Wie fordere ich eine elektronische Signatur an? - Digitale Personalakte

In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie für Dokumente in Personalakteneinträgen Signaturen anfordern.

Inhaltsverzeichnis

1. E-Signaturen aktivieren
2. Administratorrolle zuweisen
3. Signaturen für Dokumente in Personalakteneinträgen anfordern
4. Dokumente signieren
5. Signaturverfahren weiterverfolgen

 

1. E-Signatur aktivieren

Alle Informationen darüber, wie Sie das Add-On “E-Signatur” für die Nutzung vorbereiten, finden Sie im Artikel “Wie aktiviert und verwaltet man das E-Signatur Add-On?”

2. Administratorrolle zuweisen 

Informationen zur Einrichtung der digitalen Personalakte, finden Sie hier im Helpcenter-Artikel “Wie verwalte ich Digitale Personalakten?”

Weisen Sie nach der Einrichtung zunächst der für die Personalakte zuständigen Person die Personalakten-Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Personalakten-Administrator” in das Feld der jeweiligen Rolle. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten und Personalaktenkategorien die zugewiesene Rolle gelten soll. 

Setzen Sie den Haken in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

3. Signatur für Dokumente in Personalakteneinträgen anfordern

Begeben Sie sich zum gewünschten Personalakteneintrag. Hierbei stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung.

1. Im Admin-Menü “Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentenübersicht” sehen Sie die Personalakteneinträge aller Personen, für Sie als Administrator zugewiesen sind und können hier das gewünschte Dokument auswählen.
2. Alternativ können Sie über das Admin-Menü “Personen/Personen” gezielt einzelne Personen öffnen und im Bereich “Personalverwaltung/Personalakteneinträge” den gewünschten Eintrag finden.

Öffnen Sie den gewünschten Personalakteneintrag und wählen Sie im Reiter “Dokumente” per Dropdown das Dokument aus, für welches eine Signatur erforderlich ist.

Klicken Sie nun auf den Reiter “E-Signatur” und den Button “E-Signatur anfordern” um mit der Konfiguration des Dokuments zu beginnen.

Dokumente vorbereiten und Signatur anfordern

Das Dokument öffnet sich nun zur Bearbeitung in einem neuen Reiter. Hier können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

 

Schritt 1: Unterzeichner hinzufügen

Klicken Sie auf "Unterzeichner hinzufügen" und wählen Sie aus, wer das Dokument unterschreiben soll. Hierbei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Interne Unterzeichner: Wählen Sie hier aus allen Personen, für die Sie als Administrator zugewiesen sind, sowie darüber hinaus autorisierten Unterzeichnern, die für die gewählte aktuellen Funktion (z.B. Personalakte, Compliance Management) zur Verfügung stehen.

• Externe Unterzeichner: Geben Sie die Kontaktdaten einer beliebigen Person an, die das Dokument unterzeichnen soll.

 

Schritt 2: Signaturfelder hinzufügen 

 Wählen Sie einen der hinzugefügten Unterzeichner aus und fügen Sie Signaturfelder hinzu. 

Die Felder können Sie auf dem Dokument verschieben und die Größe ändern, sodass Unterschriften an der korrekten Stelle eingefügt werden. Wurde ein Feld zu viel gesetzt, so kann dieses per Rechtsklick auf das Feld gelöscht werden.

Sie haben die Option mehrere Signaturfelder pro Person hinzuzufügen. Pro Unterzeichner muss allerdings mindestens ein Signaturfeld hinzugefügt werden.

 

Schritt 3: Reihenfolge der Unterzeichner bestimmen

Wählen Sie nun aus, ob die Reihenfolge der Unterzeichner berücksichtigt werden soll.

Wenn ja, so erhalten die zur Signatur aufgeforderten Personen das Dokument nacheinander, immer wenn die vorherige Person erfolgreich unterzeichnet hat.

Schritt 4: Art der Authentifizierung wählen

Entscheiden Sie nun, welche Art der Authentifizierung bei Unterzeichnung der Dokumente zum Einsatz kommen soll.  Sie haben die Wahl aus der Authentifizierung per SMS, E-Mail oder dem vollständigen Verzicht auf die Authentifizierung. 

Bei Authentifizierung per SMS oder E-Mail wird in dem Moment, in dem eine Person unterschreiben möchte, ein Sicherheitscode an die hinterlegte Telefonnummer bzw. E-Mailadresse gesendet.

Optional können Sie eine Frist für das Verfahren setzen, bis wann die E-Signatur erfolgen muss. 

 

Schritt 5: Bearbeitung abschließen

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die Bearbeitung abschließen. Klicken Sie hierzu auf “E-Signaturen anfordern”.

4. Dokumente signieren 

Die Personen, von denen Signaturen angefordert werden, erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, über welche Sie zur Unterschrift an unseren Partner Yousign weitergeleitet werden. 

Das Dokument kann hier durch den Unterzeichner eingesehen werden und alle Stellen, an denen eine Signatur eingefügt wird, werden hervorgehoben.

Beim Unterzeichnen kann entweder eine vorgefertigte Signatur eingefügt werden oder diese selbst gezeichnet werden. Beide Formen der Signatur haben die gleiche Gültigkeit.

Je nach Art der Authentifizierung wird die Identität des Unterzeichners zu diesem Zeitpunkt mit einem Sicherheitscode per SMS oder E-Mail verifiziert.

5. Signaturverfahren weiterverfolgen

Per E-Mail werden Sie bei Dokumenten, zu welchen Sie Signaturen angefordert haben auf dem Laufenden gehalten. Informiert werden Sie, sowohl wenn einzelne Unterschriften eingehen, als auch wenn die finale Unterschrift auf dem Dokument platziert wird.

Zusätzlich können Sie in den Personalakten und der Dokumentenübersicht den aktuellen Status pro Dokument nachverfolgen. Hier können Sie sich anzeigen lassen, welcher Personen bereits ein Dokument signiert oder bestätigt haben.