In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Arbeitsvertrag erstellen und dem neu eingestellten Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Den Empfang des Arbeitsvertrags können Sie sich über den Dokumentensammelkorb per E-Signatur bestätigen lassen.
Inhaltsverzeichnis
Arbeitsvertrag
Dokumentensammelkorb
5. Administratorenrolle zuweisen
6. Signaturen für Dokumente im Sammelkorb anfordern
8. Signaturverfahren weiterverfolgen
Durch das beschlossene Bürokratieentlastungsgesetz IV treten zum 1. Januar 2025 Änderungen im Nachweisgesetz in Kraft. Das Nachweisgesetz soll die Beschäftigung für Arbeitnehmende transparenter und vorhersehbarer machen.
Mit dem BEG IV wird das Nachweisgesetz dahingehend geändert, dass künftig die wesentlichen Arbeitsbedingungen im Sinne des § 2 NachwG in Textform abgefasst und elektronisch an die Arbeitnehmenden übermittelt werden können. Dies gilt allerdings nur dann, wenn:
- das Dokument für die Arbeitnehmenden zugänglich ist
- das Dokument gespeichert und ausgedruckt werden kann und
- der Arbeitgeber die Arbeitnehmenden mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Arbeitsvertrag
Über die Funktion Arbeitsvertrag können Sie Arbeitsvertragsvorlagen anlegen. Durch eigene Textbausteine können Sie für Ihre neu eingestellten Mitarbeiter individuelle Arbeitsverträge erstellen und dem zukünftigen Mitarbeiter überreichen.
1. Vorlage hinterlegen
Hinterlegen Sie im Admin-Menü “Personalverwaltung/Bewerbermanagement/ Arbeitsvertragsvorlagen” Vorlagen für Ihre Arbeitsverträge.
Die von Ihnen erstellten Vorlagen können Sie dann innerhalb der jeweiligen Stellen auswählen. Wichtig dabei ist, dass Sie die Vorlage im .odt-Format speichern. Mit Klick auf „Textbefehle anzeigen“ können Sie sehen, welche Platzhalter Ihnen zur Konfiguration Ihrer Vorlage zur Verfügung stehen. Diese können Sie in Ihrer ursprünglichen .odt-Datei einbinden.
Die Platzhalter werden anschließend mit aktuellen Daten des Bewerbers ersetzt. Haben Sie die .odt-Datei entsprechend aufgebaut und gespeichert, laden Sie diese mit Klick auf “Neu” hoch.
2. Eigene Textbausteine
Neben den verfügbaren Textbefehlen von HRworks und standardisierten Textabschnitten innerhalb Ihrer odt.-Vorlage, können Sie eigene Textbausteine anlegen und pro Vorlage hinterlegen. Im Admin-Menü unter "Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Arbeitsvertrags-Textbausteine" können Sie mit Klick auf "Neu" eigene Kategorien mit eigenen Textbausteinen anlegen.
Klicken Sie nach Erstellung und Benennung einer Kategorie erneut auf den Button "Neu" und legen Sie einen neuen Textbaustein an. Geben Sie diesem einen Anzeigetitel, der später im Arbeitsvertrag als Überschrift angezeigt werden soll. Der Anzeigetitel wird im Arbeitsvertrag dann je nach Anordnung der Textbausteine von oben nach unten nummeriert und mit einem führenden § versehen. Im Feld “Text” tragen Sie den gewünschten Text ein. Innerhalb des Textes können Sie per Doppelklick auf der rechten Seite Befehle hinzufügen, durch die HRworks bestimmte Daten automatisch ausliest und im Arbeitsvertrag abbildet.
Die hier angelegten Kategorien mit zugehörigen Textbausteinen können Sie im Menü "Arbeitsvertragsvorlagen" pro Vorlage zuordnen. Die gewünschten Textbausteine können Sie aus der Übersicht der verfügbaren Textbausteine per Drag and Drop in die Spalte "In Vertrag verwenden" ziehen.
Diese werden dann innerhalb der Vorlage an der Stelle ausgelesen, an welcher Sie den Textbefehl %text% eingefügt haben (dies geschieht innerhalb der odt.-Datei).
