In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, welche Schritte zur Einrichtung der Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt notwendig sind und wie Sie die Datenübertragung starten können.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Webinar zum Thema
- Vorteile des DATEV Lohnimportdatenservice
- Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnimportdatenservice
- Rollen zuweisen
- Einrichtung des DATEV Lohnimportdatenservice
- Stammdatenimport
- Durchführung des Exports zu DATEV Lohn und Gehalt
- Häufig gestellte Fragen
Liebe Kunden, wir möchten Sie darauf hinweisen, dass es derzeit vermehrte Meldungen gibt, wonach Daten beim Import in DATEV Lohn und Gehalt nicht übertragen werden. Es erfolgt keine Fehlermeldung nach dem Import in DATEV selbst. Seit dem 12.09. steht ein Hotfix in DATEV zur Verfügung. Bitte installieren Sie bzw. die Person, die den DATEV Mandanten verwaltet, das aktuelle Service-Release: P0000000-14120 (datev.de) und führen Sie den Export erneut durch.
Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an unseren Customer Service.
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Lernvideo zum Artikel:
2. Webinar zum Thema
Weitere Informationen zum Datenaustausch zwischen HRworks und DATEV finden Sie in unserem kostenlosen Webinar zum Thema Lohn & Gehalt DATEV .
3. Vorteile des DATEV Lohnimportdatenservice
Mit Hilfe des Lohnimportdatenservice können Sie mit nur einem Kick für die Lohnabrechnung relevante Stamm- und Bewegungsdaten (Fixgehälter sowie variable Vergütungsanteile)sowie Fehlzeiten an das DATEV Rechenzentrum übertragen. Die Daten werden hierbei über eine sichere Verbindung an DATEV gesendet. Dabei werden Sie stets über den aktuellen Status der Datenübertragung informiert. Mit dem Lohnimportdatenservice verbessern und beschleunigen Sie die Prozesse zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Steuerberatung im Rahmen Ihrer Lohnabrechnung.
4. Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnimportdatenservice
Die Voraussetzungen in Kürze:
- Sie verfügen über ein DATEV-Anmeldemedium zur Autorisierung der Schnittstelle in HRworks
- Die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter wurden Ihnen durch die Steuerberatung zur Verfügung gestellt
- Die Bestellung und Einrichtung der Schnittstelle Lohnimportdatenservice wurde durch Ihre Steuerberatung in DATEV ausgeführt
- Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung der DATEV-Integration zu Lohn und Gehalt mindestens die Version 11.65 von Lohn und Gehalt benötigt wird.
Bitte informieren Sie sich zuallererst bei Ihrer Steuerberatung, ob der Lohnimportdatenservice für Sie als Kunde in DATEV Lohn und Gehalt aktiviert ist. Beachten Sie hierbei, dass durch die Freischaltung des Lohnimportdatenservice gegebenenfalls zusätzliche Kosten für Ihre Steuerberatung entstehen können.
Des Weiteren benötigen Sie ein DATEV-Anmeldemedium mit den entsprechenden Rechten zur Aktivierung der DATEV-Integration in HRworks. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass Ihnen bei Einrichtung der Schnittstelle die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Bereitstellung des DATEV-Anmeldemediums und der DATEV-Personalnummern erfolgt durch Ihre Steuerberatung. Beachten Sie daher, dass die Inbetriebnahme der DATEV-Integration stets über Ihre Steuerberatung erfolgen muss.
Hinweis: Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung einer DATEV-Schnittstelle benötigen, können Sie über das DATEV-Partner-Onboarding einen Termin für ein kostenfreies Online-Gruppen-Training buchen.
Weitere Informationen zum initialen Bestellprozess der Datenservices für die DATEV-Integration in HRworks finden sich im hier verlinkten Video (seitens DATEV). Hier wird anhand des Lohnaustauschdatenservice gezeigt, wie entsprechende Datenservices bei der DATEV bestellt werden können und wie die allgemeine Rechtevergabe funktioniert.
