In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie einen Mitarbeiter nach Austritt final auf Ausgeschieden setzen und ggf. löschen.
Inhaltsverzeichnis
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
2. Person auf "Ausgeschieden" setzen
Wurden alle vorherigen Schritte aus dem Offboarding ausgeführt und die Person muss nicht mehr auf ihren HRworks-Zugang zugreifen, so können Sie diese auf „Ausgeschieden“ setzen.
Um die Person auf „Ausgeschieden“ zu setzen, öffnen Sie diese über das Admin-Menü „Personen/Personen“ und wechseln im Mitarbeiter-Menü zu „Stammdaten/Stammdaten“. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und den Button neben dem Feld „Austrittsdatum“.
Im sich daraufhin öffnenden Fenster finden Sie den Button „Auf Ausgeschieden setzen“. Sie erhalten hier noch einmal eine Warnung über offene Objekte in dieser Person. Bestätigen Sie hier nach Prüfung der Warnung, um die Person unwiderruflich auf „Ausgeschieden“ zu setzen.
Achtung! Dieser Schritt ist unwiderruflich. Die Person kann nicht reaktiviert werden. Nach dem Setzen auf Ausgeschieden können personenbezogene Daten eingesehen aber nicht mehr bearbeitet werden.
Mit Setzen auf Ausgeschieden ist die Person ab dem Folgemonat nicht mehr kostenpflichtig. Die Lizenzgebühr entfällt.
Im Admin-Menü "Grundlagen/Firmendaten/Reiter "Lizenzprotokoll" erhalten Sie einen Überblick über die aktiven und ausgeschiedenen Lizenzen. Mit Ausklappen des Bereichs "Protokoll" erhalten Sie Einblick, wer und wann eine Person neu angelegt, gelöscht oder auf ausgeschieden gesetzt hat.
3. Person inklusive personenbezogene Daten löschen
Wenn Sie die Person sowie alle zugehörigen Daten aus dem System entfernen möchten, wechseln Sie zum Admin-Menü "Personen/Personen". Suchen Sie hier im Feld "Anzuzeigende Personen" nach "Nur ausgeschiedene Personen".
Wählen Sie die gewünschte Person per Rechtsklick aus und klicken auf die Option "Löschen". Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit "Ja", sofern Sie alle personenbezogenen Daten unwiderruflich aus dem System entfernen möchten.
Achtung! Auch dieser Schritt ist unwiderruflich. Die Daten werden mit sofortiger Wirkung gelöscht und können nicht wieder hergestellt werden. Sie haben somit keine Einsicht mehr auf die Person im System.