3. Arbeitsvertrag erstellen
Wird ein Bewerber eingestellt (Statuswechsel auf "Eingestellt"), haben Sie die Möglichkeit, einen individuellen Vertrag aus der Vorlage zu generieren.
Es öffnet sich die Bewerbung im Menüunterpunkt "Arbeitsvertrag".
Hier können Sie den Arbeitsvertrag anlegen, bearbeiten und abschließend an den eingestellten Mitarbeiter versenden. Wenn Sie auf den Button "Vertrag senden" klicken, öffnet sich ein neues Fenster. In diesem Fenster können Sie dem neu eingestellten Mitarbeiter eine E-Mail inklusive Arbeitsvertrag im Anhang zukommen lassen.
Durch die Übermittlung des Arbeitsvertrags per E-Mail haben Sie dem neu eingestellten Mitarbeiter das Dokument zugänglich gemacht. Zudem kann der Mitarbeiter das Dokument abspeichern bzw. drucken.
Hinweis: Sofern Sie finale Formatierungen in Textprogrammen, wie z.B. Word, durchführen möchten, können Sie den Vertrag als .odt-Datei herunterladen und final überarbeiten.
Alle Bewerbungen mit einem hinterlegten Vertrag befinden sich im Admin-Menü unter “Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Arbeitsverträge” und können von dort aus weiter bearbeitet werden.
Dokumentensammelkorb
Über den Dokumentensammelkorb können Sie sich anschließend den Empfang des Arbeitsvertrags per E-Signatur von Ihrem neu eingestellten Mitarbeiter bestätigen lassen.
Durch die E-Signatur schaffen Sie eine hohe Verbindlichkeit, dass der neu eingestellte Mitarbeiter die Empfangsbestätigung auch erhalten hat.
4. E-Signatur aktivieren
Alle Informationen darüber, wie Sie das Add-On “E-Signatur” für die Nutzung vorbereiten, finden Sie im Artikel “Wie aktiviert und verwaltet man das E-Signatur Add-On?”
5. Administratorenrollen zuweisen
Informationen zur allgemeinen Einrichtung der digitalen Personalakte und des Dokumentensammelkorbs, finden Sie im Helpcenter-Artikel “Wie verwalte ich Digitale Personalakten?”.
Weisen Sie nach der Einrichtung zunächst der für die Personalakte zuständigen Person die Personalakten-Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Personalakten-Administrator” in das Feld der jeweiligen Rolle. Des Weiteren kann ebenso der “Stellenadministrator” E-Signaturen anfordern. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten und Personalaktenkategorien die zugewiesene Rolle gelten soll.
Setzen Sie den Haken in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.
6. Signaturen für Dokumente im Sammelkorb anfordern
Erstellen Sie zuerst in einem Textverarbeitungsprogramm, wie z. B. Word ein Dokument zur Empfangsbestätigung des Arbeitsvertrag.
Gehen Sie im Admin-Menü "Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentensammelkorb". Hier sehen Sie die Dokumente, welche allgemein im Unternehmen hochgeladen wurden und Dokumente von Personen, für die Sie als Administrator zugewiesen sind.
Laden Sie über den Button "Neu" das Dokument zur Empfangsbestätigung hoch.
Selektieren Sie das Dokument und klicken im Reiter “E-Signatur” auf “E-Signatur anfordern” um mit der Konfiguration des Dokuments zu beginnen.
Des Weiteren kann innerhalb einer Bewerbung der Bereich "Dokumente" als Ablageort für beispielsweise unterschriebene Arbeitsverträge verwendet werden.
Dokumente vorbereiten und Signatur anfordern
Das Dokument öffnet sich nun zur Bearbeitung in einem neuen Reiter. Hier können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
Schritt 1: Unterzeichner hinzufügen
Klicken Sie auf "Unterzeichner hinzufügen" und wählen Sie aus, wer das Dokument unterschreiben soll. Hierbei stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
- Interne Unterzeichner: Wählen Sie hier aus allen Personen, für die Sie als Administrator zugewiesen sind, sowie darüber hinaus autorisierten Unterzeichnern, die für die gewählte aktuellen Funktion (z.B. Personalakte, Compliance Management) zur Verfügung stehen.