Tipps für Ihre Steuerberatung zur Einrichtung des Lohnimportdatenservice finden Sie hier:
5. Rollen zuweisen
Weisen Sie als Master-Administrator den Personen, die für die Konfiguration der Schnittstellen zuständig sind, zunächst die entsprechende Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier unter “Grundlagen” den Haken bei “Exportformat-Administrator”.
Um den Export mit vollständigen Daten ausführen zu können, benötigen Sie außerdem die Administratorenrollen “Gehalts-Administrator”, “Lohnabrechnungs-Administrator” sowie "Lohnmonat-Administrator" unter „Lohn und Gehalt“ , den “Personen-Administrator” unter „Personen“ sowie die Rolle "Abwesenheits-Administrator" unter "Zeitwirtschaft".
Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab.
6. Einrichtung des DATEV Lohnimportdatenservice
Um den Lohnimportdatenservice nutzen zu können, konfigurieren Sie bitte zunächst die Schnittstelle zu DATEV Lohn und Gehalt im Menü “Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices”. Um die Konfiguration der Schnittstelle vorzunehmen benötigen Sie die Rolle „Exportformat-Administrator“.
Konfiguration der Schnittstelle
Hinweis: Es können unterschiedliche DATEV-Mandanten für die jeweils gleichen Organisationseinheiten angelegt werden. Voraussetzung ist, das pro Mandant nur die Lohnbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung aktiviert ist. Zudem muss diese Aktivierung bei allen Administratoren übereinstimmen.
Legen Sie im Reiter “Grundlagen” per Klick auf “Neuer DATEV-Mandant” zunächst einen Mandanten an. Geben Sie im nächsten Schritt die Mandanten- und Beraternummer (Pflichtfelder) an und ordnen Sie dem Mandanten die zugehörigen Organisationseinheiten zu. Des Weiteren können Sie für jeden Mandanten einen individuellen Namen vergeben und die E-Mail des Steuerberaters hinterlegen, sodass dieser nach der Datenübertragung an das DATEV Rechenzentrum unmittelbar informiert werden kann. Wählen Sie zudem als Zielsystem die Option „Lohn und Gehalt“ aus und geben Sie den ersten abzurechnenden Monat des Mandanten ein – erfragen Sie diesen Wert ggf. bei Ihrer Steuerberatung.
Hinweis: Stellen Sie vor dem ersten Exportlauf sicher, dass sich die Organisationseinheiten jeweils im aktuellen Lohnmonat befinden. Für notwendige Anpassungen kontaktieren Sie bitte einen HRworks Consultant.
Autorisierung des Mandanten
Führen Sie im nächsten Schritt die Autorisierung Ihres Mandanten gegenüber DATEV durch, um HRworks die Erlaubnis zu erteilen, Daten an DATEV übermitteln zu dürfen. Halten Sie für die Autorisierung bitte das von Ihrer Steuerberatung zur Verfügung gestellte DATEV-Anmeldemedium bereit. Die Autorisierung muss für jeden Mandanten und jeden HRworks Administrator separat erfolgen.
Achtung! Die Einrichtung und Autorisierung des DATEV Mandanten in HRworks muss von jedem Administrator individuell vorgenommen werden.
Die Einstellungen in den Reitern Grundlagen und Datenkonfiguration können hierbei individuell hinterlegt werden und müssen mit den Berechtigungen in DATEV übereinstimmen.
Um die Autorisierung durchzuführen klicken Sie auf “DATEV-Autorisierung starten”. Anschließend öffnet sich ein neues Tab mit der DATEV Login-Seite, auf der Sie sich zunächst mit dem Anmeldemedium authentifizieren. Stimmen Sie anschließend den erforderlichen Berechtigungen zu, um mit der Autorisierung fortfahren zu können.
Nach einer erfolgreichen Autorisierung erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status Ihres Mandanten wechselt unmittelbar auf “aktiv”. Sie können den Status Ihrer Autorisierung jederzeit einsehen und diese gegenüber DATEV widerrufen. Sobald sich ein Mandant im Status “aktiv” befindet können abrechnungsrelevante Daten an das DATEV Rechenzentrum übermittelt werden.
