In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Ihre Papierakten digitalisieren und bereits vorhandene digitale Einträge in HRworks importieren können.
Inhaltsverzeichnis
1. Digitalisierung des Papierarchivs mittels Personalaktenimports
3. Import mit dem Dokumentensammelkorb
3.3 Dokumentenkorb der Mitarbeiter
1. Digitalisierung des Papierarchivs mittels Personalaktenimports
Mit dem Personalaktenimport digitalisieren Sie Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit. Sie scannen und importieren beliebig viele Personalakten auf einen Schlag. Alle Papierdokumente werden sortiert nach Personen und Kategorien in HRworks übertragen.
Ermöglicht wird die automatische Zuordnung durch Deckblätter mit speziellen QR-Codes, die beim Scanvorgang zwischen Personen, Kategorien und einzelnen Dokumenten eingeschoben werden.
Suchen Sie im Admin-Menü “Personalverwaltung/Personalakte/Import/Vorbereitung” die Personen aus der Liste, für die Sie Personalaktendokumente importieren wollen. Erstellen Sie für jede ausgewählte Person ein Deckblatt mit QR-Code, indem Sie diese Person markieren und auf den Button “Drucken” klicken.
Die Deckblätter werden automatisch heruntergeladen und können direkt ausgedruckt werden:
Jede Seite, die nach diesem Deckblatt in einem Personalaktenimport aufgeführt ist, wird automatisch der Person auf dem Deckblatt zugewiesen. Sobald ein Deckblatt einer anderen Person erkannt wird, werden die nachfolgenden Seiten dieser neuen Person zugeordnet.
Möchten Sie die Personalakten der ausgewählten Personen beim Import zusätzlich nach Kategorien unterscheiden, klicken Sie anschließend auf den Button “Weiter”.
Wählen Sie in diesem Bereich mit gedrückter Steuerungstaste (strg) alle Akten-Kategorien, die den Unterlagen der jeweiligen Mitarbeiter entsprechen und klicken Sie auf “Drucken”.
Sortieren Sie die ausgedruckten Deckblätter mit Kategorie-Codes zwischen die Personalakten-Unterlagen der Mitarbeiter.
Um die Papier-Dokumente noch differenzierter importieren zu können, klicken Sie erneut auf “Weiter” und drucken Sie ein “Element-Trenner”-Code aus. Mit diesem Deckblatt werden einzelne Dokumente, innerhalb einer Kategorie, voneinander getrennt. Möchten Sie gleichzeitig ein Anschreiben und einen Lebenslauf importieren, können Sie dazwischen folgendes Deckblatt legen:
So enthält der Personalaktenimport automatisch zwei Dokumente, die als zwei eigenständige Personalakteneinträge mit jeweils einem Dokument in HRworks importiert werden.
Wurde die komplette Papier-Akte mit den entsprechenden Deckblättern eingescannt, laden Sie diese im Admin-Menü unter “Personalverwaltung/Personalakte/Import/ Reiter "Information” hoch.
Achtung! Diese Art an Upload der Dokumente ist auf 10 Dokumente mit maximal 256 MB und 400 Seiten pro Datei gleichzeitig begrenzt.
2. Import per E-Mail
Noch einfacher funktioniert der Upload von Personaldokumenten per E-Mail. Sparen Sie den zusätzlichen Arbeitsschritt "Upload" und lassen Sie sich Personalunterlagen gleich an den zentralen “Dokumenten-Posteingang” in HRworks schicken. Die Unterlagen für die Personalakte können unabhängig vom E-Mail-Programm oder Endgerät direkt an die Adresse des Firmen-Posteingangs zugesendet werden.
Die nach Personen- und Kategorien-QR Codes sortierten und eingescannten Dokumente für die Personalakte können Sie direkt vom Scanner in den Dokumenten-Posteingang versenden, indem Sie sich von HRworks eine E-Mail-Adresse generieren lassen. Diese Dokumente landen danach nicht in Ihrem Dokumentensammelkorb, sondern werden direkt den jeweiligen Personen zugeordnet.
