Wie erstelle ich Dokumente mit Haufe DocPlus für Mitarbeiter oder Bewerber?

Inhaltsverzeichnis

Einführung

1. Anwendung öffnen

2. Vorlagen erstellen

3. Layout hinterlegen bzw. Kopf- und Fußzeilen erstellen

4. Dokumente erstellen

5. Ablageorte in HR WORKS 

6. Feedback an Haufe

 

 

Einführung

Sparen Sie sich Zeit bei der Erstellung von individuellen Dokumenten für Mitarbeiter oder Bewerber durch die Integration zu Haufe DocPlus. Verwalten Sie zentral alle Vorlagen, die Sie zur Erstellung von sämtlichen Dokumenten innerhalb des Employee Lifecycle benötigen - greifen Sie hierbei auf rechtssichere Vorlagen von Haufe zurück oder hinterlegen Sie Ihre unternehmenseigenen Vorlagen.

Folgende Daten werden an Haufe für die Dokumentenerstellung übertragen:

• Austrittsdatum
• Austrittsgrund
• Betriebsstätte Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Bundesland, Land)
• Eintrittsdatum
• Geburtsdatum des Mitarbeiters/Bewerbers
• geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
• Geschlecht
• Nachname des Mitarbeiters/Bewerbers
• Organisationseinheit Name
• Personalnummer des Mitarbeiters
• Position
• private Adresse des Mitarbeiters/Bewerbers (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land)
• Vorgesetzter (Vorname, Nachname)
• Vorname des Mitarbeiters/Bewerbers

Auf dieser Website können Sie sich zusätzliche Video-Tutorials von Haufe ansehen.

 

1. Anwendung öffnen

Nach der Aktivierung der Funktion. Sie haben mehrere Möglichkeiten über HR WORKS die Dokumentenerstellung zu nutzen.

• Über das Admin-Menü "Personen/Personen" können Sie mit Rechtsklick auf einen Mitarbeiter, für den Sie ein Dokument erstellen möchten, “Dokumente erstellen (neu)” auswählen, um zu DocPlus zu gelangen.
• Des weiteren gelangen Sie über das Admin-Menü "Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentensammelkorb" über den Button “Zur Dokumentenerstellung (neu)” zu DocPlus.
• Ebenso können Sie über den Dokumentenkorb innerhalb einer Person (unter "Personalverwaltung/Dokumentenkorb") mit dem Button “Zur Dokumentenerstellung (neu)” zu DocPlus wechseln.
• Innerhalb des Bewerbermanagements haben Sie die Möglichkeit für Bewerber im Status “Eingestellt” oder “Dokumente erstellen” die Funktion zu nutzen. Sie finden in diesem Fall den entsprechenden Button innerhalb einer Bewerbung unter “Arbeitsvertragsdaten”. Bitte beachten Sie, dass die Datenübertragung an Haufe DocPlus nach Änderung des Status ein paar Minuten in Anspruch nehmen kann.

 

 

2. Vorlagen erstellen

Eigene Vorlagen erstellen

Klicken Sie innerhalb von DocPlus unter "Admin/Vorlagen" auf “Neue Vorlage”, um die Vorlagenerstellung zu starten:

Anschließend können über drei Wege Vorlagen erstellen:

Vorlage mit KI importieren: Laden Sie eine Word-Vorlage im .docx-Format hoch. Über die KI wird Ihre Vorlage mit einem Vorschlag zu Textbausteinen, Eingabefeldern und Logiken hinterlegt - eine anschließende Bearbeitung durch Sie ist möglich.

Vorlage importieren: Nach dem Upload Ihrer Vorlage im .docx-Format gelangen Sie direkt zur Bearbeitung und können eine weitere Unterteilung in Textblöcke vornehmen, Eingabefelder mit Stammdatenfeldern verknüpfen und Logiken hinterlegen.

Neue Vorlage erstellen: Nachdem Sie einen Namen für Ihre Vorlage vergeben haben, gelangen Sie direkt zur Bearbeitung in einer Blanko-Umgebung. Fügen Sie im Tab “Vorlagenstruktur” Textblöcke hinzu, innerhalb derer Sie den Text Ihrer Vorlage unterteilt haben. Innerhalb eines Textblocks fügen Sie über den Menüpunkt "Geschlecht" geschlechtsspezifische Formulierungen hinzu.



Über den Menüpunkt “Eingabefeld” innerhalb eines Textblocks fügen Sie die Platzhalter ein und können diese optional mit HR WORKS verknüpfen. Für die Verknüpfung mit HR WORKS aktivieren Sie in dem geöffneten Seitenmenü “Eingabefelder” nach Vergabe einer Bezeichnung anschließend die Checkbox “Mit Mitarbeiterstammdatenfeld verknüpfen” und wählen aus dem Dropdown das entsprechende Datenfeld aus. Mit Klick auf “Hinzufügen” wird das Eingabefeld erstellt.