Konfiguration der Exportinhalte
In einem dritten Schritt haben Sie die Möglichkeit die zu übertragenden Stammdaten, Lohn- und Gehaltsdaten sowie Fehlzeiten zu definieren. Wechseln Sie hierzu in die Registerkarte “Datenkonfiguration”. Daten welche über die Schnittstelle nicht an DATEV übertragen werden sollen, können Sie über die Checkboxen problemlos abwählen.
Lohn- und Gehaltsdaten für die Lohnbuchhaltung:
Für die Konfiguration der Lohn- und Gehaltsdaten wählen Sie unter “Auswahl Datenservice” die Option “Lohn- und Gehaltsdaten für die Lohnbuchhaltung”.
In diesem Bereich definieren Sie, ob die zu übertragenen Lohn- und Gehaltsdaten als Festbezüge (Stammdaten) oder variable Bezüge (Bewegungsdaten) an DATEV übertragen werden. Monatlich gleichbleibende Bezüge sollten als Festbezüge übertragen werden. Damit die Festbezüge erfolgreich in DATEV eingespielt werden können, muss für die entsprechenden Lohnarten eine Festbezugs-ID hinterlegt werden. Diese muss zwingend eindeutig sein. Für variable Vergütungsbestandteile entfällt die Eintragung einer Festbezugs-ID daher.
Die in HRworks zu erfassende Festbezugs-ID wird in DATEV Lohn und Gehalt als Nr. angezeigt.
Hinweis: Voraussetzung für eine fehlerfreie Datenübertragung ist, dass Ihr Lohnabrechner alle unter Fixgehalt fallenden Lohnarten auf die gleiche DATEV Festbezugs-ID schlüsselt.
Beispiel: Das Grundgehalt (Lohnart 200) muss bei allen Mitarbeitern des Unternehmens beispielsweise auf die Festbezugs-ID 1 geschlüsselt sein. Ohne einen Abgleich und eine Harmonisierung der Festbezugs-IDs kann es bei Mitarbeitern mit abweichender Festbezugs-ID beispielsweise zu doppelten Gehaltszahlungen kommen. Für weitere Informationen zur Harmonisierung der DATEV Festbezugs-IDs kontaktieren Sie bitte Ihren DATEV Support und informieren sich über folgendes Hilfe-Dokument.
Zusätzlich sind für die zur Verfügung stehenden Lohnarten die Exportschlüssel (numerisch) zu prüfen und ggf. zu ergänzen. Weitere Lohnarten können unter “Admin/Lohn und Gehalt/Lohnarten” angelegt werden. Bitte stimmen Sie die Lohnarten, Exportschlüssel und Festbezugs-IDs im Vorfeld der Übertragung an DATEV mit Ihrem Lohnabrechner ab.
Auszahlung von Reisekostenabrechnungen per Lohnbuchhaltung:
Für die Auszahlung von Reisekosten über die Lohnbuchhaltung stehen Ihnen die folgenden Systemlohnarten zur Verfügung:
- Steuerfreie Verpflegungszuschüsse
- Steuerfreie Fahrtkostenpauschale
- Steuerfreie Übernachtungspauschale
- Reisenebenkosten (Belege)
- Pauschal steuerpflichtige 25 %
- Voll steuerpflichtig
Zur Selektion der entsprechenden Lohnarten wählen Sie unter “Datenkonfiguration/Auswahl Datenservice” die Option “Lohn- und Gehaltsdaten für die Lohnbuchhaltung” aus.
