Wie aktiviere ich die Dokumentenerstellung mit Haufe DocPlus?

Inhaltsverzeichnis

Nutzen

1. Voraussetzungen

2. Aktivierung der Integration

Nutzen

Haufe DocPlus bietet Ihnen eine zentrale Verwaltung all Ihrer Vorlagen. Sie können eigene Vorlagen anlegen, auf rechtssichere Vorlagen von Haufe zurückgreifen oder diese kopieren und nach Ihren Wünschen anpassen. Erstellen Sie auf Basis dieser Vorlagen je Mitarbeiter oder Bewerber ein individuelles Dokument - die Stammdaten der Personen werden aus HR WORKS übernommen, so dass manuelle Schritte reduziert werden. Nach Fertigstellung können Sie das Dokument direkt an den personenbezogenen Ablageort in HR WORKS senden. Bei Bedarf können Sie anschließend den Prozess mit der E-Signatur innerhalb von HR WORKS abschließen oder direkt einen Personalakteneintrag erstellen. Sparen Sie sich Zeit, reduzieren Sie Fehler und verfassen Sie in nur wenigen Klicks die Dokumente für Ihre Mitarbeiter und Bewerber.

1. Voraussetzungen

Bevor Sie die Aktivierung starten, stellen Sie bitte sicher, dass jedem Mitarbeiter eine eindeutige E-Mail-Adresse zugeordnet ist.

Zur Nutzung der Dokumentenerstellung sind folgende Administratoren-Rollen berechtigt: Personen-, Personalverwaltungs-, Personalakten- und Stellenadministrator. Es greifen die jeweiligen Beschränkungen nach Organisationseinheiten, die unter Rollen und Berechtigungen hinterlegt wurden.

Die Aktivierung selbst kann durch den Master-Administrator durchgeführt werden.

2. Aktivierung der Integration 

Die Aktivierung der Dokumentenerstellung kann im Admin-Menü unter "Grundlagen/Integrationen/Dokumentenerstellung" über den Button “Dokumentenerstellung aktivieren” vorgenommen werden.

Im nächsten Schritt erteilen Sie Haufe die Zugriffsberechtigungen mit Klick auf “Bestätigen”.

Anschließend wird Ihnen bestätigt, dass die Verifikation erfolgreich war:

Sie können nun wieder zum Tab von HR WORKS wechseln und andere Funktionen bedienen - die Einrichtung findet im Hintergrund statt. Bitte beachten Sie, dass dies etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Als Master-Administrator werden Sie per E-Mail darüber informiert, sobald der Prozess abgeschlossen ist und die Dokumentenerstellung von den berechtigten Administratoren genutzt werden kann.

Folgende Daten werden an Haufe für die Dokumentenerstellung übertragen:

• Austrittsdatum
• Austrittsgrund
• Betriebsstätte Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Bundesland, Land)
• Eintrittsdatum
• Geburtsdatum des Mitarbeiters/Bewerbers
• geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
• Geschlecht
• Nachname des Mitarbeiters/Bewerbers
• Organisationseinheit Name
• Personalnummer des Mitarbeiters
• Position
• private Adresse des Mitarbeiters/Bewerbers (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land)
• Vorgesetzter (Vorname, Nachname)
• Vorname des Mitarbeiters/Bewerbers

Wie Sie Dokumente mit Haufe DocPlus für Mitarbeiter oder Bewerber erstellen, erfahren Sie hier in unserem Helpcenter-Artikel.