Deutsches Reisekostenrecht 2025

In diesem Artikel erhalten Sie einen zusammenfassenden Überblick über das (aktuelle) deutsche Reisekostenrecht, was ebenfalls in HR WORKS Anwendung findet. Abschließend werden häufig gestellte Fragen dargestellt.

Inhaltsverzeichnis

1. Grundlagen

2. In- und Auslandspauschalen

3. Hotel- und Bewirtungskosten

4. Häufig gestellte Fragen

5. Blogbeitrag

6. Literaturtipps

1. Grundlagen

Eine generelle Erläuterung einer Reisekostenabrechnung finden Sie in unserem Lexikon.

In HR WORKS kommen grundsätzlich die Vorgaben des Bundesfinanzministerium (nachfolgend BMF genannt) zum Tragen. Dementsprechend wird das Ziel verfolgt alle notwendigen Regularien (bspw. Verpflegungsmehraufwendungen oder Kilometerpauschale) automatisiert an den HR WORKS-Kunden zu übertragen. Dies geschieht vorrangig in Form der Spesengruppe "Gesetzliche Pauschalen".

Anspruch auf Pauschalen

Ein Mitarbeiter hat grundsätzlich keinen Anspruch auf Pauschalen, jedoch auf Steuerfreiheit für Verpflegungen. Demnach besteht die Möglichkeit die (vom Arbeitgeber) nicht erhaltenen Pauschalen mit der Einkommenssteuererklärung rückwirkend als Werbungskosten geltend zu machen. Damit sind alle Kosten abgegolten. 

Unterscheidung Eintages- und mehrtägige Reise

Eine eintägige Reise besteht sofern mindestens eine Abwesenheitsdauer von 8 Stunden erreicht wurde. Für eine Eintages Reise kann ausschließlich die Anreisepauschale steuerfrei geltend gemacht werden.

Bei einer mehrtätigen Reise ist die Voraussetzung, dass der Reisende eine Übernachtung außerhalb seiner Wohnung tätigt (Vgl. hierzu BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Beispiel 48 auf S. 26). Es können An- und Abreisepauschale, ggf. auch Ganztagespauschalen (abhängig von der Reisedauer), steuerfrei geltend gemacht werden.

Gültige Verpflegungsmehraufwendungen

Die folgenden Pauschbeträge gemäß BMF für das Inland können bestehen, sofern eine Dienstreise mit mindestens 8 Stunden Abwesenheitsdauer bestand. Hierbei sind die folgenden Werte zu unterscheiden:

Der steuerliche Höchstbetrag für die o.g. Pauschalensätze (s. obige Tabelle) kann, sofern erlaubt, steuerfrei vom Reisenden innerhalb von HR WORKS geltend gemacht werden. 

Wenn erhöhte Pauschalensätze ausbezahlt werden (in HR WORKS ebenfalls durch eigene Spesengruppenregelungen möglich - s. obigen Punkt dazu), dann ist bis zum doppelten Tagessatz eine 25%ige Pauschalsteuer (nicht sozialversicherungspflichtig) anzusetzen. Darüber hinaus ist die Differenz immer voll (lohn-)steuerpflichtig.

Übernachtungspauschale

Der steuerliche Höchstbetrag für die inländische Übernachtungspauschale beträgt 20 €. Die Voraussetzung hierfür ist, dass der Reisende privat im Rahmen einer Dienstreise unterkommen kann. Die Übernachtungspauschale muss in HR WORKS vom Reisenden im Rahmen der Tagesangaben pro-aktiv aktiviert werden.

Eine Mischung zwischen Hotelbelegen sowie privat Übernachtungen ist dabei erlaubt - Zum Beispiel: Montag bis Mittwoch privat Übernachtungen und Donnerstag bis Freitag im Hotel.

Mahlzeiten und Kürzungen

Wenn ein Mitarbeiter eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit erhält und diese Mahlzeit als übliche Mahlzeit einen Wert unter 60,00 € hat und dem Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale zusteht, muss die Verpflegungspauschale um 20% für das Frühstück bzw. jeweils 40% für Mittag-/Abendessen gekürzt werden, ausgehend von der Ganztagespauschale des jeweiligen Landes.

Wenn der Mitarbeiter eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit bei einer Dienstreise unter 8 Stunden oder außerhalb einer Reise erhält, somit kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht, muss in solchen Fällen der Sachbezug in Höhe von 2,30 € (Frühstück) bzw. 4,40 € (Mittag-/Abendessen) innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters versteuert werden.

Der Großbuchstabe M kann mithilfe von HR WORKS für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung verwaltet werden. Das System protokolliert einen sogenannten Anhang M.