Per DATEV-Export kann der erforderliche Ausweis der steuerfreien Verpflegungszuschüsse und steuerfreien Fahrtkostenpauschale auf der Lohnsteuerbescheinigung automatisch zu erzeugen. Folgende Exportschlüssel sind zu hinterlegen, damit der Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung automatisch durch DATEV erzeugt wird:
- Steuerfreie Verpflegungszuschüsse: 9650
- Steuerfreie Fahrtkostenpauschale: 9600
Für den Fall, dass Sie die Reisekostenabrechnungen primär über die Finanzbuchhaltung auszahlen, haben Sie die Möglichkeit, über den Lohn-Export den Ausweis auf der Lohnsteuerbescheinigung automatisch zu erzeugen, eine zusätzliche Auszahlung über die Lohnbuchhaltung jedoch zu unterbinden. Selektieren Sie in diesem Anwendungsfall zunächst die Lohnarten für die steuerfreien Verpflegungszuschüsse und die steuerfreie Fahrtkostenpauschale. Anschließend wählen Sie die Checkbox “Keine Auszahlung über Abrechnung” aus. Geben Sie nachfolgend die mit Ihrem Lohnabrechner abgestimmten Netto-Abzugsnummern ein. Hierdurch werden Nettoabzüge mit negativem Vorzeichen in Höhe der korrespondierenden steuerfreien Lohnart per DATEV-Export übermittelt und somit eine weitere Auszahlung über die Lohnbuchhaltung unterbunden.
Hinweis: Grundsätzlich werden innerhalb des Lohnimportdatenservices nur Reisekostenabrechnungen und Belegmappen im Status "Abgerechnet" im zu übertragenden Lohnmonat an DATEV berücksichtigt. Das Setzen auf "Abgerechnet" erfolgt mithilfe eines Finanzbuchhaltungsexports/berichts oder der DATV API zu DATEV Rechnungswesen.
Stammdaten für die Lohnbuchhaltung:
Um die für den Datenexport vorgesehenen Stammdaten zu definieren wählen Sie unter “Auswahl Datenservice” die Option “Stammdaten für die Lohnbuchhaltung”. Die für den Datenexport vorgesehenen Stammdaten selektieren Sie über die angebotenen Checkboxen.
Folgende Stammdaten stehen zur Datenübertragung an DATEV zur Verfügung:
| Bankverbindung - BIC | Bankverbindung - IBAN | Abweichender Kontoinhaber |
| Ausbildungsbeginn | voraussichtliches Ausbildungsende | Eintrittsdatum |
| Austrittsdatum | Adresse - Land | Adresse - Ort |
| Adresse - PLZ | Adresse - Straße | Adresse - Hausnummer |
| Adresse - Zusatz | Geburtstag | Geburtsland |
| Geburtsort | Staatsangehörigkeit | Arbeitserlaubnis gültig bis |
| Aufenthaltserlaubnis gültig bis | Nachname | Vorname |
| Titel | Höchster Bildungsgrad | Höchste berufliche Qualifikation |
| Studienbescheinigung gültig bis | Geschlecht | Beitragsgruppenschlüssel Krankenversicherung |
| Beitragsgruppenschlüssel Rentenversicherung | Beitragsgruppenschlüssel Arbeitslosenversicherung | Beitragsgruppenschlüssel Pflegeversicherung |
| Personengruppenschlüssel | Tätigkeitsschlüssel | Sozialversicherungsnummer |
| Konfession | Steuerklasse | Steuer-ID |
| DATEV-Personalnummer | Vertragsform | Arbeitnehmerüberlassung |
| Geburtsname | Kinderfreibetrag | Faktor für Steuerklassen IV/IV |
| Stammkostenstelle | Stammkostenträger | Anhang M |
| Ersteintrittsdatum | Arbeitspläne (wöchentliche Arbeitszeit) | Grundurlaubsanspruch (Personenanspruch) |
Hinweis:
- Lohnspezifische Attribute wie die DATEV-Personalnummer, Beitragsgruppenschlüssel, Tätigkeitsschlüssel & Personengruppenschlüssel lassen sich in den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter eintragen, nachdem diese einem DATEV-Mandanten zugeordnet wurden.
- Arbeitsplandaten können nur übertragen werden, wenn in den Einstellungen für die Arbeitspläne bei "Anzahl Tage"=7 Tage definiert ist (Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Grundlagen/Arbeitspläne).
