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Berichtswesen in HRworks

In diesem Artikel erhalten Sie als Administrator einen Überblick über die Auswertungsmöglichkeiten in HRworks und wie diese grundsätzlich aufgebaut sind.

Inhaltsverzeichnis

HR-Analytics
Grundsätzlicher Aufbau
Zeitwirtschaft
Reisemanagement
Lohn und Gehalt
Arbeitsmittel
Stammdaten

1. HR-Analytics

Weitere Auswertungen und Kennzahlen finden Sie im Funktionsbereich "HR-Analytics". Weitere Informationen finden Sie hier.

Die Berichtsfunktion der einzelnen Hauptfunktionalitäten in HRworks sind in verschiedene Reiter aufgebaut. Je nachdem, welche Informationen Sie in einem Bericht ausgeben lassen möchten, können Sie Einstellungen/Filterungen in den einzelnen Reitern vornehmen und die Inhalte des Berichts somit konfigurieren. Folgende Reiter stehen in jedem Funktionsbereich zur Auswahl:

Reiter "Bericht"

In diesem Reiter entscheiden Sie, welchen Bericht Sie generieren möchten. Je nach Auswahl des Berichts im Dropdown-Menü "Bericht", werden andere Informationen ausgegeben. Zudem können Sie Ihrem Bericht einen individuellen "Dateinamen" vergeben und das "Dateiformat" anpassen. Als Dateiformat können Sie zwischen "HTML", "PDF" und "XML" Format wählen.

Bericht

Hinweis: Wenn Sie als Dateiformat das "HTML" Format wählen, können Sie den fertig erstellten Bericht über Ihren Browser direkt einsehen. Diesen Bericht könnten Sie anschließend als PDF-Datei abspeichern.

Alternativ können Sie den Inhalt des Berichts markieren und in Excel per "Copy&Paste" einfügen. Optional kann die HTML-Datei direkt in Excel über "Datei/Öffnen" zur Weiterverarbeitung geöffnet werden.

Reiter "Organisationseinheiten"

Hier wählen Sie aus, welche Organisationseinheiten in dem zuvor ausgewählten Bericht berücksichtigt werden sollen. Mit Aktivieren der jeweiligen Checkbox wird die Organisationseinheit mit zugehörigen Personen in den Bericht einbezogen.

Mit dem Haken "Unterorganisationseinheiten berücksichtigen" legen Sie fest, inwieweit die untergeordneten Einheiten der Organisationseinheiten einbezogen werden sollen.

Mit Klick auf "Deaktivierte Organisationseinheiten anzeigen", können Sie nicht nur die aktiven Organisationseinheiten in den Bericht einbeziehen, sondern auch die Deaktivierten (sofern Organisationseinheiten bisher deaktiviert wurden).

Organisationseinheiten

Hinweis: Manche Berichte können nur länderspezifisch erstellt werden, sodass nur Organisationseinheiten des gleichen Landes selektiert werden können. Dies geschieht über das Feld "Land".

Reiter "Personen"

Optional können Sie im Reiter "Personen" statt komplette Organisationseinheiten, eine Auswahl von bestimmten Mitarbeitern zur Berichtserstellung, selektieren. Zur Auswahl stehen:

Nur aktive Personen
Nur ausgeschiedene Personen
Alle Personen

Um eine gefilterte Auswahl aktiv anzuwenden, müssen Sie den Button "Suchergebnis deselektieren" klicken, Ihre Filterung durchführen und anschließend den Button "Suchergebnis selektieren" auswählen. Erst dann wird Ihre Filterung übernommen.

Personen

Wenn Sie keine Personengruppen in Ihrem Bericht integrieren möchten, sondern nur einzelne Personen, können Sie diese einzelnen Personen ebenfalls im Reiter "Personen" selektieren. Um die einzelnen Personen selektieren zu können, haben Sie verschiedene Filtermöglichkeiten wie Nachname, Vorname, Personalnummer, etc. Über den Button "Suchen" können Sie Ihre Filterung immer direkt anwenden und die relevanten Personen per Klick selektieren. Blau hinterlegte Personen sind ausgewählt und werden für den Bericht berücksichtigt.

