In folgendem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter, wie Sie eine Reise in HRworks erfassen und abrechnen.
Inhaltsverzeichnis
- Lernvideo und interaktive Tour "Erfassen einer Reise"
- Reisedaten eintragen
- Digitale Belege anhängen und verknüpfen
- Belege automatisch erkennen lassen (OCR)
- Belege erfassen
- Kilometerangaben
- Tagesangaben bearbeiten
- Reise abschließen
- Geld erhalten
- Mobil Reisen abrechnen
1. Lernvideo und interaktive Tour "Erfassen einer Reise"
Sehen Sie hier das Video zum Artikel:
Über die folgende Verlinkung gelangen Sie zur interaktiven Tour, wie Sie eine Reise erfassen.
Loggen Sie sich dafür in Ihren HRworks-Account ein und folgen Sie den einzelnen Schritten.
Um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, wählen Sie auf dem Dashboard den Reisekostenabrechnung-Button in der Reisemanagement-Kachel. Alternativ öffnen Sie über das Menü links “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen”. 
Hier sehen Sie alle bereits erfassten Reisekostenabrechnungen oder Belegmappen. Legen Sie eine neue Abrechnung über den Reisekostenabrechnung-Button oben rechts an.
Hinweis: Sofern Sie eigene Kostenstellen und -träger für Ihre Abrechnungen anlegen, geschieht dies innerhalb dieses Menüs vor Öffnen einer spezifischen Reise:
2. Reisedaten eintragen
Die neue Reisekostenabrechnung wird im Menüpunkt „Reisedaten“ geöffnet. Tragen Sie hier die Eckdaten der Reise ein (Zweck, Datum, Uhrzeit sowie Abfahrts- und Zielort). Um die Reisedaten noch schneller erfassen zu können, erscheint der letzte Abfahrtsort der vorherigen Reise im Feld "Abfahrtsort". Das geschieht, wenn es sich um eine neue Reisekostenabrechnung handelt und ein Abfahrtsort gepflegt wurde. In diesem Fall erscheint unter dem Feld der Hinweis “Der Abfahrtsort wird aus der zuletzt angelegten Reise übernommen”.
Wurden auf der Reise Zwischenorte besucht, können Sie diese ebenfalls hinterlegen. Die Kostenstelle wird Ihnen in der Regel bereits vorgeschlagen. Falls Sie eine andere Kostenstelle auswählen möchten, können Sie diese aus dem Dropdown-Menü auswählen – hier können Sie per Eintippen weitere Einträge finden. Gleiches gilt für Kostenträger. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf “Weiter zu den digitalen Belegen”.
3. Digitale Belege anhängen und verknüpfen
Im Menü „Digitale Belege“ können Sie Ihre gescannten Belege an die Reise anhängen.
Laden Sie diese direkt über den Plus-Button hoch oder ordnen Sie digitale Belege zu, die bereits unter "Reisemanagement/Digitale Belege" hochgeladen, aber noch keiner Reisekostenabrechnung zugeordnet sind.
Hinweis: Bitte beachten Sie beim Upload über das direkte Abfotografieren, dass Sie den Kamerazugriff in Ihrem Browser erlauben. Dies verwalten Sie in den jeweiligen Browsereinstellungen.
Hochgeladene, sowie zugeordnete digitale Belege erscheinen links in dem Master-Menü. Wählen Sie hier einen Eintrag aus, um ihn anzupassen, z.B. indem Sie die Datei drehen oder den Namen ändern.
Sie haben hier die Option, digitale Belege als neuen Beleg zu erstellen oder mit bestehenden Belegen zu verknüpfen. Wählen Sie "Beleg erstellen", um einen Beleg zu Ihrem digitalen Beleg anzulegen. Falls hierzu bereits ein Beleg von Ihnen angelegt wurde, können Sie diesen hier auch verknüpfen. Abschließend gehen Sie weiter zu den Belegen.
4. Belege automatisch erkennen lassen (OCR)
Laden Sie die Bilddateien von den Belegen hoch und lassen Sie diese durch die automatische Belegerkennung erfassen. Details und genauere Informationen finden Sie in unserem Artikel Automatische Belegerkennung „OCR“.
Hinweis: Das System prüft die digitalen Belege auf Duplikate. Sofern ein digitaler Beleg doppelt hochgeladen wurde, warnt das System entsprechend. Der Hinweis verschwindet mit Entfernen der Dopplung aus der Reisekostenabrechnung/Belegmappe. Die Reise kann dennoch abgeschlossen werden.
