In folgendem Artikel erfahren Mitarbeiter, wie sie Reisemittel wie Flug, Hotel oder Mietwagen für ihre nächsten Reisen bestellen.
Inhaltsverzeichnis
- Interaktive Tour
- Bestellungen anlegen
- Reisemittel hinzufügen
- Bestellungen abschließen
- Reisemittelbestellung mit Reiseantrag anlegen oder verknüpfen
1. Interaktive Tour
Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie Reisemittel bestellen.
Loggen Sie sich dafür in Ihren HR WORKS-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.
2. Bestellungen anlegen
Achtung! Voraussetzung für das Bestellen von Reisemitteln wie Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel ist die Mitarbeiter-Rolle „Besteller“, die von Ihrem Administrator hinterlegt werden muss. Mit dieser Rolle wird Ihnen das entsprechende Menü angezeigt.
Öffnen Sie das Menü “Reisemanagement/Reisemittelbestellungen” und wählen Sie den Button “Neu” aus. Tragen Sie im nächsten Bereich alle erforderlichen Daten ein und sichern Sie die Angaben mit Klick auf “Speichern”.
Im nächsten Reiter klicken Sie auf “+Neu”. Entscheiden Sie sich für ein oder nacheinander mehrere Reisemittel aus dem Dropdown-Menü. Tragen Sie anschließend im rechten Detailmenü alle notwendigen Informationen zu Ihren Reisedaten ein und speichern Sie diese ab.
Die Abschnitte “Extras” und “Ausnahme oder Übertretung” unterscheiden sich je nach Reisemittel. Möchten Sie mit der Bahn fahren, geben Sie z. B. ein, ob Sie über eine Bahncard verfügen oder welche Zugart Sie bevorzugen.
Bei der Bestellung eines Mietwagens tragen Sie Ihre Anforderungen an das Auto ein und aktivieren dementsprechend die vorhandenen Schalter.
Wiederholen sich Ihre Anforderungen an die bestellten Reisemittel, können Sie diese auch unter “Reisemanagement/Reisemittelbestellungen/⋮-Menü/Reiseprofil” festlegen. Somit werden die “Extras” bei jeder Bestellung Ihrem Reiseprofil automatisch angepasst. Sollte eine Ausnahme oder Übertretung vorkommen, wählen Sie eine der aufgelisteten Ursachen aus und notieren dafür eine Begründung.
Beispiel: Nach der Reiserichtlinie Ihrer Firma darf in den öffentlichen Verkehrsmitteln nur die 2. Klasse gebucht werden. Während eines Kundenbesuchs begleiten Sie jedoch einen leitenden Angestellten Ihres Partnerunternehmens und möchten für ihn einen Platz in der 1. Klasse buchen. Selektieren Sie dafür eine entsprechende Ausnahme aus dem Dropdown-Menü und öffnen anschließend die Registerkarte “Reisedaten”. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die erwünschte 1. Klasse auszuwählen.
Haben Sie die Reisemitteldaten vervollständigt, schließen Sie den Vorgang mit Klick auf “Weiter”. Im nachfolgenden Fenster erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Reisemittelbestellung. Wählen Sie die Option "Abschließen" um die Reisemittelbestellung abzuschließen und einzureichen.
Die dazugehörige Reise wird von HRworks automatisch generiert und im Menü “Reisemanagement/Reisen” für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.
Über die erfolgreiche Reisemittelbestellung werden Sie per E-Mail informiert:
5. Reisemittelbestellung mit Reiseantrag anlegen oder verknüpfen
Sofern nicht nur eine Reisemittelbestellung, sondern auch ein Reiseantrag zur Genehmigung eingereicht werden soll, können Sie dies direkt mit Einreichen Ihrer Reisemittelbeantragung initiieren.
Reiseantrag im Anschluss anlegen
Wenn noch kein Reiseantrag vorliegt zum Zeitraum der eingegebenen Reisemittelbestellung, erstellt das System automatisch nach Abschluss der Bestellung einen Reiseantrag.
Mit Klick auf "Abschließen" werden Sie zur Zusammenfassung weitergeleitet. Hier haben Sie die Option, den Reiseantrag zur Bearbeitung zu öffnen, um Ergänzungen innerhalb des Reiseantrags durchzuführen. Oder Sie können direkt die Bestellung mit Reiseantrag einreichen. Die Daten aus der Reisemittelbestellung werden automatisch in den Reiseantrag übernommen, welcher direkt zur Genehmigung eingereicht wird.
Bei beiden Optionen wird die Reisemittelbestellung direkt beantragt.
Die Reisemittelbestellung geht erst zur Bestellung raus, wenn der Reiseantrag genehmigt wurde.
Bereits vorliegenden Reiseantrag verknüpfen
Hinweis: Dieses Vorgehen funktioniert nur mit Reiseanträgen, welche "in Beantragung" sind, also noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurden.
Bestätigen Sie die Warnung mit "Ok". Die Verknüpfung erfolgt im Anschluss automatisch. Auch hier geht die Bestellung dann mit Genehmigen des Reiseantrags raus.