Wie verwalte ich Digitale Personalakten?

Inhaltsverzeichnis

Einführung

1. Personalakte aktivieren
2. Hintergrund-Einstellungen
3. Akten-Kategorie anlegen
4. Vollständig Papierakten digitalisieren und importieren
5. Personenübergreifende Dokumentensuche
6. Personalakteneinträge freigeben
7. Personalakteneinträge gesammelt löschen

 

Einführung

Digitalisieren Sie sämtliche Papierakten unkompliziert in kürzester Zeit und ersetzen Sie damit komplette Papierakten. Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten- und dokumente zentral und sicher, während Sie benötigte Unterlagen jederzeit schnell zur Hand haben. Die digitale Personalakte vereinfacht auch durch das Prinzip des Employee Self Service (ESS) die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Dabei wird der Datenschutz durch modernste Verschlüsselungstechnologien jederzeit gewährleistet

Nutzen

Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen wie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Unterlagen zur Sozialversicherung funktioniert mit der digitalen Akte nach dem gleichen Prinzip wie in einem Aktenordner. Sie speichern die unterschiedlichen Personaldokumente in individuell definierbaren, thematischen Kategorien wie beispielsweise „Bescheinigungen“, „Beschäftigungsverhältnis“ oder „Allgemeine Unterlagen zur Person“. Die integrierte Suchfunktion erleichtert die Recherche nach benötigten Dokumenten und macht das mühsame Durchsuchen einer Papierakte überflüssig. Auch zusätzliche Anmerkungen zu einzelnen Akteneinträgen können Sie durch eine integrierte Notizfunktion digital erfassen und zusammen mit den digitalen Dokumenten aufbewahren und einsehen.

Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente können an einer zentralen Stelle übersichtlich und sicher aufbewahrt und abgerufen werden. Die Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, geschützt. 

 

1. Personalakte aktivieren

Der Zugang zur Personalakte ist durch das rollenbasierte Berechtigungskonzept geregelt. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens möglich. 

Um die Funktion zu aktivieren, wählen Sie zunächst im Admin-Menü unter „Personen/Personen“ eine für die Personalakte zuständige Person und öffnen diese mit Doppelklick. Klappen Sie anschließend unter „Stammdaten/Rollen und Berechtigungen“ die Admin-Rollen der „Personalverwaltung“ auf und setzen Sie den Haken bei „Personalakten-“ sowie den „Personalakten-Einsichts-Administrator“.  

Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf „Speichern“. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button „Speichern“ ab.

Bei der Vergabe der Administratoren-Rollen können Sie zusätzlich definieren für welche Personalaktenkategorien die Freigabe erfolgen soll. So können Sie verschiedenen Personen beschränkten Zugriff auf die Personalaktenkategorien geben. Dies lässt sich jederzeit beliebig anpassen. 

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte vergeben

Sollen die Vorgesetzten oder indirekten Vorgesetzten Ihres Unternehmens Zugriffs- und Bearbeitungsrechte auf die Personalakten der Mitarbeiter erhalten, weisen Sie diesen zunächst die erforderliche Berechtigung zu. Öffnen Sie das Menü der entsprechenden Personen und setzen Sie den Haken unter „Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Berechtigungen“ auf „Zugriff auf Personalakten eigener Mitarbeiter“ und "Zugriff auf Personalakten indirekter Mitarbeiter".

Wenn auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Möglichkeit haben sollen, ihre eigenen Personalakteneinträge zeitlich unbegrenzt einzusehen, weisen Sie diesen zunächst die erforderliche Berechtigung zu. Öffnen Sie dazu das Menü der entsprechenden Personen und setzen Sie den Haken unter “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/ Berechtigungen" bei “Eigene Personalakte einsehen”. Dadurch wird in der Anwenderoberfläche im Bereich “Personalbereich” zusätzlich die Maske “Personalakteneinträge” angezeigt, in welcher die Mitarbeiter dann ihre eigenen Einträge einsehen können.