Im Admin-Menü “Personalverwaltung/Personalakte/Import/Reiter "Dokumenten- Posteingang” generiert HRworks für Sie per Klick auf den Button “E-Mail-Adresse aktivieren” automatisch eine E-Mail-Adresse in der Form xxxxxxx@docs.hrworks.de.
Geben Sie vorab eine Empfänger-E-Mail-Adresse an, welche über den Vorgang des Imports via Dokumenten-Posteingang informiert wird.
Alle Mitarbeiter, die über die nun aktivierte E-Mail-Adresse verfügen, können die digitalen Unterlagen per E-Mail an Ihren “Dokumenten-Posteingang” weiterleiten.
Um Spam zu verhindern, können Sie E-Mail-Adressen in der Whitelist einrichten. Somit werden nur solche Dokumente hochgeladen, die von einer der angegebenen Adressen gesendet werden.
Wählen Sie dazu den Button “Konfigurieren” und klicken im nachfolgendem Fenster auf “E-Mail-Adresse hinzufügen”. Tragen Sie nun alle gewünschten Adressen in die Felder ein und schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab.
Im Feld "Empfänger-E-Mail-Adresse", können Sie die Mailadresse hinterlegen, welche nach Abschluss des Imports informiert wird. Innerhalb der Mail wird über den Erfolg des Imports sowie entstandene Fehler informiert.
Hinweis:
- Bitte beachten Sie, dass die hochgeladenen Dokumente unter Umständen erst nach einigen Minuten zur weiteren Bearbeitung in HRworks zur Verfügung stehen.
- Durch Verwendung von “*” können Sie komplette Domains zulassen (siehe Beispiel im obigen Screenshot).
3. Upload via Dokumentensammelkorb
Haben Sie den Import Ihres kompletten Papierarchivs durchgeführt und benötigen Sie von Ihren Mitarbeitern nachträglich nur einzelne Personalakten-Dokumente, nutzen Sie dafür den Dokumentensammelkorb (Admin-Menü/Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentensammelkorb).
Zum Hochladen der Personalaktenunterlagen stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Laden Sie die digitalen Unterlagen entweder vom Desktop hoch.
- Fordern Sie Unterlagen per Mausklick von den Mitarbeitern an. Liegen Ihnen nur die Papierdokumente vor, senden Sie diese vom Scan-Vorgang über eine von HRworks automatisch generierte E-Mail-Adresse direkt in Ihren “Dokumenten-Posteingang”.
- Dokumente werden von den Mitarbeitern hochgeladen und von Ihnen zugeordnet.
3.1. Direkt vom Desktop
Klicken Sie im Admin-Menü “Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentensammelkorb” auf den Button “Neu” und laden Sie die eingescannten Dokumente über das nachfolgende Fenster entweder per Drag & Drop oder über den Button “Anhängen” hoch. Definieren Sie zudem für welche Organisationseinheiten das Dokument sichtbar sein soll (sofern Personalakten-Administratoren-Rollen auf gewisse Organisationseinheiten begrenzt wurden) oder ob es rein für Sie sichtbar ist.
Von hier aus können die Dokumente den jeweiligen Personen zugeordnet werden.
Manuelle Dokumentenzuweisung
Markieren Sie mit einem Klick das gewünschte Dokument und wählen den Button “Dokumente einer Person zuordnen”. Zur Auswahl mehrerer Dokumenten halten Sie die Strg-Taste gedrückt.
Ihnen stehen nun mehrere Optionen bezüglich des Dokuments zur Verfügung. Sie können es als neuen Personalakteneintrag anlegen, zu einem bestehenden Personalakteneintrag hinzufügen oder es zunächst in den Dokumentkorb der Person verschieben. Wählen Sie die gewünschte Option, füllen Sie die zugehörigen Felder aus und gehen Sie auf "Erstellen".
