In diesem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter einer nicht deutschen Organisationseinheit, wie Sie Ihre Reisekosten erfassen und einreichen.
Inhaltsverzeichnis
- Generelle Reisekostenerfassung
- Besonderheiten Österreich, Schweiz und Belgien
- Besonderheiten anderer Länder
1. Generelle Reisekostenerfassung
Die grundsätzliche Erfassung von Reisekosten ist länderunabhängig. Wie hier vorzugehen ist, erfahren Sie in folgendem Helpcenter Artikel.
Die Erfassung und Verknüpfung von Belegen und digitalen Belegen können Sie in folgenden Artikeln nachlesen:
2. Besonderheiten Österreich, Schweiz und Belgien
Für Mitarbeiter, welche in Österreich, Schweiz oder Belgien ansässig sind, gibt es eigene Spesengruppen. Diese unterscheiden sich minimal im Menüaufbau der Reisekostenerfassung.
Österreich
Österreichische Mitarbeiter haben analog zu den deutschen Mitarbeitern, die gleichen Menüpunkte in der Reisekostenerfassung. Zusätzlich ist i.d.R. die Angabe der "Grenzübertritte" (eigener Menüunterpunkt) zu pflegen.
In diesem Menü werden die Übertritte von Ländergrenzen, welche innerhalb der Reise stattgefunden haben, gepflegt. Mit Klick auf den Button "Neu" legen Sie einen neuen Grenzübertritt an.
Geben Sie jeweils das Land, aus welchem Sie kommen und in welches Sie übertreten, an. Zusätzlich pflegen Sie Datum und Uhrzeit des Grenzübertritts. Dies beeinflusst die Berechnungen der Tagesangaben.
Im linken Mastermenü erhalten Sie eine Übersicht über die bereits angelegten Grenzübertritte. Mit Klick darauf können Sie diese im rechten Detailmenü bearbeiten und speichern.
Schweiz
Schweizer Mitarbeiter haben analog zu den deutschen Mitarbeitern, die gleichen Menüpunkte in der Reisekostenerfassung. Es können im Menü "Tagesangaben" lediglich keine Kürzungen angegeben werden, da nach der gesetzlichen Grundlage keine Pauschalen ausgezahlt werden.
Belgien
Belgische Mitarbeiter haben analog zu den deutschen Mitarbeitern, die gleichen Menüpunkte in der Reisekostenerfassung, außer den Menüunterpunkt "Kilometerangaben". Diese können ggf. über eine eigene Belegart erfasst werden.
3. Besonderheiten anderer Länder
Für Mitarbeiter mit anderer Länderzugehörigkeit als Organisationseinheit werden die Reisekosten in Form von Belegen erfasst. Welche Länder als Organisationseinheiten in HR WORKS angelegt werden können und somit die Reisekostenerfassung ermöglichen, erfahren Sie hier.
Das Menü "Kilometerangaben" wird nicht aufgeführt. Das Menü "Tagesangaben" nur mit reduzierten Bearbeitungsmöglichkeiten (Angabe von Land und Kostenstelle/-träger).
Sofern vom Administrator eingerichtet, werden Pauschalen ebenfalls über Belege in der Reise angegeben.