- Aufgrund einer Programmänderung durch die DATEV ist es derzeit nicht mehr möglich, Kinderdaten an DATEV Lohn und Gehalt zu übertragen
Achtung! Grundsätzlich sollte ein Eintrittsdatum pro Person in den jeweiligen Stammdaten hinterlegt sein, um eine Übertragung zu gewährleisten. Wenn mehrere Beschäftigungszeiträume für eine Person vorliegen, aktivieren Sie die Checkbox "Eintrittsdatum für den aktuellen Beschäftigungszeitraum" im Mitarbeiter-Menü/Stammdaten/Stammdaten/Reiter "Lohnspezifische Daten". Tragen Sie hier das Datum des aktuellen Beschäftigungszeitraums ein, welches bei der Person in DATEV hinterlegt ist.
Fehlzeiten für die Lohnbuchhaltung:
Für die Konfiguration der Fehlzeiten wählen Sie unter “Auswahl Datenservice” zunächst die Option “Fehlzeiten für die Lohnbuchhaltung” aus. Wählen Sie im nächsten Schritt die zu übertragenden Abwesenheits- und Krankheitsarten per Checkbox aus.
Für die Übertragung stehen Ihnen die im Menü “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Abwesenheitsarten” und “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Krankheitsarten” vorhandenen Fehlzeiten zur Verfügung. Hinterlegen Sie zusätzlich pro Fehlzeit den zugehörigen Exportschlüssel.
Hinweis:
- Bitte beachten Sie, dass ausschließlich die folgenden Fehlzeiten mit den entsprechenden Exportschlüsseln an DATEV Lohn und Gehalt übertragen werden können.
- Stornierungen oder Änderungen bereits übertragener Fehlzeiten können nicht per Schnittstelle übertragen werden.
Pflege der Krankenkassennummer
Um die Krankenkassendaten erfolgreich an DATEV Lohn und Gehalt exportieren zu können, muss unter "Administrator/Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Gesetzliche Krankenkassen" für jede zu übertragende Krankenkasse eine eindeutige Krankenkassennummer hinterlegt werden. Ohne eingetragene Krankenkassennummer kann kein Export an DATEV erfolgen. Die Krankenkassennummern können Sie bei Ihrem Steuerbüro/Lohnbüro anfragen. Diese sind in DATEV wie folgt ersichtlich:
Hinweis: Die einzutragenden Krankenkassennummern sind vor der Übertragung zwingend mit Ihrem Lohnabrechner abzustimmen und zu harmonisieren. Als Unterstützung für den Abgleich und die Harmonisierung der Krankenkassennummern kann auf die im DATEV Daten-Analyse-System (DALY) zur Verfügung gestellte Standardauswertung “Krankenkassenaufstellung” zurückgegriffen werden.
Bitte beachten Sie hierbei, dass die Krankenkassen in DATEV bereichsübergreifend zugeordnet sind. Bedeutet, dass die zugehörigen Krankenkassennummern in DATEV über alle Mandanten hinweg eindeutig sein müssen.
Sollten Sie Krankenkassen in DATEV doppelt angelegt und hierfür zwei unterschiedliche Krankenkassennummern vergeben haben, können Sie die bereits vorhandenen Gesetzlichen Krankenkassen in HRworks kopieren. Klicken Sie hierfür einfach per Rechtsklick auf die gewünschte Krankenkasse im Menü Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Gesetzliche Krankenkassen und wählen Sie die Option "Kopieren" aus. Nach Vergabe eines "Namenszusatz" können Sie die Anlage abschließen.
7. Stammdatenimport
Vor Durchführung des ersten Exports per API empfehlen wir, einen Abgleich der in DATEV und HRworks hinterlegten Stammdaten durchzuführen. Durch den Datenabgleich können fehlende Stammdaten in HRworks ergänzt als auch Differenzen ausgeglichen werden.
Für eine schnelle und korrekte Datenharmonisierung empfehlen wir Ihnen auf den DATEV Lohnergebnisdatenservice zurückzugreifen. Weitere Informationen und Einrichtungshinweise finden Sie in folgendem Artikel.
8. Durchführung des Exports zu DATEV Lohn und Gehalt
Nach erfolgter Autorisierung des DATEV Lohnimportdatenservice, können Sie den Export der Stamm- und Bewegungsdaten im Admin-Menü “DATEV-Datenservices/Lohnimportdatenservice” durchführen. Hierfür benötigen Sie die Administratorenrollen “Gehalts-Administrator”, “Lohnabrechnungs-Administrator” und “Personen-Administrator”.
