In diesem Artikel erfahren Sie als Vorgesetzter, wie Sie erfolgreich die ersten Schritte in HRworks bewältigen.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo
- "Mein Team"-Kachel im Dashboard
- "Mein Team"-Funktionsdashboard
- Abwesenheitsübersicht
- Mitarbeiter
- Genehmigung
- Ereignisse
- Mitarbeitergespräche
- Plausibilitätskontrolle
- Berichte
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
Sie erhalten direkt in Ihrem Dashboard einen Überblick darüber, wie viele Ihrer Teammitglieder anwesend sind, wie viele Genehmigungen noch ausstehen und ob in Kürze Ereignisse sowie Mitarbeitergespräche bevorstehen.
Weiterführende Informationen zum Dashboard und allgemeine Tipps und Tricks zur User-Oberfläche, finden Sie in folgendem Artikel.
Der Bereich „Mein Team“ verfügt über ein eigenes Funktionsdashboard. In den einzelnen Kacheln erhalten Sie bereits die wichtigsten Informationen. Per Klick auf die Kacheln erreichen Sie die entsprechende Funktion.
In der Kachelvorschau erhalten Sie direkt einen kurzen Überblick über die Anwesenheit Ihres Teams.
Öffnen Sie die Abwesenheitsübersicht, um den Firmenkalender für Ihr eigenes Team einzusehen und hier neben Urlaub, Homeoffice und Reisen auch Geburtstage und Jubiläen zu erfassen.
Mit Klick auf das Drucksymbol können Sie die Ansicht drucken. Die Darstellung des Kalenders in der Druckansicht kann je nach verwendetem Browser variieren und von den tatsächlichen Druckergebnissen abweichen. Für beste Ergebnisse empfehlen wir Google Chrome.
Hinweis: Die Anwesenheitsanzeige in der Dashboard Kachel kann nur bis zu 40 Personen darstellen. Bei größeren Teams nutzen Sie bitte direkt die Abwesenheitsübersicht. Diese können Sie auch als Lesezeichen in Ihrem Browser speichern!
5. Mitarbeiter
Klicken Sie auf eines Ihrer Teammitglieder, um die Person zu öffnen. Über das ⋮-Menü können Sie direkt in einen gewünschten Bereich springen, z.B. um Ihr Teammitglied krankzumelden.
Hinweis: Um indirekte Mitarbeiter einsehen zu können, welche ihren Mitarbeitern zugeordnet sind, klicken Sie auf Mitarbeiter: Anzahl.
So gehen Sie pro hierarchischer Zuordnung vor, bis Sie beim gewünschten Mitarbeiter-Menü angekommen sind.
Über das Banner in der geöffneten Person sehen Sie wessen Daten Sie betrachten und ob Sie dies in Ihrer Rolle als Vorgesetzter, Genehmiger oder Erfassungsstellvertreter tun.
Hinweis: Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie Ihre Mitarbeiter aufrufen und verwalten. Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.
Wurden keine anderen Personen Ihres Unternehmens als Abwesenheits- oder Reisekostengenehmiger hinterlegt, erhalten Sie im Menü “Mein Team/Genehmigung” alle zur Genehmigung eingereichten Abwesenheits-, Homeoffice-, Arbeitsmittel- und Reiseanträge sowie Reisekostenabrechnungen Ihres Teams.
Hier erhalten Sie die wichtigsten Informationen zu den jeweiligen Anträgen. Für noch mehr Details doppelklicken Sie in die Zeile oder wählen die Option “Mehr anzeigen”. Die Anträge werden somit in separaten Registerkarten angezeigt. Nachdem Sie diese überprüft haben, wählen Sie anschließend die entsprechenden Buttons, um die Vorgänge zu genehmigen oder abzulehnen.
Möchten Sie einen Antrag ablehnen, müssen Sie in das Bemerkungsfeld eine Begründung eintragen. Eine Reisekostenabrechnung inkl. der Belege kann durch Sie nur als Ganzes genehmigt oder abgelehnt werden. Einzelne Belege oder Tage können nicht genehmigt bzw. abgelehnt werden.
Hinweis: Sofern bei einer Person nur Reisekosten zur Genehmigung vorliegen, können Sie die Person selektieren und Reisekostenberichte zu den vorliegenden Abrechnungen erstellen.
Der ganze Genehmigungsprozess kann auch mobil durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf “Mein Team/Genehmigung” und sehen Sie sich die eingegangenen Anträge an.
Hinweis: Über Klick auf das ⋮-Menü des Reiseantrag können Sie ein Kontextmenü aufrufen, das Ihnen weitere Funktionalitäten (wie In neuem Tab öffnen, Einsicht in die Digitalen Belege oder Berichte) bietet.
Hinweis: Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie Anträge Ihrer Mitarbeiter genehmigen. Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.
7. Ereignisse
Verpassen Sie nicht, Ihren Mitarbeitenden zu gratulieren! Im Bereich Ereignisse sehen Sie, ob in der aktuellen oder den folgenden zwei Kalenderwochen Geburtstage, Jubiläen oder Ein- bzw. Austritte bevorstehen.
Im geöffneten Menü sind diese Ereignisse pro Wochen einsehbar.
Weiterhin können Sie Termine für Mitarbeitergespräche verwalten und diese ebenfalls abhalten. Sie sehen direkt, ob neue Gespräche anstehen oder die Nachbearbeitung eines vergangenen Gespräches erforderlich ist.
Näheres zu Mitarbeitergespräche erfahren Sie in diesem Artikel.
9. Plausibilitätskontrolle
Überprüfen Sie die gestempelten Arbeitszeiten Ihres Teams. Mit Klick auf "Suchen" führen Sie Suche nach den hinterlegten Filtereinstellungen durch. Sofern eine offene Arbeitszeit vorliegt, wird Ihnen dies im unteren Bereich des Menüs aufgeführt.
Mit Klick auf das Dreipunkt-Menü können Sie dem Mitarbeiter in einem neuen Tab öffnen oder eine Aufgabe für den Mitarbeiter zur Abschließung der Arbeitszeit erstellen.
10. Berichte
In diesem Menü können Sie Auswertungen mit Daten aus den Bereichen Reisekosten, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Lohn und Gehalt sowie Kurzarbeit zu Ihren Mitarbeitern erstellen und herunterladen.
In folgendem Artikel erfahren Sie mehr zu dieser Funktion.