In folgendem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter, wie Sie Auslagen, die unabhängig von einer Reise angefallen sind oder Belege, die Sie vergessen haben einzureichen, in einer Belegmappe abrechnen.
Inhaltsverzeichnis
Lernvideo "Erfassen einer Belegmappe"
- Neue Belegmappe anlegen
- Daten eintragen
- Digitale Belege erfassen
- Belege erfassen
- Belegerfassung abschließen und einreichen
Lernvideo "Erfassen einer Belegmappe"
Sehen Sie hier das Video zum Artikel:
1. Neue Belegmappe anlegen
Um eine neue Belegmappe zu erstellen, gehen Sie in Ihrem Dashboard über die Kachel "Reisemanagement" auf den Plus-Button "Belegmappe" oder Sie öffnen das Menü „Reisemanagement/Reisekostenabrechnung“ und klicken auf den Button „Neue Belegmappe“.
2. Daten eintragen
Es öffnet sich nun das Menü zur Belegmappe. In dem Menüunterpunkt "Belegmappendaten" geben Sie den Zweck und den Zeitraum der Belegmappe ein. Wählen Sie bei Bedarf die Kostenstelle sowie den Kostenträger in den entsprechenden Feldern aus. Klicken Sie auf “Weiter zu den digitalen Belegen”, um zur Belegerfassung zu gelangen.
3. Digitale Belege erfassen
Im Menüunterpunkt “Digitale Belege” können Sie Ihre gescannten Belege zur Belegmappe hinzufügen oder Belege direkt abfotografieren und hochladen. Wie das geht, erfahren Sie in dem Artikel “Digitale Belege anhängen”. Klicken Sie auf “Weiter zu den Belegen”.
Hinweis: Möglicherweise ist diese Funktion bei Ihnen deaktiviert. In diesem Fall fahren Sie mit "Belege erfassen" fort.
Bitte beachten Sie beim Upload über das direkte Abfotografieren, dass Sie den Kamerazugriff in Ihrem Browser erlauben. Dies verwalten Sie in den jeweiligen Browsereinstellungen.
Hinweis: Das System prüft die digitalen Belege auf Duplikate. Sofern ein digitaler Beleg doppelt hochgeladen wurde, warnt das System entsprechend. Der Hinweis verschwindet mit Entfernen der Dopplung aus der Reisekostenabrechnung/Belegmappe. Die Reise kann dennoch abgeschlossen werden. 
4. Belege erfassen
Im Menüunterpunkt "Belege" erfassen Sie weitere Belege neben den bereits erstellten digitalen Belegen. Wählen Sie die Belegart aus und tragen Sie ggfs. eine nähere Beschreibung ein. Geben Sie das Datum und den Betrag der Rechnung ein. Sie haben zudem die Möglichkeit auch hier erstellte Belege mit digitalen Belegen zu verknüpfen. Anschließend können Sie den Beleg speichern. Erfassen Sie die restlichen Belege und klicken Sie auf “Weiter zu den Berichten”, um die Belegerfassung abzuschließen.
5. Belegerfassung abschließen und einreichen
In diesem Menü können Sie Berichte zu Ihrer erstellten Belegmappe einsehen und ausdrucken. Hier können Sie zudem die Eingabe Ihrer Daten auf ihre Korrektheit überprüfen. Sofern alles richtig hinterlegt ist, können Sie mit dem Button "Abschließen" die Belegmappe zur Prüfung Ihres Genehmigers einreichen. Wenn Sie die Belegmappe zunächst nur abspeichern und noch nicht abschließen möchten, gehen Sie weiter zur Übersicht.
Reichen Sie nach Abschluss den Ausdruck zusammen mit Ihren Originalbelegen bei der Buchhaltung zur Prüfung und Erstattung ein.
