In folgendem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter, wie Sie für Ihre geplante Dienstreise einen Reiseantrag stellen und aus diesem eine Reisekostenabrechnung erfassen.
Inhaltsverzeichnis
Lernvideo und interaktive Tour "Erfassen eines Reiseantrags"
- Neuen Reiseantrag erstellen
- Reisedaten eintragen
- Reiseantragsdokumente
- Antrag abschließen und einreichen
- Genehmigung des Reiseantrags
- Reisekostenabrechnung erfassen
Lernvideo und interaktive Tour "Erfassen eines Reiseantrags"
Sehen Sie hier das Video zum Artikel:
Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie einen Reiseantrag erfassen. Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.1. Neuen Reiseantrag erstellen
Hinweis: Je nach Auswahl an Berechtigungen seitens Ihres Administrators ist die Erfassung eines Reiseantrags nicht notwendig. Es stehen hier direkt die Reisekostenabrechnung zur Verfügung. Unter folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisekostenabrechnung erfassen.
Um einen Reiseantrag zu stellen, gehen Sie entweder über die Kachel "Reisemanagement" und wählen "+Reiseantrag" oder Sie gehen über das linke Menü auf "Reisemanagement/Reiseanträge". Hier wählen Sie auch die Option "+ Reiseantrag".
Hinweis: Kostenobjekte können über das Drei-Punkt-Menü innerhalb der Vorschaukachel der Reiseanträge bearbeiten werden.
2. Reisedaten eintragen
In der nun sich öffnenden Ansicht befindet sich das Reiseantragsmenü. Im Menüunterpunkt "Reiseantragsdaten" tragen Sie die Eckdaten des Antrags ein. Sollen während der Reise Zwischenorte besucht werden, können Sie diese ebenfalls hinterlegen. Die Kostenstelle wird Ihnen in der Regel bereits vorgeschlagen. Falls dies nicht der Fall sein sollte, oder Sie eine andere Kostenstelle auswählen möchten, können Sie diese aus dem Dropdown-Menü selektieren. Das Gleiche gilt für Kostenträger.
Wurde das Feld zum Eintragen der voraussichtlichen Kosten von Ihrem Administrator aktiviert, können Sie diese ebenfalls eingeben.
Erstellen Sie einen Reiseantrag für eine Reise ins Ausland, haben Sie die Möglichkeit, mit Klick auf das Drei-Punkt-Menü “Neuer A1-Antrag” eine A1-Bescheinigung bei Ihrem Administrator zu beantragen.
Hinweis: Die Möglichkeit des A1-Antrags erscheint erst nach Abspeichern der Daten mit angegebenen Reiseländern.
A1-Antrag:
Diese Anträge werden anschließend durch den Prüfer an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Sobald die Krankenkasse einen solchen Antrag erhält, sendet sie eine A1-Antragsbestätigung zurück. Diese stellt bei einer Überprüfung während der Dienstreise einen gültigen Nachweis dar. Hat die Krankenkasse den Antrag geprüft, sendet sie die finale A1-Bescheinigung. Beide Dokumente werden durch den A1-Prüfer an Ihren Antrag angehängt, sodass Sie darüber informiert werden und jederzeit im Menü “Mitarbeiter/Reisemanagement/A1-Anträge” Zugriff darauf haben.
3. Reiseantragsdokumente
Im Menüunterpunkt "Reiseantragsdokumente" haben Sie die Möglichkeit, diverse Reiseantragsdokumente (wie z. B. eine Dienstreise-Agenda) im PDF-Format anzuhängen. Aus dem hinterlegten Antrag können Sie einen Bericht erstellen und es bei Bedarf als PDF-Dokument mit allen angehängten Dateien ausdrucken. Dieser erscheint im Menü “Bericht”.
4. Antrag abschließen und einreichen
Haben Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihrer Dienstreise eingetragen, klicken Sie auf “Beantragen”, um den Antrag an den Genehmiger zur Prüfung weiterzuleiten.
5. Genehmigung des Reiseantrags
Wurde die beantragte Reise von Ihrem Vorgesetzten bzw. Reisekostengenehmiger akzeptiert, werden Sie darüber mit folgender E-Mail informiert:
Sollten Sie aufgrund der internen E-Mail-Einstellungen Ihres Unternehmens keine Benachrichtigung erhalten, schauen Sie sich den Status Ihres Antrags im Menü “Reisemanagement/Reiseanträge” an. Wurde der Antrag akzeptiert, kann die Reise durchgeführt werden.
6. Reisekostenabrechnung erfassen
Wurde Ihr Reiseantrag genehmigt und Ihre Reise abgeschlossen, wird der Antrag von HRworks automatisch in eine Reisekostenabrechnung umgewandelt, welche Sie im Menü "Reisemanagement/Reisekostenabrechnung" aufrufen können.
Auch in der Menüleiste unter "zu erledigen" werden Sie darauf mit folgender Aufgabe hingewiesen:
Mit Klick auf die Aufgabe werden Sie in das entsprechende Menü zur Bearbeitung weitergeleitet.
Die bereits erfassten Daten wurden vom erstellten Reiseantrag übernommen. Bearbeiten Sie die während der Reise entstandenen Änderungen und hinterlegen Sie anschließend die angefallenen Kosten.
Wie die anschließende Reisekostenabrechnung erfasst wird, erfahren Sie unter folgendem Artikel.