Fügen Sie Ihrer Vorlage im Tab "Logik" Fragen hinzu, um entsprechende Passagen bei der Erstellung von Dokumenten ein- bzw. auszublenden. Verbinden Sie Antworten mit Textblöcken aus Ihrer Vorlage oder geben Sie alternativ an, dass eine weitere Frage angezeigt werden soll. So wird bei der Dokumentenerstellung entsprechend der Antwort entweder der verbundene Textblock oder eine andere Frage angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie in dem Video “Paragraphen ein- und ausblenden” von Haufe über diese Seite.

 

Ihre Vorlagen werden unter "Admin/Vorlagen" im Tab “Mein Unternehmen” abgelegt. Von dort aus können Sie die Bearbeitung jederzeit wieder aufnehmen.

 

Haufe Vorlagen

Innerhalb von DocPlus haben Sie Zugriff auf diverse Haufe Vorlagen, diese finden Sie unter Vorlagen im Tab “Haufe”. Zur Bearbeitung dieser Vorlagen speichern Sie diese neu über das Drei-Punkte-Menü. Anschließend ist eine Kopie dieser Vorlage im Bereich “Mein Unternehmen” hinterlegt.

 

 

3. Layout hinterlegen bzw. Kopf- und Fußzeilen erstellen

Über das Menü "Admin/Layout" können Sie mehrere eigene Kopf- und Fußzeilen, Ihre eigenen Briefköpfe sowie Formatelemente (Schriftarten, Ränder, Logo, etc.) Ihrer Word-Vorlagen hinterlegen.

Mit Klick auf “Neues Layout” stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

Importieren: Importieren Sie Ihre Layout-Vorlage im .docx-Format. So werden Formatelemente wie Logo, Fußzeile, Schriftart, Überschriftarten, Ränder und Abstände  automatisch übernommen. Diese können Sie dann später beim Erstellen von Dokumenten als Layout auswählen. Fügen Sie beim Import der Layout-Datei den folgenden Marker an der Stelle ein, an der der Inhalt Ihres Dokuments beginnen soll: {Dokumenteninhalt}

Weitere Informationen zur Übernahme Ihrer Formatelemente finden Sie in diesem Haufe-Artikel.

Neu erstellen: Erstellen Sie Ihr Dokumentenlayout manuell, indem Sie Ihr Logo hochladen und die Fußzeile definieren.

 

 

4. Dokumente erstellen

Sofern Sie innerhalb von HR WORKS direkt von einem Bewerber oder einem Mitarbeiter gestartet sind (1. Anwendung öffnen), gelangen Sie im nächsten Schritt direkt zur Vorlagenauswahl innerhalb von DocPlus. Nachdem Sie eine Vorlage gewählt haben, werden Sie zur “Editoransicht” weitergeleitet. Wählen Sie optional ein hinterlegtes Layout im Dropdown aus:

Beantworten Sie anschließend die Logik-Fragen oder vervollständigen Sie die Eingabefelder. In der “PDF-Vorschau” können Sie das finale Dokument mit passendem Layout ansehen.

Wenn Sie Ihr Dokument final bearbeitet haben, können Sie dieses über “Exportieren/In HR-System archivieren” an HR WORKS übertragen.

Nachdem ein Dokument an HR WORKS gesendet wurde, steht es in DocPlus noch für 90 Tage unter “Dokumente” zur Verfügung.

 

 

5. Ablageorte in HR WORKS

Die Dokumente für Mitarbeiter werden im Admin-Menü unter "Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentensammelkorb" im Tab “Dokumentenkörbe von Personen” abgelegt. Gleichzeitig können Sie dieses Dokument über den personeneigenen Dokumentenkorb (innerhalb einer Person unter "Personalverwaltung/Dokumentenkorb") abrufen - das Dokument liegt nicht doppelt ab, es ist lediglich über zwei Wege erreichbar. An dieser Stelle sind die generierten Dokumente nicht für die Mitarbeiter einsehbar.

Für die weitere Bearbeitung können Sie das Dokument nun in die Personalakte überführen oder ein E-Signatur-Verfahren starten.

Die Dokumente für Bewerber finden Sie innerhalb einer Bewerbung im Menüpunkt “Dokumente”. Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, in der weiteren Bearbeitung die E-Signatur anzuwenden.

 

 

6. Feedback an Haufe

Sie können innerhalb von DocPlus direkt Feedback zur Funktion an Haufe senden. Klicken Sie hierzu auf den Button “Feedback” am linken Rand innerhalb der Funktion.