Automatische Zuweisung
Je nach Aufbau der Dateinamen können Sie alternativ die automatische Zuweisung zur Zuordnung der Dokumente nutzen. Klicken Sie hierfür nach Upload der Dokumente auf den Button "Automatisch zuweisen".
Es öffnet sich nun ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Namensregelung der Dateien zur automatischen Zuweisung bearbeiten können. Klicken Sie hierfür auf "Auto-Zuweisung Einstellungen". Der Aufbau des Namens entscheidet die erfolgreiche Interpretation und Zuordnung des Dokuments.
Um die ausgewählten Dokumente eindeutig Personen zuordnen zu können, muss im Dateinamen die jeweilige Personalnummer vergeben sein. Für eine noch gezieltere Hinterlegung geben Sie auch den Kategorienschlüssel (Admin-Menü/Personalverwaltung/Personalakte/Kategorien) an. Wenn die Regelung identisch mit dem Aufbau des Dokumentennamens ist, kann ein Dokument erfolgreich zugewiesen werden.
Mit Klick auf "Zurück" kommen Sie erneut in das Zuweisungsmenü. Im unteren Bereich führt das System auf, wie die ausgewählten Dokumente von der Zuordnung erkannt wurden. Mit Klick auf "Speichern" werden die erkannten Dokumente den Personen und deren Personalakte zugewiesen.
3.2. Dokumente anfordern
Fordern Sie benötigte Dokumente direkt über HRworks an. Haben Sie den Mitarbeitern unter “Personalakte/Einstellungen” die Berechtigung zum selbstständigen Hochladen der Dateien erteilt, erstellen Sie für das Einreichen eines bestimmten Dokuments eine Anforderung. Wählen Sie im Admin-Menü “Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentensammelkorb” im Reiter “Personen, die Dokumente hochgeladen haben” eine oder mehrere Personen aus und klicken Sie auf den entsprechenden Button.
Wählen Sie danach die gewünschte Person aus und definieren Sie die Anforderung im nachstehenden Fenster:
Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, auf die er im eigenen HRworks Zugang unter “Eingang/Zu erledigen/Meine Aufgaben” zugreifen und von hier aus direkt erledigen kann.
Im Reiter “Personen, die Dokumente hochgeladen haben” sehen Sie, welche Mitarbeiter Dateien in Ihren Dokumentenkorb hinzugefügt haben. Per Rechtsklick können Sie die Bearbeitungsoptionen des Dokuments abrufen.
3.3. Unterlagen via Dokumentenkorb der Mitarbeiter hochladen
Mitarbeiter können selbst unter “Personalbereich/Dokumentenkorb” mit Klick auf “Neu” PDF-Dokumente für ihre eigene Personalakte in HRworks hochladen. Als zuständiger Administrator werden Sie automatisch über neue Personaldokumente im Sammelkorb informiert ("Eingang/zu erledigen") und können auf diese direkt zugreifen:
Nachdem Sie in den Dokumentensammelkorb weitergeleitet wurden, öffnen Sie mit Doppelklick die eingereichten Unterlagen der ausgewählten Mitarbeiter. Sie landen automatisch im geöffneten Mitarbeiter-Menü unter "Personalverwaltung/Dokumentenkorb. Erstellen Sie für diese entweder entsprechende Personalakteneinträge oder schieben Sie sie in den Dokumentenkorb der Firma.
Möchten Sie einen neuen Personalakteneintrag erstellen, definieren Sie eine entsprechende Kategorie, optional auch das Datum zur Wiedervorlage sowie das Erstelldatum des Dokuments. Benötigt die angehängte Unterlage einen Kommentar, fügen Sie Notizen hinzu.
Die Personalakteneinträge werden unter “Personalverwaltung/Personalakteneinträge” des Mitarbeiters übersichtlich aufgelistet und können von hier aus einzeln bearbeitet werden.