Genehmigungsprozesse/Workflows als Vorgesetzter

Inhaltsverzeichnis

Wie prüfe und genehmige ich als Vorgestzter ...
Über welche Ereignisse werde ich als Vorgesetzter informiert?

1. Wie prüfe und genehmige ich als Vorgesetzter ...

Wurden keine anderen Personen Ihres Unternehmens als Abwesenheits- oder Reisekostengenehmiger hinterlegt, so sind Sie als Vorgesetzter für die Genehmigung der eingereichten Abwesenheiten und Reiseanträge sowie Reisekostenabrechnungen Ihres Teams zuständig.
Darüber hinaus können Sie je nach Einstellungen auch für die Genehmigung von mobilen Arbeiten/Homeoffice- und Arbeitsmittelanträgen verantwortlich sein.

Abwesenheiten meiner Mitarbeiter

In Ihrer User-Oberfläche können Sie im Menü “Mein Team/Genehmigung” alle zur Genehmigung eingereichten Anträge genehmigen. Hier erhalten Sie die wichtigsten Informationen zu den jeweiligen Anträgen.

Nachdem der Mitarbeiter seine Abwesenheit beantragt hat, können Sie die Abwesenheit über das "Drei-Punkt-Menü" prüfen, indem Sie die Person in einem neuen Tab öffnen.
Hierbei können Sie in der sich öffnenden Person unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten" den verfügbaren Urlaubsanspruch prüfen.

Unter "Zeitwirtschaft/Jahresübersicht" haben Sie eine grundsätzliche Übersicht über das gesamte Jahr sowie die Abwesenheiten/ Reisen/ Stellvertretungen/ etc. des Mitarbeiters.
Handelt es sich um eine Abwesenheit, welche das Zeitkonto des Mitarbeiters mindert, so können Sie unter "Zeitwirtschaft/Zeitkonto" den aktuellen Stand des Zeitkontos einsehen.

Um mögliche Überschneidungen in Ihrem Team festzustellen, nutzen Sie den Teamkalender in Ihrer User-Oberfläche unter "Mein Team/Teamkalender".

Nachdem Sie die Abwesenheit geprüft haben, können Sie den Antrag genehmigen oder ablehnen.

Reiseanträge meiner Mitarbeiter

Nachdem ein Mitarbeiter seinen Reiseantrag bei Ihnen eingereicht hat, können Sie den Reiseantrag in einem neuen Tab öffnen.

Anschließend wird Ihnen der Reiseantrag mit den zugehörigen Reiseantragsdaten sowie angehängten Reiseantragsdokumenten angezeigt. Nachdem Sie diese eingesehen und überprüft haben, können Sie die Reise genehmigen oder ablehnen. Möchten Sie einen Antrag ablehnen, müssen Sie in das aufkommende Bemerkungsfeld eine Begründung eintragen.

Reisekostenabrechnungen meiner Mitarbeiter

Nachdem ein Mitarbeiter seine Reisekostenabrechnung bei Ihnen zur Genehmigung eingereicht hat, können Sie diese ebenfalls über das "Drei-Punkt-Menü" in einem neuen Tab öffnen.

Im sich öffnenden Menü der Reisekostenabrechnung können Sie die angehängten digitalen Belege sowie Belege auf Korrektheit einsehen. Zudem können Sie in den Kilometer- und Tagesangaben überprüfen, ob der Mitarbeiter die Tagespauschalen gekürzt hat. Im Menüpunkt "Berichte" haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einen Bericht für die Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Nach Prüfung können Sie die Reisekostenabrechnung anschließend in der Übersicht der Reisekostenabrechnung genehmigen oder ablehnen. Eine Reisekostenabrechnung inkl. der Belege kann durch Sie nur als Ganzes genehmigt oder abgelehnt werden. Einzelne Belege oder Tage können nicht genehmigt bzw. abgelehnt werden.

Hinweis: Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie Anträge Ihrer Mitarbeiter genehmigen. Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.

Mobiles Arbeiten/Homeoffice- und Arbeitsmittelanträge meiner Mitarbeiter

Mobiles Arbeiten/Homeoffice-Anträge

Nachdem ein Mitarbeiter einen Antrag zum mobilen Arbeiten bzw. Homeoffice gestellt hat, können Sie den Antrag in einem neuen Tab öffnen. Sie gelangen anschließend zu allen Mobilen Arbeiten/Homeoffice-Anträgen (darunter auch die geprüften Anträge). Hier können Sie kontrollieren, wie oft der Mitarbeiter bereits einen Antrag gestellt hat. Zur weiteren Prüfung des Antrags können Sie die Jahresübersicht innerhalb des Mitarbeiter-Menüs verwenden.
Wenn Sie alle Prüfungen vorgenommen haben, können Sie den Antrag genehmigen oder ablehnen.

Hinweis: Wurde vom Administrator in den Berechtigungen Ihrer Mitarbeiter eingestellt, dass diese Ihre Homeoffice-Anträge nicht selbst genehmigen dürfen, so kommen die Anträge zur Genehmigung zu Ihnen als Vorgesetzter.

Arbeitsmittelanträge

Nachdem ein Mitarbeiter ein Arbeitsmittel in seiner User-Oberfläche beantragt hat, können Sie den Antrag in einem neuen Tab öffnen. Sie gelangen anschließend bei den Arbeitsmittelanträgen der Person und können diesen genehmigen oder ablehnen. Für die Zuordnung des Arbeitsmittels zum gewünschten Zeitraum ist im Anschluss an die Genehmigung der Administrator zuständig.

Hinweis: Sie erhalten nur dann einen Arbeitsmittelantrag Ihrer Mitarbeiter, wenn in der Arbeitsmittelart eingestellt wurde, dass die Genehmigung durch den Vorgesetzten vorgenommen wird. Hierbei handelt es sich um eine Einstellung, welche Administratoren in der Admin-Oberfläche vornehmen.

2. Über welche Ereignisse werde ich als Vorgesetzter informiert?

Über die Genehmigung der jeweiligen Ereignisse werden Sie als Vorgesetzter per E-Mail informiert. Die Einstellungen zu den Genehmigungsmails finden Sie in Ihrer User-Oberfläche unter "Mein Profil/E-Mail-Einstellungen" in der Kachel "Als Vorgesetzter".

Neben den Genehmigungsmails erhalten Sie als Vorgesetzter auch eine Infomail über Krankmeldungen, wenn sich der Mitarbeiter am Tag der Krankmeldung krankmeldet.

Über rückwirkende Krankmeldungen (Mitarbeiter meldet sich am Dienstag rückwirkend für Montag krank) werden Sie als Vorgesetzter nicht per E-Mail informiert, da Sie bereits mitbekommen haben sollten, dass der Mitarbeiter nicht anwesend war. Hierüber wird nur der Abwesenheits-Administrator per E-Mail informiert.