Auswahl des Zahlungsmonat & Prüfung der Lohndaten
Wählen Sie im ersten Schritt den Mandaten aus, für den Sie Daten an das DATEV Rechenzentrum übertragen möchten. Selektieren Sie anschließend den entsprechenden Monat, welcher für den Export herangezogen werden soll. Die zur Übertragung an DATEV zur Verfügung stehenden Löhne und Gehälter des ausgewählten Monats können anschließend eingesehen und überprüft werden. Per Rechtsklick haben Sie die Möglichkeit Anpassungen an Lohn- und Gehaltsdaten Ihrer Mitarbeiter vorzunehmen.
Hinweis:
- Werte der Reisekostenabrechnungen werden in dem Reiter "Zahlungen" nicht mit ausgegeben, da die Prüfung dieser bereits in vorherigen Prozessen abgeschlossen wurde. Wie viele Reisen im Lohnexport enthalten sind, können Sie im Reiter "Übersicht" im Feld "Werte in Lohnmonaten" einsehen.
- Im Gegensatz zu HRworks wird in DATEV bei Festbezügen kein Ende Datum vergeben. Damit in HRworks endende Zahlungen nicht zu einer weiteren Auszahlung in DATEV führen, wird mit dem auf den Ende Monat folgenden Auszahlungsmonat der Betrag 0 € an DATEV übermittelt. Hierdurch können aufwändige Kommunikationsprozesse zwischen Mandant und Kanzlei reduziert werden
Beispiel: Eine bei Ihrem Mitarbeiter hinterlegte kontinuierliche Zahlung endet im Dezember 2022. Mit der Übertragung der Gehaltszahlungen für den Monat Januar 2023 wird für diesen Festbezug der Betrag 0 € an DATEV übermittelt. Für den Fall, dass Sie für den Januar 2023 eine Folgezahlung mit der identischen Lohnart hinterlegt haben, wird der in DATEV hinterlegte Festbezug jedoch um die neue Zahlung angepasst. - Zukünftige Lohn- und Gehaltszahlungen, welche bereits bei Ihren Mitarbeitern hinterlegt sind, werden erst an DATEV übertragen, wenn der Beginn Monat der entsprechenden Zahlung als Zahlungsmonat ausgewählt wurde.
Prüfung der Personendaten
Im Reiter “Personendaten” haben Sie nun die Möglichkeit, die zu übermittelnden Stammdaten vor der Datenübertragung einer abschließenden Prüfung zu unterziehen. Seit dem letzten Exportlauf erfolgte Stammdatenänderungen werden hierbei farblich für Sie hervorgehoben. Per Rechtsklick können Sie zudem die Stammdaten einzelner Personen öffnen und bearbeiten.
Prüfung der Fehlzeiten
Im Reiter “Fehlzeiten” haben Sie nun die Möglichkeit, die zu übermittelnden Fehlzeiten vor der Datenübertragung einer abschließenden Prüfung zu unterziehen. Wählen Sie zunächst unter “Zeitraum für den Abwesenheitsexport” die zu übertragenden Fehlzeiten für den Export aus. Als Abwesenheits-Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit per Rechtsklick einzelne Fehlzeiten zu öffnen und vor dem Datenexport zu bearbeiten.
Hinweis: Die Fehlzeiten werden per Bewegungsdatendatei in die Kalendererfassung an DATEV Lohn und Gehalt übertragen. Bei monatsübergreifenden Abwesenheiten oder Krankmeldungen werden somit mehrere Exportdateien erstellt, welche in DATEV Lohn und Gehalt separat importiert werden müssen. Übertragen Sie daher idealerweise lediglich die für den aktuellen Abrechnungsmonat relevanten Fehlzeiten, um möglichst wenige Importe in DATEV durchführen zu müssen.