Kilometerpauschale

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung kann der Reisende das Kilometergeld pro gefahrenem Kilometer anrechnen, sobald ein Privatfahrzeug zur Dienstreise verwendet wird. Der aktuelle Kilometersatz gemäß BMF beläuft sich auf 0,30 € / Kilometer.

Dreimonatsfrist

Ist ein Mitarbeiter länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschäftigt, greift die Dreimonatsfrist, auch “Dreimonatsregel” genannt (Vgl. hierzu § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Die Dreimonatsregel besagt, dass ein Mitarbeiter nur für die ersten drei Monate seiner Auswärtstätigkeit steuerfreie Verpflegungspauschalen von seinem Arbeitgeber erhalten, bzw. diese über seine Einkommensteuererklärung geltend machen darf. Die Dreimonatsfrist beginnt mit dem ersten Tag der ersten Reise an eine auswärtige Tätigkeitsstätte, die mindestens drei Tage andauert.

In HR WORKS kann der Reisende die Berechtigung "3-Monats-Regel ändern" (Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Reiter Berechtigungen - Punkt Reisemanagement) zugewiesen bekommen, um dies selbständig zu verwalten. Ansonsten kann der Reisekosten-Admin in den Reisedaten die Regel aktivieren.

2. In- und Auslandspauschalen

Unterscheidung

Die Inlandspauschalen finden sich in Kapitel 1, z.B. als Verpflegungsmehraufwendungen oder Kilometerpauschale, untergliedert wieder.

Die Auslandspauschalen dagegen sind die jeweiligen o.g. Pauschalenwerte für aktive Länder gemäß dem BMF aus deutscher Sicht.

Auslandspauschalen

Zur Orientierung finden Sie nachfolgend eine Auflistung der deutschen Nachbarstaaten mit den jeweiligen Verpflegungsmehraufwendungen sowie Übernachtungspauschalen:

Eine komplette Auflistung der Auslandspauschalen 2025 kann dem BMF-Schreiben vom 02.12.2024 entnommen werden. 

3. Hotel- und Bewirtungskosten

Hotelkosten

In HR WORKS sind die Hotelbelege ordnungsgemäß zu erfassen. Dabei gibt es zusammengefasst folgende Unterschiede:

• Für die Übernachtungskosten ist ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz (7%) anzusetzen
• Laut BMF-Schreiben vom 21.12.2023 läuft der reduzierte Mehrwertsteuersatz von 7% für Speisen am 31.12.2023 aus, sodass der Mehrwertsteuersatz für Speisen ab dem 01.01.2024 wieder 19% beträgt. 

Die Frühstückskosten sind i.d.R. exklusive auf der Rechnung ausgewiesen. Diese müssen mit 20% ausgehend von der Ganztagespauschale (28 €) gekürzt werden. Ein Verzicht der Kürzung ist ausschließlich aus dienstlichen Gründen (z.B. Check-Out vor Frühstücksbeginn) möglich und muss auf der Rechnung vermerkt werden.

Die Rechnungsstellung des jeweiligen Hotels muss ausschließlich auf das Unternehmen laufen, da sonst kein Vorsteuerabzug möglich ist. Die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung, welche diverse Pflichtangaben enthalten muss, finden sich im § 14 Abs. 4 UStG wieder.

Bewirtungskosten

Betrieblich veranlasste Bewirtungen betreffen ausschließlich das Unternehmen und nicht den Mitarbeiter bzw. Reisenden selbst. Das Unternehmen ist hierbei vorsteuerabzugsberechtigt für 100% der entstandenen Bewirtungskosten. 

Diese Bewirtungsaufwendungen sind nur zu 70% des Betrages als Betriebsausgabe abzugsfähig; die anderen 30% können nicht als Betriebsausgaben angesetzt werden.

Beim freiwilligen Trinkgeld innerhalb der Bewirtung ist kein Vorsteuerabzug möglich. Andererseits kann die 70/30-Splittung hierzu ebenfalls angewendet werden.

4. Häufig gestellte Fragen

Welches Land ist bei einer Auslandsreise maßgeblich zur Berechnung der Pauschale und wie verhält es sich bei der Rückreise ins Inland?

Grundsätzlich ist das Land bzw. der Staat auszuwählen, den der Reisende (je Tag) vor 24 Uhr zuletzt erreicht hat. Eine einfache HR WORKS-Faustformel lautet daher "Land ist das Land, in dem sich der Reisende um 24 Uhr befindet." Bei der Rückreise ins Inland ist der letzte Tätigkeitsort maßgeblich. 

Gibt es hinsichtlich der Berechnung des Landes gewisse Sonderfälle?

