In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie neben deutschen Organisationseinheiten auch Auslandsniederlassungen einrichten und verwalten können.
Einführung
HRworks optimiert auch in Ihren Auslandsniederlassungen die alltägliche Arbeit in der Buchhaltung und Personalabteilung. Unter HRworks International erhalten Sie eine Übersicht, für welche Länder Ihnen bereits eine Lösung für Reisemanagement, Zeitwirtschaft und Personalverwaltung angeboten wird.
Einerseits handelt es sich um Länder (z. B. Österreich), für die die länderspezifischen Regelungen hinterlegt sind, andererseits um Länder ( z. B. Schweiz oder Großbritannien), bei denen die Reisekostenabrechnung nach Belegerfassung erfolgt. Ausgezahlt werden die Reisekosten in der länderspezifischen Auszahlungswährung. In Bezug zur Zeitwirtschaft sind auch die Feiertage der jeweiligen Länder in HRworks integriert und können jederzeit ergänzt werden. Führen Sie die folgenden Schritte nacheinander durch, um HRworks auch außerhalb Deutschlands nutzen zu können.
1. Organisationseinheiten anlegen
Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Organisationseinheiten- Administrator”.
Im Menü “Grundlagen/Organisationseinheiten” legen Sie zunächst die internationale Organisationseinheit an, indem Sie auf den Button “Neu” klicken. Wählen Sie anschließend das gewünschte Land aus und benennen die Organisationseinheit mit einem entsprechenden Titel:
Markieren Sie anschließend die neu erstellte Organisationseinheit und tragen Sie rechts, im Reiter “Reisekosten”, alle für die Reisekostenabrechnung erforderlichen Angaben ein:
Spesengruppen: Die bereits in HRworks verfügbaren gesetzlichen Pauschalen (siehe Link: https://www.hrworks.de/international/) werden den Organisationseinheiten automatisch zugeordnet. Für Länder, bei denen noch keine Spesengruppen hinterlegt sind, können Sie optional Belegarten zu diesem Zweck anlegen (Admin-Menü/Reisemanagement/Grundlagen/Belegarten).
Belegarten: Hier finden Sie die von HRworks automatisch hinterlegten Standard-Belegarten. Entscheiden Sie, ob Sie diese verwenden möchten. Falls nicht, können die Belegarten in jeder Organisationseinheit separat entfernt bzw. in den unteren Bereich verschoben werden. Anschließend stehen diese Belegarten nicht mehr zur Auswahl.
Von hier aus können diese jederzeit erneut den Organisationseinheiten zugewiesen werden. Möchten Sie die Belegarten noch ergänzen oder bearbeiten, führen Sie diese Änderungen im Menü “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Belegarten” durch, nachdem Sie das entsprechende Land im oberen Dropdown-Menü ausgewählt haben.
Setzen Sie hier wie beim Anlegen der deutschen Belegarten fort und legen Sie diese mit den betreffenden Kontonummern an.
Zahlungsart: Entscheiden Sie, welche Zahlungsarten Ihre Mitarbeiter der Auslandsniederlassungen verwenden sollen oder ob diese von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt werden. Grundsätzlich werden Zahlungsarten im Admin-Menü unter "Reisemanagement/Grundlagen/Zahlungsarten" angelegt und verwaltet.
Export-Struktur: Weicht der Geschäftsbereich, der Mandant oder der Buchungskreis der ausländischen von der übergeordneten inländischen Organisationseinheit ab, tragen Sie hier den erforderlichen Typ und Code für die neue Niederlassung ein.
SEPA Export: Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen SEPA-Exporte, entscheiden Sie hier, ob die SEPA Informationen von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt werden sollen oder tragen neue Bankdaten ein.
Buchungsparameter: Tragen Sie in diesem Bereich das Konto sowie den entsprechenden Schlüssel für Mahlzeitenkürzungen ein. Organisationseinheiten der Länder, für die keine gesetzlichen Pauschalen hinterlegt sind, benötigen das Verrechnungskonto sowie den Schlüssel für erhaltene Vorschüsse.
Auch andere Reiter erben die Daten von der übergeordneten Organisationseinheit. Bei abweichenden Angaben führen Sie die Änderungen in der gleichen Vorgehensweise wie bei “Reisekosten” durch.
Anschließend tragen Sie entsprechend Ihres Finanzbuchhaltungssystems die erforderlichen Schlüssel für jeden Mehrwertsteuersatz ein. Wählen Sie im Admin-Menü “Reisemanagement/Grundlagen/Mehrwertsteuer” das Land sowie den Mehrwertsteuersatz aus und füllen das leere Feld im rechten Bereich mit dem entsprechenden Schlüssel aus.
Überprüfen Sie gleichzeitig, ob die Mehrwertsteuersätze in Ihrem Unternehmen mit den hinterlegten Mehrwertsteuern in HRworks übereinstimmen. Sollte das nicht der Fall sein, passen Sie diese ebenfalls unter “Reisemanagement/Grundlagen/Mehrwertsteuer” nach Ihren Anforderungen an.
Personen anlegen
Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Personen-Administrator”.
Neue Personen für die internationalen Organisationseinheiten können entweder im Vor- oder im Nachhinein angelegt und diesen zugeordnet werden. Nachdem Sie im Admin-Menü “Personen/Personen” auf den Button “Neu” geklickt haben, wählen Sie “Neue Person” aus und erhalten folgende Meldung:
Steht für das Land noch keine angelegte Organisationseinheit in Ihrem System zur Verfügung, können Sie diese im folgenden Fenster direkt anlegen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten.