5. Belege erfassen
In diesem Menü werden die Ihnen vorliegenden Belege der Reise einzeln erfasst und gespeichert.
Hinweis: Unterscheidung digitale Belege und Belege
HRworks unterscheidet zwischen Belegen und digitalen Belegen. Unter Belegen werden Belegdaten, z. B. bestehend aus der Beschreibung, Belegart, dem Betrag, etc. verstanden.
Unter digitalen Belegen werden Belegdokumente verstanden. Beispiele von digitalen Belegen sind Bild- oder PDF-Dateien, die durch die OCR analysiert werden können, sodass Vorschläge zu den Belegdaten (=zum Beleg) gegeben werden. Bei Nutzung der OCR und Speichern der daraus generierten Belegdaten wird der Beleg mit dem digitalen Beleg für eine bessere Nachvollziehbarkeit automatisch verknüpft.
Erfassen Sie den ersten Beleg, indem Sie aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Belegart auswählen. Tragen Sie im Feld “Text” eine nähere Beschreibung ein, z. B. den Namen der Tankstelle.
Hinweis Hotelbeleg:
Bei einem Hotelbeleg wird das Datum des Beleges und das Enddatum der Übernachtung bereits eingetragen.
In Bewirtungsbelegen können intern bewirtete Personen über eine Auswahlliste erfasst werden. Extern bewirtete Personen können wie bisher über das Feld “Bewirtete Personen” manuell eingetragen werden.
Hinweis Bewirtungsbeleg:
HRworks verschickt eine Mail an Personen, die in einem Bewirtungsbeleg als intern bewirtete Person markiert wurden, es jedoch noch keine Reisekostenabrechnung am Tag der Bewirtung gibt, um im Fall einer mit der Bewirtung zusammenhängenden Reise über 8 Stunden an die noch vorzunehmende Kürzung in der Reisekostenabrechnung erinnert zu werden, wenn die Mahlzeit vom Arbeitgeber übernommen wurde.- Voraussetzung für das Senden der E-Mails ist, dass die Person Deutschland als Land der gesetzlichen Regelungen hat. Zudem muss die Reisekostenabrechnung oder Belegmappe, in der die Person markiert wurde, mindestens den Status “Erfassung abgeschlossen” haben.
- Zudem versendet HRworks eine Mail an die markierte bewirtete Person, wenn diese zum Zeitpunkt der Bewirtung bereits eine Reisekostenabrechnung hat, jedoch noch keine Kürzung am Tag der Bewirtung vorgenommen wurde. In der Mail haben Reisende die Option direkt aus der Mail heraus dies anzupassen.
- Zusätzlich erscheinen Warnungen beim Abschließen der Reisekostenabrechnung über 8 Stunden, wenn im Zeitraum der Reise eine Markierung auf einem Bewirtungsbeleg vorliegt, jedoch keine Kürzung vorgenommen wurde.
- Bei Reisen unter 8 Stunden erscheint eine Warnung, wenn im Zeitraum der Reise eine Markierung auf einem Bewirtungsbeleg vorliegt, jedoch kein Sachbezug vorgenommen wurde.
Neben dem Rechnungsdatum kann optional das “Leistungsdatum” als weiteres Datumsfeld auf Belegebene erfasst werden. Um ein Leistungsdatum einzugeben, muss der Schieberegler aktiviert werden. Damit können auch Belege Reisen zugeordnet werden, bei denen das Rechnungsdatum außerhalb des Reisezeitraums liegt. Wichtig hierbei ist, dass bei Pflegen eines Rechnungsdatums außerhalb der Reise das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum dieser Belege im Reisezeitraum liegen muss.
Beispiele aus der Praxis sind Hotelbelege oder Flugbelege, die im Voraus gebucht und bezahlt werden, die Leistung aber erst zu einem späteren Zeitpunkt erbracht wird.
Weicht das Leistungsdatum nicht vom Rechnungsdatum ab, muss lediglich das Rechnungsdatum gepflegt werden. Wenn kein abweichendes Leistungsdatum gepflegt wird, wird dieses mit dem Rechnungsdatum gleichgesetzt. Bei Hotelbelegen ist neben einem Rechnungsdatum auch immer ein Leistungszeitraum erforderlich.
Erfassen Sie den Bruttobetrag und wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus. Haben Sie den Betrag in einer Fremdwährung gezahlt, wählen Sie die entsprechende Währung aus. Im Feld “Kurs” können Sie einen eigenen Wechselkurs für die gewählte Währung angeben. Bleibt das Feld leer, verwendet HRworks den tagesaktuellen Systemkurs.