Übertragung der Daten an das DATEV Rechenzentrum
Nach Prüfung der Lohndaten können die Abrechnungsdaten mit nur einem Klick über den Button “Daten an DATEV übertragen” an das DATEV Rechenzentrum gesendet werden. In der Registerkarte “Übersicht” können Sie vor der Übertragung nochmals die im Export enthaltenen Organisationseinheiten prüfen. Zusätzlich können Sie den vorangegangenen Lohnlauf als auch weitere im Export enthaltene Werte wie Reisekostenabrechnungen, Mahlzeitenzuschüsse und Gutscheine einsehen.
Einsicht in die Exporthistorie
Im Bereich “Aktuelle Exporte” werden die zuletzt erstellten Exporte angezeigt. In dieser Übersicht erhalten Sie insbesondere detaillierte Statusinformationen über die erstellten Exporte. Nach erfolgreicher Datenübertragung, wechselt der Status des Exports auf “Hochgeladen”. Nun kann Ihre Steuerberatung die übermittelten Daten aus dem Rechenzentrum in DATEV Lohn und Gehalt importieren und verarbeiten. Sobald der Import durch Ihre Steuerberatung erfolgreich durchgeführt wurde, wechselt der Status des Exports auf “In DATEV importiert”. Die Stamm- und Bewegungsdaten wurden in diesem Fall erfolgreich verarbeitet. Per Rechtsklick auf einen Export können Sie zusätzlich einen detaillierten Verarbeitungsstatus und ein Protokoll aufrufen.
9. Häufig gestellte Fragen
Ist die Datenübertragung per Schnittstelle sicher?
Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Aus diesem Grund werden Ihre Daten nach aktuellen Standards verschlüsselt per TLS (Transport Layer Security) an das DATEV Rechenzentrum übermittelt.
Können neben Änderungsdaten auch neu eingetretene Mitarbeiter aus HRworks heraus an DATEV übertragen werden?
Sobald Sie in den Stammdaten eines Mitarbeiters eine DATEV-Personalnummer vergeben, wird dieser bei der nächsten Datenübertragung berücksichtigt. Hierdurch ist es möglich, neu eingetretene Mitarbeiter direkt aus HRworks heraus an DATEV zu übertragen und für die Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Bei der Vergabe der DATEV-Personalnummer wird sichergestellt, dass diese innerhalb eines Mandanten eindeutig ist.
Wie läuft die Einrichtung ab? Benötige ich hier Unterstützung?
Wir empfehlen Ihnen bei Interesse an der DATEV-Integration frühzeitig Kontakt mit Ihrer Steuerberatung aufzunehmen, um den Abrechnungsprozess abzustimmen und an die benötigten Daten zur Einrichtung zu gelangen. Die Schnittstelle Lohnimportdatenservice muss in DATEV durch Ihre Steuerkanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt und eingerichtet werden. Sollte Ihre Steuerkanzlei Hilfe bei der Bestellung und Einrichtung benötigen, so kann diese einen kostenfreien Termin beim DATEV-Partner-Onboarding-Team buchen. Für Informationen zum Einrichtungsprozess in HRworks steht Ihnen neben diesem Helpcenter Artikel auch gerne unser Consulting-Team zur Verfügung.
Ersetzt die DATEV API die bisherigen Exporte und die Änderungsübersicht?
Bei Aktivierung der DATEV Schnittstelle ist es nicht mehr notwendig, den bisherigen Lohnbuchhaltungsexport zu erstellen und manuell an Ihre Steuerberatung zu übermitteln. Auch die Änderungsübersicht wird durch die neue Funktion ersetzt. Mit der DATEV Integration steigern Sie Ihre Effizienz in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und können noch mehr abrechnungsrelevante Daten als bisher übermitteln.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Monats den Mandanten wechselt oder das Unternehmen verlässt?
Im Monat, in dem Ihr Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder durch einen Wechsel der Organisationseinheit einem anderen Mandant zugeordnet ist, wird Ihr Mitarbeiter weiterhin dem ursprünglichen Mandanten zugerechnet und exportiert. Hierdurch wird sichergestellt, dass anteilige Lohnzahlungen weiterhin in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. Bitte berücksichtigen Sie hierbei die in HRworks hinterlegten Lohn- und Gehaltszahlungen gegebenenfalls anzupassen.