Ja, es gibt Sonderfälle bei Schiffs- und Flugreisen ab einer Gesamtdauer von 24 Stunden. Dabei ist bei der Schiffsreise das Land "Luxemburg" zur Berechnung der Pauschale heranzuziehen. Dagegen ist bei Flugreisen das Land "Österreich" heranzuziehen. 

Zusätzlich gibt es den Sonderfall, dass gemäß BMF inaktive Länder nicht innerhalb der Reisekostenabrechnung ausgewählt werden dürfen. Beispiel hierfür sind Kriegsgebiete, wie bspw. Irak oder Afghanistan. Andererseits steht das Land "Bahamas" seit 2019 nicht mehr als aktives Land zur Auswahl. In diesem Fall ist das Land "Luxemburg" zur Berechnung der Pauschale heranzuziehen.

Kann die Dreimonatsfrist unterbrochen werden? Und muss einen hierfür einen bestimmten Grund geben?

Ja, sofern die berufliche Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen unterbrochen wird, beginnt die Dreimonatsfrist von neuem. Und nein, der Grund für eine Unterbrechung ist unerheblich, d.h. es zählt ausschließlich die Unterbrechungsdauer (Vgl. hierzu § 9 Abs. 4a, Satz 7 EStG).

Gibt es die Möglichkeit eine 70/30-Splittung bzgl. der Bewirtungskosten in HR WORKS vorzunehmen?

Ja, eine solche 70%-Regel zwecks der Betriebsausgaben kann im Admin-Menü "Grundlagen/Organisationseinheiten/Reiter Reisekosten/Unterreiter Buchungsparameter" ebenfalls vorgenommen werden.

Durch Aktivierung der Checkbox (70%-Regel) und Auswahl der relevanten Belegarten sowie Hinterlegung des benötigten Sachkontos wird ein zweiter Buchungssatz diesbezüglich für Ihre Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle bzw. -Bericht generiert.

Findet das Bundesreisekostengesetz (BRKG) bzw. das Landesreisekostengesetz (LRKG) in HR WORKS Anwendung?

Grundsätzlich richtet sich HR WORKS nach allen aktuellen Vorgaben des BMF. Demnach gibt es weder BRKG bzw. LRKG Automatisierungen in Ihrem HR WORKS-System.

Das BRKG regelt vielmehr die Reisekostenvergütung von bspw. Beamten, Richter oder Soldaten und findet ebenfalls Anwendung im generellen öffentlichen Dienst.

Das LRKG regelt ebenfalls die Reisekostenvergütung von bspw. Beamten oder Angestellten im öffentlichen Dienst. Hierbei werden ausgehend vom jeweiligen Bundesland (z.B. Hessen) gesonderte Regelungen ergriffen.

Wie verhält es sich steuerlich, wenn in HR WORKS ein erhöhter Kilometersatz genutzt wird?

• Es werden 0,40 €/km ausgezahlt, statt den üblichen 0,30€/km
  • Ein Reisender fährt innerhalb seiner eintägigen Geschäftsreise 500 Kilometer, d.h. er würde 200€ Kilometergeld ausgezahlt bekommen
    (Bei einem Kilometersatz von 0,30€/km, würde der Reisende 150€ steuerfrei ausgezahlt bekommen)
    
    • Davon wären entsprechend 14€ mit 25% pauschal zu versteuern und die über den doppelten Wert der steuerfreien VMA hinausgehenden 36€ wären voll zu versteuern

Warum ist in HR WORKS der Kilometersatz ab dem 21. Kilometer (0,38€/km) nicht korrekt hinterlegt?

Die Regelung bzgl. der Erhöhung des Kilometersatzes (ab dem 21. Kilometer) betrifft nicht die Reisekosten. Hierbei ist vielmehr die Entfernungs- bzw. Pendlerpauschale, d.h. vom Wohnsitz des Arbeitnehmers zur ersten Tätigkeitsstätte, gemeint. Vgl. hierzu auch folgenden Artikel.

In HR WORKS ist also die korrekte Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer hinterlegt.

5. Blogbeitrag

In unserem Blogbeitrag "Reisekostenpauschalen und Sachbezugswerte 2023" finden Sie einen aktuellen Überblick über alle gesetzlichen Änderungen (nach BMF) gemäß In- und Ausland.

6. Literaturtipps

• Alle aktuellen BMF-Schreiben hinsichtlich der Reisekostenregelungen - Abrufbar auf der Website des BMF.
• Hartmann/Sprenger (2022), Reisekosten 2022, 26. Auflage.
• Einkommenssteuergesetz (EStG) sowie Umsatzsteuergesetz (UStG) - Abrufbar bei Gesetze im Internet.

Stand: 30.12.2024