In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie die unterschiedlichen Kalenderübersichten verfügbar sind und verwaltet werden können.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo und interaktive Tour
- Firmenkalender
- Telefonverzeichnis
- Anwesenheitsübersicht
- Detail-Abwesenheitsübersicht
- Teamkalender
- Jahresübersicht
1. Lernvideo und interaktive Tour
Schauen Sie hier das Video zum Artikel:
Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie auf Ihren Teamkalender zugreifen können. Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.2. Firmenkalender
Der Firmenkalender wird auch Abwesenheitsübersicht genannt und wird grundsätzlich unter dem Menü "Firmenübersicht" ausgegeben. Je nach aktivierter Berechtigung kann dieser nach den Kategorien "Diese Woche", "Nach Organisationseinheiten", "Nach Vorgesetzten" , "Nach Betriebsstätte" und/oder "Nach Individueller Personenauswahl" aufgerufen werden.
Hinweis: Durch das Hinzufügen oder Entfernen von Personen bei der "Individuellen Personenauswahl" kann nun eine individuelle Kalenderansicht erstellt werden. Die vorgenommenen Einstellungen werden automatisch gespeichert.
Zudem können unter "Individuelle Gruppenauswahl" eigene Gruppen an Personen angelegt werden. Es können bis zu 12 Gruppen erstellt werden.
Innerhalb der Abwesenheitsübersicht ist einsehbar, wer an welchen Tagen abwesend bzw. nicht vor Ort ist.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, wenn Sie Details der Abwesenheiten einsehen dürfen, den Firmenkalender nach den unterschiedlichen Abwesenheitsarten zu filtern und nur die selektieren Abwesenheitsarten ausgeben zu lassen. Hierfür finden Sie im unteren Bereich des Firmenkalenders die Legende. Um eine Selektierung vorzunehmen, klicken Sie hierfür einfach auf den Button "Legende", woraufhin sich ein Drop-Down Menü mit den verschiedenen Abwesenheitsarten öffnet. Zudem können Sie die angezeigten Abwesenheitsarten einfach reduzieren, in dem Sie auf das "X-Symbol" neben der Abwesenheitsart klicken.
Wenn Sie die Kalenderansicht drucken möchten, gehen Sie auf das Druck-Symbol oben rechts.
Aktivieren des Kalenders beim Mitarbeiter
Öffnen Sie die jeweilige Person über das Admin-Menü "Personen/Personen" und gehen Sie im Mitarbeiter-Menü zu "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen"/Abschnitt "Mitarbeiter". Hier können Sie entscheiden, welche Kategorien des Firmenkalenders für den Mitarbeiter verfügbar sind. Wenn keine der Kategorien aktiviert sind, ist die Funktion "Firmenkalender" entsprechend für die Person deaktiviert.
Grundeinstellungen
Im Admin-Menü unter "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter "Abwesenheitsübersicht für Mitarbeiter" verwalten Sie die Grundeinstellungen des Kalenders, sowie des zugehörigen Telefonverzeichnisses.
Details der Reisen anzeigen: Nähere Informationen zu einer Reise werden beim Abruf im Firmenkalender mit angezeigt.
Alle Organisationseinheiten und gesamte Aufbauorganisation anzeigen: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, können alle Mitarbeiter Abwesenheiten aller Organisationseinheiten im Firmenkalender einsehen. Wenn diese Checkbox deaktiviert ist, kann nur die zugeordnete Organisationseinheit aufgerufen werden.
Hinweis: Sofern Abwesenheiten und Krankheitsarten nicht den Haken "Öffentlich" gesetzt haben, werden diese grundsätzlich im Kalender nur als "Abwesend" ausgegeben. Abwesenheitsgründe können dann nicht eingesehen werden.
Alle Betriebsstätten anzeigen: Neben der eigenen zugeordneten Betriebsstätte, werden alle anderen verfügbaren Betriebsstätten im Firmenkalender angezeigt.
Beim Geburtstag Alter anzeigen: Wenn aktiviert, wird zum Geburtstag das Alter des jeweiligen Mitarbeiters im Hover-Text mit ausgegeben.
Geburtstage, Jubiläen, Ende Probezeit anzeigen: Hiermit entscheiden Sie ob die drei Ereignisse im Firmenkalender angezeigt werden sollen oder nicht.
Daten aus Zeiterfassung zur Anwesenheits-Anzeige im Mitarbeiterverzeichnis nutzen: Wenn Mitarbeiter die Zeiterfassung nutzen und aktuell eingestempelt sind, werden Sie als "Anwesend" ausgegeben.
Im Reiter "Darstellung der Standard-Abwesenheiten" legen Sie die Farbcodes der jeweiligen Abwesenheiten, Ereignisse, etc. für den Firmenkalender fest.
3. Telefonverzeichnis
Mitarbeiter finden das Telefonverzeichnis ebenfalls innerhalb der "Firmenübersicht". 
Wieviel an Informationen im Telefonverzeichnis ausgegeben wird, ist abhängig von den Einstellungen der Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters und des Firmenkalender im Admin-Menü "Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen/Reiter "Abwesenheitsübersicht für Mitarbeiter".