Welche Daten sollten in HRworks sinnvoll gepflegt sein, um die DATEV Integration möglich sinnvoll nutzen zu können?
Um Personen an DATEV übermitteln zu können muss zunächst die DATEV-Personalnummer als Pflichtfeld in den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter hinterlegt werden. Generell empfehlen wir frühzeitig Kontakt zu Ihrer Steuerberatung aufzunehmen, um sich bezüglich der zu übertragenden Stammdatenattribute abzustimmen. Fehlende Stammdaten können Sie problemlos per Import vervollständigen. Für den Fall, dass die Funktion Lohn & Gehalt in HRworks noch nicht genutzt wird, empfehlen wird diese zu aktivieren und Gehaltsdaten für die Übertragung bei Ihren Mitarbeitern zu hinterlegen. Für die Einrichtung dieser Funktion steht Ihnen ein Helpcenter Artikel sowie unser Consulting-Team zur Verfügung.
Muss die DATEV-Personalnummer mit der HRworks-Personalnummer identisch sein und wo wird diese erfasst?
Die DATEV-Personalnummer kann von der in HRworks hinterlegten Personalnummer abweichen, muss innerhalb eines Mandanten jedoch eindeutig sein. Die DATEV-Personalnummer kann innerhalb der lohnspezifischen Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Lohnspezifischen Stammdaten sind bearbeitbar, nachdem die Organisationseinheit eines Mitarbeiters einem Mandanten zugeordnet wurde.
Unsere Steuerberatung nutzt ein anderes Abrechnungsprogramm als DATEV, können wir dennoch die Daten von HRworks in ein anderes System exportieren?
Eine One-Click-Schnittstelle ist derzeit nur für DATEV verfügbar. Über manuelle Exporte ist der Austausch der Daten jedoch auch für andere Systeme möglich. Hierbei unterstützen Sie die Kollegen im Consulting und Support gerne.
Wird nach der erfolgreichen Lohnabrechnung in DATEV Lohn und Gehalt auch automatisch die digitale Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter nach HRworks zurück importiert?
Nutzen Sie hierfür gerne den DATEV Lohnauswertungsdatenservice. Mehr Informationen zur Einrichtung und Anwendung finden Sie in folgendem Helpcenter Artikel. Alternativ können die Gehaltsdokumente Ihren Mitarbeitern per Massenimport zugewiesen werden. Mehr Informationen hierzu finden Sie in folgendem Helpcenter-Artikel.
Werden dem Steuerberater nach dem Export die Daten direkt in die DATEV Lohn und Gehalt importiert oder kann er noch einwirken?
Die abrechnungsrelevanten Daten werden von HRworks zunächst an das DATEV Rechenzentrum übermittelt. Sobald die Daten im DATEV Rechenzentrum angekommen sind, hat Ihre Steuerberatung in DATEV Lohn und Gehalt die Möglichkeit diese Daten abzurufen und für die Weiterverarbeitung zu importieren. Es ist daher stets ein manueller Schritt durch Ihre Steuerberatung für die Datenübernahme notwendig.
Wir nutzen DATEV Lohn und Gehalt als Selbstbucher ohne eine externe Steuerberatung. Können wir die Bestellung und Einrichtung der Schnittstelle Lohnimportdatenservice daher selbst durchführen?
Als Mandant im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft können Sie die DATEV-Datenservices Personalwirtschaft über die MyDATEV Mandantenregistrierung eigenständig in Betrieb nehmen. In Folgendem Artikel erfahren Sie, welche Voraussetzungen und Schritte hierfür notwendig sind.
Wie werden die per API übertragenen Daten in DATEV verarbeitet?
Die von HRworks an DATEV übertragenen Daten werden von Ihrer Steuerkanzlei auf Mandantenebene verarbeitet. Nähere Informationen zum Import der Daten erhalten Sie in folgendem Artikel. Beim Import der Bewegungsdaten ist zu beachten, dass als Herstellerinformation „Bewegungsdaten (Standard)“ auszuwählen ist, um den Datenabruf durchführen zu können.