In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Projektverantwortlicher Projekte verwalten und die dazugehörigen Berichte erstellen.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Projektverwaltung
- Grundlagen bearbeiten
- Projektteam verwalten
- Teilprojekte verwalten
- Berichte erstellen
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren ...
- ... wie Sie als Projektverantwortlicher Ihr neues Menü zu den Projekten öffnen.
- ... wie Sie Informationen zu Ihren Projekten einsehen und auswerten.
2. Projektverwaltung
Als Projektverantwortlicher erhalten Sie in HR WORKS den zusätzlichen Menüpunkt „Projektverwaltung“.
Unter „Projektverwaltung/Projekte“ haben Sie die Möglichkeit, die Ihnen zugewiesenen Projekte zu verwalten und den Stand Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Hier sehen Sie relevante Eckdaten des Projekts wie den Auftraggeber, den Projektstatus und den Projektzeitraum. Außerdem erhalten Sie Informationen über die gebuchten Projektzeiten und deren Verhältnis zum Planstunden-Budget.
Im Menü "Projektverwaltung/Berichte" können Sie Auswertungen für Ihre Projekte und den zugehörigen Arbeitszeiten erstellen. Filtern Sie die gewünschten Projekte sowie Zeitraum und klicken Sie auf „Erstellen“. Sobald der Status „Erfolgreich erstellt“ erscheint, können Sie den Bericht mit einem Klick herunterladen. HTML-Dateien sind hierbei Excel-kompatibel.
Im Dashboard des Menüpunkts erhalten Sie einen schnellen Überblick über die aktuell laufenden Projekte sowie die zuletzt erstellten und abrufbaren Berichte. Per Klick auf die Dashboard-Kachel oder eines der Elemente werden Sie unmittelbar in den entsprechenden Menüpunkt weitergeleitet.
Hinweis: Projekte verfügen stets über ein Planstunden-Budget. Als Projektverantwortlicher werden Sie von HR WORKS automatisch per E-Mail informiert, sobald 80 % und 100 % des Planstunden-Budgets erreicht sind.
Als Projektverantwortlicher haben Sie die Möglichkeit, den Status Ihrer Projekte anzupassen. Der Status eines Projekts beeinflusst, ob die Projektteilnehmer Zeiten auf dieses erfassen können oder nicht.
Befindet sich ein Projekt „In Planung“ hat dieses noch nicht begonnen und es können noch keine Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann nicht zurück in diesen Status gesetzt werden, nachdem Zeiten darauf erfasst wurden.
Im Status „Aktiv“ ist ein Projekt in Arbeit und es können zwischen dem Beginn und Ende Datum Zeiten darauf erfasst werden.
Ein Projekt im Status „Gesperrt“ wurde unter- oder abgebrochen und es können keine weiteren Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann bei Bedarf wieder in den Status „Aktiv“ gesetzt werden.
Im Status „Abgeschlossen“ wurde das Projekt vollendet und es können keine weiteren Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann bei Bedarf wieder in den Status „Aktiv“ gesetzt werden.
Der Projektstatus lässt sich innerhalb eines geöffneten Projekts im Dashboard als auch im Menüpunkt „Grundlagen“ anpassen.
Zusätzlich lässt sich der Status eines Projekts über die Projektübersicht im Menü „Projektverwaltung/Projekte“ per Klick auf das Drei-Punkt-Menü anpassen. In der Projektübersicht können Sie den Status mehrere Projekte auch gleichzeitig ändern. Selektieren Sie hierzu die gewünschten Projekte und klicken Sie auf den Button „Status ändern“.
Ende Datum anpassen
Neben der Statusanpassung haben Sie als Projektverantwortlicher auch die Möglichkeit das Endedatum eines Projekts anzupassen. Neben dem Projektstatus entscheidet auch der Projektzeitraum darüber, ob Zeiten auf ein Projekt gebucht werden können. Die Projektteilnehmer können nur innerhalb des Projektzeitraums Zeiten auf ein Projekt buchen.
Die Anpassung des Datums kann im Menüunterpunkt „Grundlagen“ des jeweiligen Projektes vorgenommen werden. Hierbei entscheiden Sie, ob ein festes oder ein offenes Endedatum für das gewünschte Projekt gelten soll. Ein festes Endedatum lässt sich nach Deaktivieren des Schalters zum offenen Endedatum eintragen.
Aktivitätsstatus bearbeiten
Hat eine Person ihren Anteil am Projekt erfüllt und soll keine weiteren Zeiten auf dieses erfassen können, haben Sie im Reiter „Projektteam“ die Möglichkeit diese Person auf inaktiv zu setzen. Die Person kann jederzeit wieder aktiviert werden. Der Aktivitätsstatus einer Person kann über den Aktionsbutton in der Personenübersicht geändert werden oder über den Button „Status ändern“. Wählen Sie hierfür die betroffenen Personen über die linken Checkboxen aus.
Personen im Status „Inaktiv“ können keine weiteren Zeiten auf dieses Projekt erfassen, bis der Aktivitätsstatus wieder auf „Aktiv“ geändert wird.
Zeiterfassungsart anfordern
Nach Klick auf „Zeiterfassungsart anfordern“ öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie den benötigten Zeitraum der Zeiterfassungsart angeben können.
Ferner werden Sie von HR WORKS über ein Banner innerhalb des Menüpunkts „Projektteam“ automatisch über Personen ohne eine passende Zeiterfassungsart informiert. Per Klick auf „Anfordern“ öffnet sich das entsprechende Eingabefenster zur Eingabe des Zeitraums.
Für den Fall, dass Ihr Projekt in mehrere Teilprojekte untergliedert wurde, können Sie diese im Menüunterpunkt „Teilprojekte“ einsehen. Hier sehen Sie, wie viele Arbeitsstunden bereits auf das Teilprojekt gebucht wurden und wie sich diese zum Planstunden-Budget verhalten. Analog zu Ihrem Hauptprojekt können Sie außerdem den Status der Teilprojekte anpassen. Auf Teilprojekte im Status „Gesperrt“ und „Abgeschlossen“ können von den Projektteilnehmern keine Zeiten mehr gebucht werden.
Zum Bearbeiten der Teilprojekte und zur Einsicht auf weitere Projektdetails klicken Sie auf das gewünschte Objekt oder öffnen das Teilprojekt über den entsprechenden Aktionsbutton in einem neuen Tab. Über den Schnellzugriff können Sie zudem aus jedem Menüpunkt heraus schnell und unkompliziert ein gewünschtes Teilprojekt öffnen.
Im Menü "Projektverwaltung/Berichte" haben Sie die Möglichkeit, die erfassten Projektzeiten auszuwerten.
Wählen Sie zunächst die gewünschte Berichtsart, das Dateiformat und das gewünschte Projekt aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Zusätzlich können Sie einen spezifischen Auswertungszeitraum wählen oder alle Projektzeiten unabhängig des Datums auswerten. Im Anschluss an die Berichtskonfiguration klicken Sie auf „Erstellen“. Steht der Status im unteren Download-Bereich auf „Erfolgreich erstellt“, laden Sie den Bericht mit einem Klick herunter.
Die Kurzübersicht ermittelt pro Projekt die Summe der gestempelten Zeiten und gleicht diese mit dem hinterlegten Stundenbudget ab.
Daneben steht Ihnen ein Bericht über die Projektarbeitszeiten pro Projekt zur Verfügung.
Im Bericht Projektarbeitszeit pro Person sehen Sie, auf welche Projekte ein Mitarbeiter im gewählten Zeitraum seine Arbeitszeiten erfasst hat.