Einstellungen Stammdaten
Wenn folgende Felder im Mitarbeiter-Menü "Stammdaten/Stammdaten" gepflegt sind, werden diese im Telefonverzeichnis ausgegeben:
- Profilbild
- Vorname, Nachname
- Benutzerkennung (in Klammern hinter dem Namen innerhalb der Suche)
- E-Mail Adresse
- berufliche Telefonnummer
- Position
- Organisationseinheit
Zusätzlich werden die private Mailadresse und Telefonnummer ausgegeben (sofern in den Stammdaten gepflegt). Im Mitarbeiter-Menü "Stammdaten/Maileinstellungen/Reiter "Als Mitarbeiter"/Reiter "Allgemein" im Feld "Einsicht in private Mail-Adresse/Telefonnummer" bearbeitet man, wer darauf Einsicht im Telefonverzeichnis hat.
Einstellungen "Abwesenheitsübersicht für Mitarbeiter"
Alle Organisationseinheiten und gesamte Aufbauorganisation anzeigen: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, können alle Mitarbeiter die Kontaktdaten aller Organisationseinheiten im Telefonverzeichnis einsehen. Wenn diese Checkbox deaktiviert ist, kann nur die zugeordnete Organisationseinheit aufgerufen werden.
Daten aus Zeiterfassung zur Anwesenheits-Anzeige im Mitarbeiterverzeichnis nutzen: Wenn Mitarbeiter die Zeiterfassung nutzen und aktuell eingestempelt sind, werden Sie als "Anwesend" ausgegeben.
Hinweis: Zusätzlich können Freie Felder aus dem Bereich "Personen" im Telefonverzeichnis angezeigt werden. Wie Freie Felder angelegt werden, erfahren Sie hier.
4. Anwesenheitsübersicht
Im Gegensatz zur Abwesenheitsübersicht ist die Anwesenheitsübersicht eine Ansicht der Verfügbarkeiten am aktuellen Tag. Es wird einem ausgegeben, wer für den heutigen Tag anwesend ist. Geöffnet wird die Ansicht über "Firmenübersicht/Firmenkalender/Anwesenheitsübersicht".
Aktivieren der Ansicht beim Mitarbeiter
Öffnen Sie die jeweilige Person über das Admin-Menü "Personen/Personen" und gehen Sie im Mitarbeiter-Menü zu "Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Berechtigungen"/Abschnitt "Grundlagen". Aktivieren Sie die Berechtigung "Darf Anwesenheitsübersicht einsehen".
Hiermit sind die Daten einsehbar, welche Sie auch im Telefonverzeichnis bei Aufruf einer Person einsehen dürfen.
Mit der erweiterten Berechtigung „Darf Informationen zur Arbeitszeit in Anwesenheitsübersicht sehen“, werden zusätzliche Details zu den Ein- und Ausstempelzeiten von Personen, die Ihre Arbeitszeiten in HRWorks erfassen, angezeigt. Die Berechtigung „Darf Informationen zur Arbeitszeit in Anwesenheitsübersicht sehen“ greift nur, wenn auch die Berechtigung „Darf Anwesenheitsübersicht einsehen“ erteilt wurde.
5. Detail-Abwesenheitsübersicht
Innerhalb der Detail-Abwesenheitsübersicht oder Abwesenheitsübersicht - Nach Zeitraum können Sie Details zu Abwesenheiten, Reisen, Feiertage in einer Übersicht abrufen. Auch diese Ansicht finden Sie unter Firmenübersicht/Firmenkalender/Abwesenheitsübersicht - Nach Zeitraum.
Im Gegensatz zum regulären Firmenkalender kann diese Abwesenheitsübersicht nur für die Einsicht spezifischer Organisationseinheiten zugeordneten werden (Mitarbeiter-Menü/Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter "Rollen"/Abschnitt "Mitarbeiter").
6. Teamkalender
Für Vorgesetzte und Genehmigende Personen gibt es neben dem Firmenkalender eine Abwesenheitsübersicht zum eigenen Team ("Mein Team/Teamkalender"). Die Ansicht gleicht der Abwesenheitsübersicht nach Wochen, nur dass es auf das eigene Team begrenzt ist. Hier werden zudem die Details der Abwesenheiten für den jeweiligen Vorgesetzten angezeigt.
Die Zuordnung des Kalenders geschieht automatisch mit dem Erhalt einer Vorgesetzten- oder Genehmigungszuordnung im System. Weitere Einstellungen können hierzu nicht vorgenommen werden.
Weitere Informationen zu der Verwaltung von Zuordnungen erhalten Sie in diesem Artikel.
7. Jahresübersicht
Für die eigene Jahresplanung können Sie im Mitarbeiter-Menü unter Zeitwirtschaft das Menü "Jahresübersicht" aufrufen. Hier erhalten Sie Einblick in die eigenen Termine und Abwesenheiten. Zudem können Sie mit Klick auf das jeweilige Datum eine neue Abwesenheit, Homeoffice, Reisekostenabrechnung erfassen.
Die Jahresübersicht ist automatisch für Mitarbeiter erhältlich. Weitere Einstellungen können hierzu nicht vorgenommen werden.