator", welchen Sie von Ihrem Master-Administrator unter "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen" zugewiesen bekommen. Für die grundsätzliche Verwaltung von Abwesenheiten lesen Sie diesen Artikel.
1. Abwesenheitsart "Betriebsferien" anlegen
Wechseln Sie im Admin-Menü zu "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Abwesenheitsarten", um die Abwesenheitsart "Betriebsferien" anzulegen. Mit Klick auf den Button "Neu" legen Sie eine neue Abwesenheitsart an.
Im sich öffnenden Fenster geben Sie den Namen der Abwesenheit ein und wählen die Berechnungsregelung. In diesem Fall wäre es die Minderung des Urlaubsanspruchs. Mit "Ok" legen Sie die Abwesenheitsart an.
Legen Sie weitere Einstellungen fest, wie die Farbkodierung im Firmenkalender. Wichtig hierbei ist die Option "Verwendung nur von Administratoren" zu aktivieren, um den Mitarbeitern die Auswahl dieser Abwesenheitsart nicht zu ermöglichen. Zudem wählen Sie für zukünftige Importe einen passenden Schlüssel aus.
2. Import der Betriebsferien
Für die Betriebsferien können nun die konkreten Termine für Mitarbeiter angelegt werden. Gehen Sie im Admin-Menü zu "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Importe". Laden Sie sich die csv-Vorlage für Abwesenheiten herunter und befüllen Sie diese mit den Terminen Ihrer Betriebsferien.
Die ausgefüllte csv-Tabelle könnte beispielhaft so aussehen:
Bitte tragen Sie ein großes "H" in der Spalte "Beginndatum halber Tag" oder "Endedatum halber Tag" ein, wenn es sich nur um einen halben Tag handeln sollte.
Beispiel im csv Format:
Beginndatum halber Tag
4711;24.12.2024;H;28.12.2024;;;Geprüft, OK;BF
Endedatum halber Tag
4711;24.12.2024;;28.12.2024;H;;Geprüft, OK;BF
Speichern Sie diese erneut im .csv (Trennzeichen getrennt)-Format ab, um Sie nun über den Button "Upload" in HRworks zu importieren.
Prüfen Sie die hochgeladenen Daten auf Korrektheit. Mit Klick auf "Alle importierten" legen Sie die Abwesenheiten final bei den Mitarbeitern im Urlaubskonto an.
Sie erhalten eine Meldung, sobald der Import erfolgreich abgeschlossen wurde.
Im Mitarbeiter-Menü der aufgeführten Mitarbeiter unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten" finden Sie nun Ihre importierten Betriebsferien.