- Bewerber hinzufügen: Wenn aus einer Bewerbung das E-Signatur-Verfahren gestartet wird, können an dieser Stelle auch Bewerber als Unterzeichner hinzugefügt werden.
- Externe Unterzeichner: Geben Sie die Kontaktdaten einer beliebigen Person an, die das Dokument unterzeichnen soll.
Schritt 2: Signaturfelder hinzufügen
Da der neu eingestellte Mitarbeiter noch nicht als Person in HR WORKS angelegt ist, wählen Sie "externe Unterzeichner" aus und klicken anschließend auf "Signaturfelder hinzufügen".
Die Felder können Sie auf dem Dokument verschieben und die Größe ändern, sodass Unterschriften an der korrekten Stelle eingefügt werden. Wurde ein Feld zu viel gesetzt, so kann dieses per Rechtsklick auf das Feld gelöscht werden.
Sie haben die Option mehrere Signaturfelder pro Person hinzuzufügen. Pro Unterzeichner muss allerdings mindestens ein Signaturfeld hinzugefügt werden.
Schritt 3: Reihenfolge der Unterzeichner bestimmen
Wählen Sie nun aus, ob die Reihenfolge der Unterzeichner berücksichtigt werden soll.
Wenn ja, so erhalten die zur Signatur aufgeforderten Personen das Dokument nacheinander, immer wenn die vorherige Person erfolgreich unterzeichnet hat.
Schritt 4: Art der Authentifizierung wählen
Entscheiden Sie nun, welche Art der Authentifizierung bei Unterzeichnung der Dokumente zum Einsatz kommen soll. Sie haben die Wahl aus der Authentifizierung per SMS, E-Mail oder dem vollständigen Verzicht auf die Authentifizierung.
Bei Authentifizierung per SMS oder E-Mail wird in dem Moment, in dem eine Person unterschreiben möchte, ein Sicherheitscode an die hinterlegte Telefonnummer bzw. E-Mailadresse gesendet.
Optional können Sie eine Frist für das Verfahren setzen, bis wann die E-Signatur erfolgen muss.
Bitte beachten Sie: Bei Authentifizierung per SMS ist, um den Erhalt der Nachricht zu sichern, auch das korrekte Format der Telefonnummer relevant. Diese muss die Ländervorwahl im Format “+49” enthalten. Sie muss zudem 3 bis 15 Zeichen lang sein und darf keine Sonder- oder Leerzeichen beinhalten.
Schritt 5: Bearbeitung abschließen
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die Bearbeitung abschließen. Klicken Sie hierzu auf “E-Signaturen anfordern”.
7. Dokumente signieren
Die Personen, von denen Signaturen angefordert werden, erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, über welche Sie zur Unterschrift an unseren Partner Yousign weitergeleitet werden.
Das Dokument kann hier durch den Unterzeichner eingesehen werden und alle Stellen, an denen eine Signatur eingefügt wird, werden hervorgehoben.
Beim Unterzeichnen kann entweder eine vorgefertigte Signatur eingefügt werden oder diese selbst gezeichnet werden. Beide Formen der Signatur haben die gleiche Gültigkeit.
Je nach Art der Authentifizierung wird die Identität des Unterzeichners zu diesem Zeitpunkt mit einem Sicherheitscode per SMS oder E-Mail verifiziert.
8. Signaturverfahren weiterverfolgen
Per E-Mail werden Sie bei Dokumenten, zu welchen Sie Signaturen angefordert haben auf dem Laufenden gehalten. Informiert werden Sie, sowohl wenn einzelne Unterschriften eingehen, als auch wenn die finale Unterschrift auf dem Dokument platziert wird.
Zusätzlich können Sie im Dokumentensammelkorb des Unternehmens den aktuellen Status pro Dokument nachverfolgen. Hier können Sie sich anzeigen lassen, welche Personen bereits ein Dokument signiert oder bestätigt haben.
Häufige Fragen und Antworten zur Thematik "E-Signatur" finden Sie in unserem FAQ-Artikel.