Sie haben an dieser Stelle noch einmal die Chance, den erstellten Beleg mit einem vorhandenen digitalen Beleg zu verknüpfen oder eine neue, zugehörige Datei hochzuladen.
Nachdem Sie Ihre Angaben über den Button “Speichern & Neu” sichern, erscheint der Beleg links im Mastermenü der bereits erfassten Belege und ein neuer Beleg öffnet sich zur Bearbeitung.
Haben Sie alle Belege erfasst und überprüft, klicken Sie auf “Weiter zu den Kilometerangaben”.
6. Kilometerangaben
Optional können Sie im Menü "Kilometeranageben" die Kilometer, die Sie auf Ihrer Dienstreise zurückgelegt haben, erfassen. Neben der Kilometeranzahl geben Sie Abfahrt- und Zielort, sowie das genutzte Fahrzeug an. Der Auszahlungsbetrag wird automatisch anhand des Kilometersatzes berechnet.
7. Tagesangaben bearbeiten
Im Menü “Tagesangaben” werden Angaben zu den Ländern und den erhaltenen Mahlzeiten während der Reise angezeigt.
HRworks berechnet automatisch die Tagespauschale und nimmt je nach Einstellung die Kürzung für das Frühstück aufgrund des eingetragenen Hotelbeleges vor. Liegt kein Hotelbeleg vor, da Sie privat (z.B. bei einem Bekannten) übernachtet haben, können Sie hier die Übernachtungspauschale aktivieren. Findet die Reise nicht in Deutschland statt, können Sie das Land pro Tag mit Klick in das Feld Land bzw. Land der Übernachtung abändern.
Hinweis:
Die Übernachtungspauschale kann erst am zweiten Tag einer Reise aktiviert werden, da diese die erste Übernachtung innerhalb der Reise abbildet. Die Übernachtung am ersten Reisetag ist somit die Übernachtung vor Antritt der Reise.
Wenn Sie im Menü der Tagesangaben auf das "Drei-Punkt-Symbol" klicken, erhalten Sie eine Auskunft über die jeweiligen "Pauschalen" pro Land.
Um eine Änderung für weitere Tage zu übernehmen, klicken Sie auf “Daten für andere Tage übernehmen”. Betrifft diese Änderung nur bestimmte Tage, wählen Sie diese auf der folgenden Seite aus und klicken auf “Selektierte Tage ändern”. Sie sehen zuvor in roter Schrift, welche Werte sich hierbei ändern werden. Verwenden Sie die gleiche Vorgehensweise auch bei den Kürzungen für Mahlzeiten oder nehmen Sie die Änderung direkt im entsprechenden Tag vor.
Um die Erfassung abzuschließen, klicken Sie auf “Weiter zu den Berichten”.
8. Reise abschließen
Im Menü “Berichte” können Sie sich zu jeder Reisekostenabrechnung einen oder mehrere Berichte erstellen und ausdrucken lassen.
Kontrollieren Sie Ihre Angaben und drucken Sie den Kostenbericht über das Druck-Symbol rechts oben aus, sofern dies in Ihrem Unternehmen erforderlich ist. Wenn alles richtig ausgegeben wird, klicken Sie auf „Abschließen“. Alternativ können Sie mit „Weiter“ noch einmal in das Dashboard Ihrer Reisekostenabrechnung zurückkehren und die Reisekostenerfassung dort auf “Abschließen“ klicken.
Die Reise wird nun geschlossen und dem Vorgesetzten/Genehmiger automatisch per E-Mail zur Freigabe zugestellt. In Ihrer Reisekostenübersicht können Sie die Abrechnung erneut aufrufen sowie den aktuellen Status nachverfolgen.
9. Geld erhalten
Sobald Ihnen die Reisekosten erstattet wurden, können Sie die erfolgreiche Überweisung mit bestätigen, indem Sie in der Reisekostenabrechnungen-Übersicht in der Spalte Aktionen über den Weitere-Optionen-Button „Geld erhalten“ auswählen.
10. Mobil Reisen abrechnen
Reisekostenabrechnungen können auch mobil erstellt und bearbeitet werden. Die Menüs sind hierbei an das mobile Endgerät angepasst und durch die Breadcrumb Navigation wissen Sie immer in welchem Schritt der Reisekostenabrechnung Sie sich befinden.
