Wie verknüpfe ich Belege?

Alternativ können Sie direkt das Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen” aufrufen. Hier sehen Sie alle bereits erfassten Reisekostenabrechnungen oder Belegmappen. Wählen Sie auch hier die „+ Reisekostenabrechnung“ bzw. „+ Belegmappe“-Buttons oder nutzen Sie die Funktion "Reisekosten Sammelerfassung", um neue Elemente zu erfassen.

Nach der Auswahl einer Reise oder Belegmappe können Sie über den „+ Digitaler Beleg“-Button in der Kachel „Digitale Belege“ Ihre gescannten Belege hochladen.

Alternativ können Sie nach Eingabe Ihrer Reisedaten direkt im Menü „Digitale Belege“ Ihre Belege hinzufügen.

Laden Sie diese direkt über den „+ Neu“-Button hoch.

Erfolgreich hochgeladene, sowie zugeordnete digitale Belege erscheinen links in dem Mastermenü. Wählen Sie hier das gewünschte Element aus, um dieses anzupassen.

Unterhalb der Anzeige des digitalen Beleges haben Sie nun die Option, digitale Belege mit Belegen zu verknüpfen. Für den Fall, dass bereits Belege im Menüunterpunkt "Belege" angelegt wurden, selektieren Sie diese über die Dropdown-Liste, um die Verknüpfung durchzuführen.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit über den grauen „+ Beleg hinzufügen“-Button einen neuen Beleg anzulegen und unmittelbar mit dem digitalen Beleg zu verknüpfen. Hierfür öffnet sich neben dem digitalen Beleg eine weitere Ansicht, in der die benötigten Daten erfasst werden können. 

Die Belegverknüpfung kann ebenso in dem Menüunterpunkt „Belege“ erfolgen. Unter „Verknüpfter Beleg“ können Sie einen bestehenden digitalen Beleg zur Verknüpfung selektieren oder per Klick auf den grauen „+ Digitalen Beleg hochladen“-Button einen neuen digitalen hochladen.

Per Kreditkartenimport importierte Belege verknüpfen

In dem Menü "Belege" der geöffneten Reise können Sie zudem Belege, welche aus einem Kreditkartenimport seitens Ihres Administrators zur Verfügung stehen, zur Reise hinzufügen. Gehen Sie hierfür über das Drei-Punkt-Menü auf "Zuzuordnende Belege". In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie die verfügbaren Belege des gleichen Zeitraums oder alle Belege anzeigen lassen. 

Mit Anhaken der gewünschten importierten Belege, wählen Sie diese für die geöffnete Reise aus. Mit Klick auf "Zur Reisekostenabrechnung hinzufügen" fügen Sie die ausgewählten Belege der Reise hinzu. 

5. Belege außerhalb einer Reise oder Belegmappe verknüpfen

Sie können auch Belege außerhalb der Reisen im Menü unter "Reisemanagement/Zuzuordnende Belege“ verknüpfen. Wählen Sie dafür die Reise aus, mit der Sie die Belege verknüpfen wollen und geben Sie die Daten für den Beleg ein. Anschließend können Sie unter „Verknüpfter Beleg“ einen vorher hochgeladenen Digitalen Beleg auswählen und verknüpfen.

Ebenfalls können Sie Belege unter „Reisemanagement/Digitale Belege“ außerhalb der Reisen verknüpfen. Drücken Sie dafür auf „+ Neu“, um einen neuen digitalen Beleg hochzuladen. Jetzt können Sie auf der rechten Seite entweder eine bestehende Reise bei „Zuordnen“ auswählen oder eine Neue anlegen. Unter „Verknüpfte Belege“ können Sie dann einen vorher hochgeladenen Beleg auswählen und diesen verknüpfen.

Bitte beachten Sie außerdem, dass die verknüpften Belege immer gemeinsam in und aus den Reisen geschoben werden.