Im anderen Fall ordnen Sie die neue Person der schon angelegten Organisationseinheit zu, indem Sie zuerst das gewünschte Land auswählen. Die Zuordnung zur entsprechenden Organisationseinheit und Betriebsstätte erfolgt anschließend automatisch.
Personen konvertieren
Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Personen-Administrator”.
Mitarbeiter, die bereits einer Organisationseinheit (und somit einem anderen Land) zugeordnet sind, konvertieren Sie im Admin-Menü “Personen/Personen” mit Rechtsklick auf “Person konvertieren”. Wahlweise ist die Konvertierung auch in den Stammdaten der jeweiligen Mitarbeiter möglich.
Auch hier markieren Sie zunächst das benötigte Land und bestätigen die automatische Auswahl der Betriebsstätte sowie der Organisationseinheit.
Hinweis: Ist die Person als Stellvertreter für die Zukunft hinterlegt oder besitzt noch nicht abgeschlossene Reisen bzw. offene Abwesenheiten in der Vergangenheit, kann sie nicht konvertiert werden:
Überprüfen Sie deshalb, ob die Person keinen Stellvertreter-Status besitzt, ob ihre Reisen im Status “Abgerechnet” stehen und ob alle in der Vergangenheit liegenden Abwesenheiten vom Vorgesetzten geprüft wurden. Sollte dies nicht der Fall sein, schließen Sie diese ab.
Stehen die geprüften Abwesenheiten eines zu konvertierenden Mitarbeiters in der Zukunft, werden sie nicht direkt in sein Urlaubskonto übernommen, sondern in den Status “In Erfassung” zurückgesetzt. Die erneute Genehmigung übernehmen dann die Vorgesetzten bzw. Administratoren der zuständigen Organisationseinheit.
Wurde die Person erfolgreich konvertiert, erhalten Sie folgende Meldung:
Nach der Konvertierung ist die Person im System doppelt angelegt, wird jedoch in der monatlichen Miete nur einmal berechnet. Die ursprüngliche Person wird auf ausgeschieden gesetzt und Benutzerkennung sowie Personalnummer automatisch umbenannt. Somit kann die konvertierte Person ihre ursprünglichen Daten weiterhin verwenden.
Die ausgeschiedene Person ist mit der konvertierten verknüpft und kann nicht gelöscht werden, bis auch die konvertierte Person auf ausgeschieden gesetzt wird. Die bisher erfassten und abgeschlossenen Reisekostendaten werden nicht in die neu angelegte Person übertragen.
Ausblick: So sieht die Mitarbeiter-Ansicht aus
Mitarbeiter und Administratoren erfassen und prüfen ihre Reisen in gleicher Vorgehensweise wie die deutschen Mitarbeiter, jedoch mit einigen länderspezifischen Unterschieden.
Die Mehrwertsteuersätze unterscheiden sich je nach Land und hängen von den jeweiligen Belegarten ab.
Beispiele:
Mehrwertsteuer für Frankreich:
Mehrwertsteuer für Großbritannien mit automatischer Zuordnung der länderspezifischen Standard-Währung:
Je nach Land bietet sich eine andere Ansicht der Tagesangaben in Bezug zu unterschiedlichen Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung:
Tagesangaben für Belgien (inkl. Kürzungen und Pauschalen):
Tagesangaben für Frankreich (ohne Kürzungen und Pauschalen):
Kilometerangaben und Streckendetails tragen Sie nur in Deutschland und Österreich ein, wobei in Österreich auch die Grenzübertritte relevant sind.
Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Abwesenheitsgrundlagen-Administrator”.
In internationalen Niederlassungen unterscheidet sich die Zeitwirtschaft nur in der Hinsicht der länderspezifischen Feiertage und in der Urlaubsberechnung. Die Feiertage der implementierten Länder sind in HRworks unter “Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Grundlagen/Feiertage” hinterlegt und können von Ihnen jederzeit bearbeitet und ergänzt werden.
Beispiel: Unterschiedliche Feiertage in der Schweiz je nach Kanton:
Je nach Land können Sie neue bzw. nicht vorhandene Feiertage entsprechend den Ländern, Bundesländern bzw. Kantonen hinzufügen:
Ist eine gesetzliche Regelung für die Urlaubsberechnung bereits im System implementiert, werden die Urlaubstage entsprechend der länderspezifischen Regelungen berechnet.
Beispiel: Die Urlaubsberechnung eines deutschen Mitarbeiters berücksichtigt die Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes.
Beispiel: Die Urlaubsberechnung eines luxemburgischen Mitarbeiters passt sich dem
aktuellen Arbeitsrecht in Luxemburg an:
Stehen die geprüften Abwesenheiten eines zu konvertierenden Mitarbeiters in der Zukunft, werden sie nicht direkt in sein Urlaubskonto übernommen, sondern in den Status “In Erfassung” zurückgesetzt. Die erneute Genehmigung übernehmen dann die Vorgesetzten bzw. Administratoren der zuständigen Organisationseinheit.
HRworks steht Ihnen auf Deutsch und auf Englisch zur Verfügung. Weitere Sprachen sind bereits in HRworks implementiert. Um die Software voll übersetzt auf allen Landessprachen anbieten zu können, braucht HRworks Ihre Unterstützung!
Wie Sie das Übersetzungstool aktivieren und verwenden, erfahren Sie in folgendem Helpcenter Artikel.
