Hinweisgebersystem - Allgemeine Einstellungen

Inhaltsverzeichnis

Lernvideo
Systemführung
Hinweise
Berichte
Portale & Kategorien
Logbuch
System

Hinweis: Wie Sie das Hinweisgebersystem in Ihrem HR WORKS Zugang aktivieren und erstmalig einrichten, erfahren Sie hier.

Es wird für die Einstellungen in diesem Artikel die Rolle "Hinweisgebersystem-Administrator" benötigt.

1. Lernvideo

Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren ...

... wie Sie die allgemeinen Einstellungen in Ihrem Hinweisgebersystem verwalten.

2. Systemführung

Um als Hinweisgebersystem-Administrator in Ihr Portal zu wechseln, gehen Sie im Admin-Menü auf "Personalverwaltung/Hinweisgebersystem". Sie werden automatisch in einen eigenen Browser-Tab weitergeleitet.

Im Hinweisgebersystem können Sie sich auf unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen mit jeweils zugehörigen horizontalen Reitern bewegen.

Wenn Sie aus einem Menü zu einer übergeordneten Hierarchie-Ebene zurückkehren möchten, klicken Sie entsprechend darauf:

3. Hinweise

Innerhalb des Reiters "Hinweise" sehen Sie die eingegangenen Hinweise ein und können diese verwalten.
Wie dies funktioniert, erfahren Sie in folgendem Helpcenter Artikel.

4. Berichte

Um Auswertungen zu den eingereichten Hinweisen einzusehen, wechseln Sie in den Reiter "Berichte".

Hier können Sie nach dem jeweiligen Portal, Sprachen und das zeitliche Intervall filtern, um Statistiken über die empfangenen Hinweis zu erhalten. Rechts erhalten Sie zusätzliche Angaben je Kategorie, Ansprechpartner und Hinweis-Eigenschaften.

Die farblichen Spalten geben die Anzahl der Hinweise im jeweiligen Status aus (Neu, In Bearbeitung, Abgeschlossen und Abgelehnt).

5. Portale & Kategorien

Die Einstellungen pro Portal verwalten Sie im Reiter "Portale & Kategorien".
Sie können insgesamt 3 Portale innerhalb Ihres Hinweisgebersystems anlegen. Wählen Sie hierfür "Neues Portal hinzufügen" aus.

Weitere Informationen zur Einrichtung dieses Bereichs, erfahren Sie in diesem Artikel.

6. Logbuch

Im "Logbuch" werden Änderungen im System protokolliert.

So können Sie als Administrator sämtliche Anpassungen nachvollziehen und wer diese zum genannten Zeitpunkt durchgeführt hat. Optional können Sie mit Klick auf "Export jetzt starten" das Logbuch herunterladen.

7. System

Hier werden generelle Einstellungen verwaltet, wie die Option, das Text-Schwärzen in eingereichten Hinweis zu erlauben. Aktivieren Sie dafür den entsprechenden Regler.

Zudem verwalten Sie die Profile der angelegten Personen im System.
Wählen Sie die Option "Einstellungen" bei der jeweiligen Person, um Beschreibung, Profilbild und Sprache für deren Systemzugang zu bearbeiten.

Darüber hinaus können die Benachrichtigungen via E-Mail aktiviert oder deaktiviert sowie die vergebene Rolle nachvollzogen werden.

Wenn eine angelegte Person als Ansprechpartner bisher noch keine Einladung zum System erhalten hat, können Sie diese mit Klick auf "Einladung versenden" auslösen.