In folgendem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter, wie Sie Ihren persönlichen HRworks Kalender mit Ihrem Google oder Outlook Konto synchronisieren.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- Synchronisation aktivieren
- Anmeldung mit Google Account
- Anmeldung mit Outlook Account
- Ereignisse übertragen
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren ...
- ... wie Sie Ihren HR WORKS Kalender mit Ihrem externen Google- oder Office-365-Kalender verknüpfen.
2. Synchronisation aktivieren
Die Kalendersynchronisation aktivieren Sie in Ihrem HR WORKS Account oben rechts über Ihr Profilbild und dort unter „Mein Profil“. Wählen Sie daraufhin „Einstellungen“ im Menü links und klappen den Bereich „Synchronisations-Einstellungen“ auf.
Entscheiden Sie im Bereich der Kalenderauswahl, ob Sie die Synchronisation mit Google- oder Office-365-Kalender aktivieren möchten.
Nachdem Sie den gewünschten Button anklicken, werden Sie direkt zur Anmeldung in Ihren Account weitergeleitet. Möchten Sie beide Zugänge gleichzeitig verwenden, aktivieren Sie die Accounts nacheinander durch die jeweilige Anmeldung.
Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer ein und fahren mit Klick auf „Weiter“ fort.
Mit Klick auf den Button „Zulassen“ erteilen Sie HR WORKS auf der nachkommenden Seite die Erlaubnis auf Ihren Google-Kalender zuzugreifen.
Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein und fahren Sie mit Klick auf „Weiter“ fort.
Mit Klick auf den Button „Ja“ erteilen Sie HRworks auf der nachkommenden Seite die Erlaubnis auf Ihren Outlook-Kalender zuzugreifen.
Nach einer erfolgreichen Synchronisation wird der Status unmittelbar auf „aktiv“ umgesetzt. Zudem erhalten Sie die folgende Erfolgsmeldung:
Hinweis: Das System weist nach erfolgreicher Aktivierung darauf hin, dass bereits eingetragene, aktuell bestehende Termine nicht synchronisiert werden, sondern nur ab der Aktivierung neue Einträge. 
Bestimmen Sie danach in den “Freigaben und Privatsphäre-Einstellungen”, welche Ereignisse in Ihren externen Kalender übertragen werden sollen. Legen Sie dementsprechend in den vorhandenen Dropdown-Menüs fest, ob Reisen, Abwesenheiten, Krankmeldungen und Mitarbeitergespräche öffentlich, privat oder nicht synchronisiert werden sollen. Mit Klick auf "Speichern" sichern Sie Ihre Einstellungen.
Ereignisse werden direkt nach Ihrer Erstellung in HR WORKS sowie nach jeder Änderung in Ihrem externen Kalender aktualisiert. Erstellen Sie z. B. eine neue Abwesenheit, wird diese automatisch in Ihren persönlichen Kalender übertragen. Wie Sie eine Abwesenheit erfassen, erfahren Sie im Artikel „Wie beantrage ich eine Abwesenheit?” im Abschnitt „Zeitwirtschaft“.
Hinweis: Die Synchronisation funktioniert immer in Richtung HR WORKS --> Externer Kalender. Dadurch wird sichergestellt, dass keine inkonsistenten Daten in HR WORKS gespeichert werden.