Es kann der Umfang der Berechtigung sowohl für Vorgesetzte als auch für Mitarbeiter in den Einstellungen auf bestimmte Kategorien innerhalb der Personalakte eingeschränkt werden. Navigieren Sie dafür in die Einstellungen der Personalakte unter “Personalverwaltung/Personalakte/Einstellungen”. Hier können Sie global diejenigen Personalakten-Kategorien auswählen, deren Einträge den Mitarbeitern oder Vorgesetzten in HR WORKS angezeigt werden sollen. Grundsätzlich ist es möglich, den Zugriff entweder auf alle Kategorien und somit die gesamte Personalakte oder nur auf einzelne Kategorien zu gewähren. Setzen Sie den Haken bei “Alle, auch zukünftige, Personalakten-Kategorien automatisch freigeben”, wenn Sie den Mitarbeitern bzw. Vorgesetzten uneingeschränkten Zugriff auf die jeweiligen Personalakteneinträge geben möchten. Somit sind auch zukünftig, bei der Neuanlage von Kategorien innerhalb der Personalakte, keine Anpassungen mehr notwendig.

2. Hintergrund-Einstellungen

Legen Sie im Admin-Menü „Personalverwaltung/Personalakte/Einstellungen“ fest, ob diese Personen die Personalakteneinträge nur einsehen oder auch bearbeiten dürfen. 

Entscheiden Sie sich dementsprechend für den Lese- oder Schreibzugriff. Bestimmen Sie gleichzeitig, ob Mitarbeiter ihre Unterlagen im eigenen Dokumentensammelkorb hochladen können und setzen Sie den dafür entsprechenden Haken.

Für das Löschen von Personalakteneinträgen können Sie das 4-Augen-Prinzip aktivieren. Dies bedeutet, dass immer zwei zuständige Administratoren die Löschung eines Personalakteneintrags bestätigen müssen. Jedes Dokument, das gelöscht werden soll, wird von einem Administrator zur Löschung beantragt und muss von einem zweiten Administrator bestätigt werden. Im Admin-Menü „Personalverwaltung/Personalakte/Löschanträge“ haben Sie eine Übersicht aller Einträge, die zu löschen sind. Diese können von Ihnen bestätigt oder abgelehnt werden. 

 

 

3. Akten-Kategorie anlegen

Im Admin-Menü „Personalverwaltung/Personalakte/Kategorien“ erstellen oder bearbeiten Sie die Akten-Kategorien, denen Sie später die hochgeladenen Unterlagen zuordnen können. 

Verwenden Sie die vorhandenen Kategorien oder erstellen Sie, je nach Bedarf, mit einem Mausklick auf den Button „Neu“ weitere Kategorien in beliebiger Anzahl. Tragen Sie anschließend den entsprechenden Namen in das Feld „Bezeichnung oder Übersetzungsschlüssel“ ein und speichern den Vorgang. Der Name der Akten-Kategorie passt sich beim Speichern Ihrer Bezeichnung automatisch an.

Akten-Kategorien löschen

Um Personalakten-Kategorien zu löschen, klicken Sie im Admin-Menü „Personalverwaltung/Personalakte/Kategorien“ per Rechtsklick auf die gewünschte Kategorie. Sofern in der gewählten Kategorie Einträge vorhanden sind, erhalten Sie eine Meldung und haben die Möglichkeit, die enthaltenen Einträge einer anderen Kategorie zuzuordnen. Wenn Sie die Zuordnung des Eintrags ändern möchten, wählen Sie im Drop-down Menü die Kategorie aus und bestätigen dies mit dem Button "Ändern und Löschen". Treffen Sie keine Auswahl und fahren mit dem Button "Löschen ohne Änderung" fort, wird die Kategorie zusammen mit allen Einträgen gelöscht. 

4. Vollständig Papierakten digitalisieren und importieren

Um Ihre Papierakten vollständig zu digitalisieren, bietet Ihnen HRworks verschiedene Möglichkeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier. 

 

5. Personenübergreifende Dokumentensuche

Im Menü "Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentenübersicht" können Sie Dokumente personenübergreifend suchen und aufrufen. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, gezielt nach
Personalakteneinträgen zu suchen und sich die entsprechenden Einträge in den
betreffenden Personen anzeigen zu lassen.
Es gibt mehrere Suchfilter, über die sich die Suche eingrenzen lässt.

