Hinweisgebersystem - Hinweise bearbeiten

Inhaltsverzeichnis

1. Hinweis öffnen
2. Hinweis bearbeiten 
3. Kommunikation im Hinweis
4. Organisation des Hinweises

2. Hinweis öffnen

Wenn eine Person einen Hinweis über den Hinweisgeber-Portal-Link eingereicht hat, werden Sie als Hinweisgeber-Ansprechpartner darüber per E-Mail informiert.

Um zur Bearbeitung zu gelangen, klicken Sie auf den entsprechenden Hinweis. Sie werden nun aufgefordert, Ihr persönliches Passwort, welches Sie bei der Aktivierung Ihres Accounts vergeben haben, einzugeben. 

3. Hinweis bearbeiten

Nach Eingabe des Passwortes werden Sie zur Bearbeitung des Hinweises weitergeleitet. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die vom Hinweisgeber übermittelten Informationen. Zudem können Sie einsehen, ob andere Ansprechpartner den Hinweis bereits geöffnet haben. Diese werden zur besseren Übersicht farblich hervorgehoben.

Text schwärzen

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Inhalte im Hinweis zu schwärzen, wenn diese für die Klärung des Sachverhalts nicht relevant sind.  Zusätzlich können Sie einen Kommentar hinterlegen, um die Gründe für die Schwärzung zu erläutern.

4. Kommunikation im Hinweis

Für die interne und externe Kommunikation stehen Ihnen zwei Reiter zur Verfügung.

Interne Dokumentation

Im Reiter "Interne Dokumentation“ können Sie die Bearbeitung des Hinweises intern festhalten. Nutzen Sie diesen Bereich beispielsweise, um eine To-do-Liste mit den nächsten Schritten zu erstellen. Sie können entweder einen individuellen Freitext verfassen oder eine vorhandene Vorlage verwenden und Dokumente hinzufügen. Nach dem Speichern wird der Eintrag dem Hinweis hinzugefügt und ist für andere berechtigte Ansprechpartner einsehbar.

Hinweisgeber antworten

Im Reiter "Hinweisgeber antworten“ können Sie mit dem Hinweisgeber kommunizieren. Hier haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten zu versenden, beispielsweise eine Eingangsbestätigung des Hinweises. Jede Nachricht wird automatisch im Hinweis dokumentiert.

Der Hinweisgebende muss sich proaktiv mit seinem persönlichen Passwort und der persönlichen URL im Hinweisgebersystem anmelden und prüfen, ob es eine Rückmeldung zu seinem Hinweis gibt.

Aus Sicherheitsgründen werden keine Kontaktdaten des Hinweisgebenden gespeichert; daher erfolgt die Kommunikation nicht direkt per E-Mail.

5. Organisation des Hinweises

In der Bearbeitungsoberfläche des Hinweises können Sie definieren, ob Sie für diesen Hinweis per E-Mail benachrichtigt werden möchten. 

Des Weiteren können Sie den Status des Hinweises anpassen und einen Titel oder eine Fallnummer vergeben. Um eine aussagekräftige statistische Auswertung der Hinweise zu gewährleisten, können Sie dem Hinweis Eigenschaften zuweisen. 

Möchten Sie weitere Personen, die zur Bearbeitung des Hinweises relevant sind, einladen, klicken Sie auf “Person hinzufügen”. 

Fristen

In den Kategorie-Einstellungen werden Fristen für die Eingangsbestätigung, Rückmeldung sowie die Löschung von Hinweisen festgelegt. Dokumentieren Sie im Hinweis, welche Bearbeitungsschritte bereits abgeschlossen wurden.

Wird die Löschung eines Hinweises angestoßen, werden alle an der Bearbeitung beteiligten Ansprechpartner darüber informiert. Auf diese Weise kann eine unbeabsichtigte oder fehlerhafte Löschung verhindert werden. Hinweise werden endgültig nach Ablauf der hinterlegten Frist gelöscht. 

Hinweis exportieren

Sie haben die Möglichkeit, den gesamten Verlauf des Hinweises zu exportieren.