In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die Krankenversicherungsdaten Ihrer Mitarbeiter mithilfe einer CSV-Datei in HRworks importieren.
Inhaltsverzeichnis
Hinweis: Um den Krankenversicherungsimport durchführen zu können, wird die Administratoren-Rolle "Personalverwaltungs-Administrator" benötigt. Wie Sie diese Rolle vergeben, erfahren Sie im zugehörigen Helpcenter Artikel.
Hinweis: Sofern Sie die DATEV API in Verwendung haben, müssen Sie die Krankenkassennummern vergeben "Administrator/Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Gesetzliche Krankenkassen". Die Krankenkassennummern können Sie bei Ihrem Steuerbüro/Lohnbüro anfragen.
1. Ausfüllen der CSV-Datei
Gesetzliche Krankenversicherung
Über eine neue Schnittstelle wird der Datenaustausch zwischen HRworks und dem Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) ermöglicht. Diese Neuerung ersetzt die aktuelle Freitexteingabe der gesetzlichen Krankenkasse in den Mitarbeiterstammdaten (inklusive der benötigten Betriebsnummer).
Wenn eine zugeordnete Betriebsnummer Ihre Gültigkeit verliert - beispielsweise nach einer Fusion von Krankenkassen - werden Sie per Rollenaufgabe zum Anpassen der gesetzlichen Krankenkasse aufgefordert. Hierbei werden Sie zusätzlich über die entsprechende Nachfolgebetriebsnummer informiert.
Als Administrator erhalten Sie unter “Administrator/Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Gesetzliche Krankenkassen” einen Überblick zu den verfügbaren Krankenkassen, deren Betriebsnummer als auch deren Gültigkeitsdaten.
Der Import erfolgt über den regulären Stammdatenimport. Ergänzen Sie hier die Datei um eine Spalte mit dem Titel "Betriebsnummer gesetzliche Krankenkasse" und fügen Sie an dieser Stelle die Betriebsnummer der Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters ein.
Private Krankenversicherung
Wechseln Sie in das Admin-Menü "Personalverwaltung/Stammdatenpflege/Import für private Krankenversicherungen". Innerhalb des Menüs laden Sie sich zunächst die CSV-Vorlage zum Bearbeiten herunter, mit Klick auf den gleichnamigen Button.
Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei in einem Tabellenbearbeitungsprogramm, wie z.B. Excel. Befüllen Sie die jeweiligen Spalten. Hier wird ein Endedatum nur durch Beendigung oder Wechsel der Krankenversicherung eingetragen.
Hinweis: Sobald Sie das Befüllen der Tabelle abgeschlossen haben, speichern Sie diese als csv (Trennzeichen getrennt) ab.
2. Hochladen der CSV-Datei
Die befüllte CSV-Datei laden Sie im gleichen Menü "Krankenversicherungsimport" mit Klick auf den Button "Upload" hoch. Haken Sie vor Upload der Datei die Checkboxen "Datei enthält Kopfzeile" und "Datei ist UTF-8 kodiert" an, sofern diese auf Ihre Datei zutreffen. Wählen Sie anschließend Ihre Datei aus, welche Sie hochladen möchten. Mit erneutem Klick auf "Upload" wird diese in HRworks hochgeladen.
Im Menü können Sie nun die Daten auf Korrektheit überprüfen. Wenn alles richtig hinterlegt ist, stoßen Sie den Import final mit dem Button "Alle importieren" an.
Nach einer Sicherheitsabfrage erscheint ein Statusfenster zum Import. Hier werden Sie informiert, sobald der Status des Imports erfolgreich abgeschlossen wurde oder ob ein Fehler aufgetreten ist.
Hinweis: Sofern ein Fehler auftritt, wird der Import ganzheitlich abgebrochen. Es werden keine Daten importiert.
3. Liste für die Krankenversicherungsdaten erstellen
Wenn Sie eine Information über den derzeitigen Ist-Zustand der gepflegten Krankenkassenversicherungsdaten der Mitarbeiter haben möchten, können Sie die Daten innerhalb einer Liste ausgeben lassen. Wie Sie eine solche Liste im Admin-Menü unter "Grundlagen/Listen/Bearbeiten" erstellen und anschließend unter dem Admin-Menü "Grundlagen/Listen/Erstellen" abrufen und downloaden, erfahren Sie innerhalb des untenstehenden GIF. Alle weiteren Informationen zu der Verwaltung von Listen erhalten Sie hier.
Hinweis: Für die Liste relevanten Attribute sind: Name, Vorname, Benutzerkennung und alle für Sie benötigten Attribute zur Krankenversicherung.