Reiter "Zeitraum"

Selektieren Sie den Zeitraum Ihres Berichts. Wählen Sie ein passendes "Beginn Datum" und "Ende Datum", um alle relevanten Informationen im für Sie geeigneten Zeit Intervall zu generieren.

Zeitraum

Bericht generieren und downloaden

Neben dem Button "Bericht erstellen" wird eine Kurzübersicht des Berichts ausgegeben. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, besser einzuschätzen, inwieweit Ihre Filterungen Anwendung finden. Je nach Auswahl passen sich die Angaben an. Der ausgegraute Button "Bericht erstellen" färbt sich, wenn Daten zu Ihren Filtereinstellungen für den Bericht gefunden werden. Klicken Sie ihn zur Berichtgenerierung.

Bericht erstellen

Hinweis: Sofern hier "n/a" stehend für not available (dt.: nicht verfügbar) erscheint, kann innerhalb der Kurzübersicht keine detaillierte Information zu Ihren Filtern ausgegeben werden, da zu viele Daten diesbezüglich vorliegen. Die Abkürzung "n/a" beschreibt in diesem Fall nur, dass die Kurzübersicht die Menge an Daten nicht anzeigen kann. Die gefilterten Daten können dennoch durchaus innerhalb Ihres Berichts ausgegeben werden.

Unten im Berichtsmenü befindet sich der Download Bereich, in welchem Ihr Bericht erstellt wird. Sobald in der Spalte "Status" die Angabe "Erfolgreich erstellt" erscheint, können Sie den Bericht per Doppelklick oder mit Wählen des Buttons "Download" exportieren.

Bericht download

Hinweis: Berichte stehen 24 Stunden im Download-Bereich zur Verfügung. Anschließend sind diese nicht mehr abrufbar und sollten neu erstellt werden.

Berichtvorlagen hinterlegen

Wenn Sie bei den Berichten wiederkehrend die gleichen Informationen abrufen möchten, können Sie als Administrator eine Vorlage für einen bestimmten Bericht erstellen. In diesem Fall werden Ihre Einstellungen über die Vorlage gespeichert und sind für die nächste Berichtgenerierung abrufbar (empfiehlt sich vor allem für regelmäßige Exporte über eingerichtete Schnittstellen).

Berichtsvorlage

Klicken Sie hierfür auf den Button "+Neu". In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie den gewünschten Namen der Berichtsvorlage eingeben.

Nun können Sie im Reiter "Bericht" unter "Bericht" den relevanten Bericht auswählen, ggf. den Dateinamen anpassen und das gewünschte Dateiformat (HTML, PDF, XML) auswählen. Anschließend wählen Sie, die für Sie relevanten Einstellungen in den einzelnen Reitern aus. Sofern Sie alles eingestellt haben, können Sie die Berichtsvorlage über den Button "Speichern" sichern.

Nach erfolgreichem Erstellen der Berichtsvorlage können Sie im oberen Dropdown-Menü Ihre neu erstellte Vorlage auswählen.

Um Ihre angelegten Vorlagen zu bearbeiten, gehen Sie auf den Button "Verwalten".

Hinweis: Berichte ohne Vorlage haben in dem Feld die Option "-Ungespeichert-" hinterlegt.

Prüfen Sie dennoch bei wichtigen Exporten die Einstellung der ausgewählten Vorlage, bevor Sie auf "Bericht erstellen" gehen.

3. Zeitwirtschaft

Abwesenheiten und Homeoffice/mobiles Arbeiten

Den Artikel zur Berichterstellung des Funktionsbereichs "Abwesenheiten" finden Sie hier.

Zeiterfassung

Den Artikel zur Berichterstellung des Funktionsbereichs "Zeiterfassung" finden Sie hier.