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Bewerber einstellen, Onboarding starten, Arbeitsvertrag erstellen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für den passenden Mitarbeiter aus der Bewerbung ein Onboarding Formular und Arbeitsvertrag generieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Bewerber einstellen

2. Onboarding starten

3. Arbeitsvertrag erstellen 

 

 

1. Bewerber einstellen

Haben Sie den passenden Mitarbeiter für eine Stelle gefunden, generieren Sie aus der Bewerbung ein Onboarding Formular, das dem neuen Mitarbeiter zugesendet wird. Öffnen Sie zunächst das Admin-Menü “Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Bewerbungen” und ändern Sie den Status mit Rechtsklick auf den Bewerber auf “Eingestellt”.

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Wählen Sie im nachfolgenden Fenster die gewünschten Optionen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf den entsprechenden Button.

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2. Onboarding starten

Wenn Sie nur die Checkbox “Onboarding für die selektierte Person starten” aktivieren, werden Sie in das entsprechende Menü weitergeleitet und können dieses ggf. mit den Ihnen bekannten Informationen ausfüllen ("Admin-Menü/Personalverwaltung/Onboarding"). Außerdem werden hier alle persönlichen Daten vom Bewerbungsprozess übertragen. Mit Klick auf “Freigeben” aktivieren Sie die Eingabe für den Mitarbeiter und senden ihm eine E-Mail mit Link zum Formular.

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Direkt von zu Hause können neue Mitarbeiter alle zur Einstellung erforderlichen Daten (z. B. Familienstand, Anschrift und Bankverbindung) ergänzen und von der Personalabteilung benötigte Dokumente (z. B. Unterlagen zur Kranken- oder Sozialversicherung) digital anhängen.

 

 

3. Arbeitsvertrag mit Haufe DocPlus erstellen

Info: Für die Arbeitsvertragserstellung über Haufe DocPlus benötigt es zunächst die Aktivierung der Funktion. Detaillierte Infos erhalten Sie in unseren beiden Artikeln zu dem Thema:

Für Bewerber, welche den Status "Eingestellt" erhalten haben, können Arbeitsverträge über Haufe DocPlus erstellt werden.

Im Zuge der Statusänderung erhalten Sie die Möglichkeit, innerhalb eines Bewerbers über den Button "Status ändern", die Erstellung eines Arbeitsvertrages für den Bewerber anzustoßen. Dies geschieht über die Option "Dokumente erstellen".

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Im Anschluss erscheint ein Pop-Up-Fenster mit zwei Optionen. Wählen Sie die Option "Arbeitsvertrag erstellen (neu)", um auf Haufe weitergeleitet zu werden und den Arbeitsvertrag zu erstellen.

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Über die Option "Arbeitsvertragsdaten eingeben" gelangen Sie zunächst in den Reiter "Arbeitsvertragsdaten", in welchem Sie vorab einige Daten eintragen können. Über den Button "Zur Dokumentenerstellung (neu)" werden Sie nach Haufe DocPlus weitergeleitet.

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In Haufe werden Sie direkt weiter zur Erstellung von Arbeitsverträgen geleitet und wählen dort zunächst die gewünschte Stelle für die Person aus, sollte sie sich auf mehrere Stellen beworben haben.

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Mit Klick auf "Weiter" wählen Sie eine der gewünschten Vorlagen aus und bestätigen Ihre Auswahl mit dem Button "Erstellen".

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Nun haben Sie die Möglichkeit, die Platzhalter für den Vertrag auszufüllen. Wo genau der Platzhalter eingefügt wird, erkennen Sie am blau markierten Bereich innerhalb des Dokuments selbst.

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Über den Button "Speichern" können Sie den Vertrag im Entwurf-Modus innerhalb von Haufe sichern. Sobald Sie mit der Erstellung des Vertrages fertig sind, haben Sie die Möglichkeit, das fertiggestellte Dokument direkt nach HR WORKS zu übertragen, indem Sie über den Button "Exportieren" die Option "In HR-System archivieren" klicken.

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Das Dokument befindet sich im Anschluss innerhalb des Bewerbers im Reiter "Dokumente".

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Hinweis: Wird ein Bewerber eingestellt und einem Vorgesetzten zugeordnet, kann der Vorgesetzte standardmäßig auf die Onboarding- sowie Bewerbungsdokumente seines Mitarbeiters zugreifen.

Als Administrator können Sie den Vorgesetzten diese Rechte entziehen. Sie können bei jedem Vorgesetzten definieren, ob er auf die Onboarding-Dokumente bzw. auf die Bewerbungen seiner Mitarbeiter Zugriff haben darf oder nicht. Öffnen Sie dazu das Menü der gewünschten Person und entnehmen Sie die Haken unter “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Berechtigungen”:

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