 

6. Personalakteneinträge freigeben

Möchten Sie Ihren Mitarbeitern bzw. Vorgesetzten nicht grundsätzlich die Freigabe auf Personalakteneinträge geben, können Sie bei Bedarf eine individuelle Vergabe von Zugriffsrechten für Personalakten und einzelne Personalakteneinträge vornehmen. Neben der Vergabe von Lese- und/ oder Schreibrechten für Vorgesetzte (siehe in Punkt 1: Zugriffs- und Bearbeitungsrechte vergeben), ist auch die Freigabe einzelner Personalakteneinträge zur Einsicht für Mitarbeiter steuerbar. Darüber hinaus können Sie die Dauer der Verfügbarkeit einzelner Personalakteneinträge in der Software bestimmen.

Öffnen Sie die entsprechende Person als Administrator über das Menü „Personen/Personen“ und gehen anschließend unter „Personalverwaltung/Personalakteneinträge“. Markieren Sie das gewünschte Dokument und wählen Sie mit Rechtsklick  „Freigabe erteilen“. Im sich nun öffnenden Eingabefenster wählen Sie den Mitarbeiter unter "Freigabe an" aus und definieren einen Verfügungszeitraum für den Zugriff auf den entsprechenden Eintrag. Nachdem Sie auf speichern geklickt haben, wird der Personalakteneintrag dem Mitarbeiter freigegeben und dieser kann hierüber verfügen.

Im Admin-Menü „Personalverwaltung/Personalakte/Freigaben“ ist die Anzeige alphabetisch nach den Mitarbeitern sortiert, deren Personalakteneinträge freigegeben wurden. In der Tabelle sehen Sie, welcher Administrator den Zugriff erteilt hat und wer diese Akte bis zu welchem Datum einsehen darf.

In der Auswahlliste „Freigaben für“ können Sie die Anzeige ändern, indem Sie eine Person auswählen und über den Button „Suchen“ angezeigt bekommen, auf welche Einträge diese Person Einsicht hat.

Personalakteneinträge via Bericht erstellen

Wenn Sie über einen Bericht Dokumente aus den hinterlegten Dokumentenvorlagen erstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, aus diesen Dokumenten Personalakteneinträge zu erstellen. Die ausgewählten Dokumente (wie z. B. Fortbildungszertifikate oder interne Sicherheitsrichtlinien) werden somit direkt als Personalakteneintrag des Mitarbeiters erstellt.

Öffnen Sie dazu das Admin-Menü „Personen/Berichte“ und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Dokumente aus Dokumentenvorlagen“. Setzen Sie anschließend den Haken „Personalakteneinträge erstellen“. 

Im Reiter „Parameter“ wählen Sie die gewünschten Dokumente aus und verschieben diese mit Klick auf „Hinzufügen“ in den Bereich der angehängten Dokumente.

Markieren Sie in den nächsten zwei Reitern "Organisationseinheiten" und "Personen", denen Sie die ausgewählten Dokumente als Personalakteneinträge zuordnen möchten. Haben Sie die Auswahl getroffen, klicken Sie auf „Bericht erstellen“.

Sobald der Bericht im Status „Erfolgreich erstellt“ steht, können Sie diesen herunterladen.

Die Personalakteneinträge Ihrer Mitarbeiter wurden dadurch automatisch erstellt. Diese sind in Menüs der jeweiligen Personen unter „Mitarbeiter-Menü/Personalverwaltung/ Personalakteneinträge" angezeigt.

7. Personalakteneinträge gesammelt löschen

Wenn Sie Personalakteneinträge gesammelt löschen möchten, haben Sie hierfür in Ihrem Admin-Menü unter "Grundlagen/Alte Daten löschen" die Möglichkeit dies zu tun. Hierfür selektieren Sie die "Objektart" "Personalakteneinträge", die gewünschte "Kategorie", sowie die entsprechenden Personen. Zudem legen Sie vor der Löschung im Feld "Abgeschlossene Objekte älter als Jahre" fest, ab welchen Zeitpunkt die Dokumente gelöscht werden sollen. Im unteren Bereich haben Sie zudem die Möglichkeit Organisationseinheiten zu selektieren. 

Über den Button "Löschen" stoßen Sie nun den Löschprozess an. Um ein versehentliches Löschen zu vermeiden, müssen Sie nun anschließend noch einmal den Vorgang mit einem Klick auf "Ja" bestätigen.