Wie verwalte ich Arbeitsmittel?

1. Lernvideo

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Weisen Sie zunächst der für die Arbeitsmittelverwaltung zuständige Person die entsprechenden Administrator-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Arbeitsmittel” in die Felder der jeweiligen Rollen. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten und Arbeitsmittelart die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Im Admin-Menü “Arbeitsmittel/Einstellungen” aktivieren Sie die Funktion für die Arbeitsmittelverwaltung mit dem Haken “Arbeitsmittel verwenden”.

Legen Sie im Admin-Menü “Arbeitsmittel/Arbeitsmittelarten” neue Arbeitsmittelarten an. Wählen Sie zuerst eine der hinterlegten Arbeitsmittelarten aus dem Dropdownmenü aus oder legen Sie mit Klick auf “Neu” eine ganz neue Arbeitsmittelart an.

Mit diesen definieren Sie, welche Art von Wertgegenständen Sie in welcher Form verwalten möchten.

In den „Grundlagen“ legen Sie z. B. den Genehmigungsworkflow, Sichtbarkeitseinstellungen sowie die Verwendungsmöglichkeiten für Mitarbeiter fest. Darüber hinaus werden Quittierungseinstellungen verwaltet.  

Im Reiter “Mails” bestimmen Sie, über welche Vorgänge Sie benachrichtigt werden möchten. 

“Freie Felder” bieten Ihnen die Möglichkeit, neue Felder zu erstellen, um bei der Erfassung der Arbeitsmittel zusätzliche Informationen (wie z. B. Ende der Leasinglaufzeit für Fahrzeuge) hinterlegen zu können. 

Im Reiter “Sortierung” definieren Sie, nach welchen Kriterien Auswertungen über Arbeitsmittel (“Berichte”) erstellt werden sollen. 

Im Admin-Menü “Arbeitsmittel/Übersicht” erstellen Sie anhand der hinterlegten Arbeitsmittelarten konkrete Arbeitsmittel. Klicken Sie dazu auf „Neu“ und wählen aus dem Dropdownmenü die entsprechende Arbeitsmittelart aus. Die Daten des Arbeitsmittels öffnen sich im eigenen Reiter.

Tragen Sie unter „Arbeitsmitteldaten“ den Namen oder eine nähere Bezeichnung des Arbeitsmittels ein. Im Feld „Status“ wählen Sie den Verfügbarkeitsstatus des Arbeitsmittels aus. Bei der “Nummer” des Arbeitsmittels beachten Sie, dass diese immer eindeutig sein muss. Geben Sie das Beschaffungsdatum ein, an dem das Arbeitsmittel erhalten oder gekauft wurde. Zusätzliche Felder können in Abhängigkeit vom ausgewählten Typ der Arbeitsmittelart oder auch durch freie Felder angezeigt werden. Nachdem Sie alle Angaben eingetragen haben, sichern Sie den Vorgang mit Klick auf “Speichern”.

Ordnen Sie anschließend in den “Arbeitsmittelzuordnungen” das angelegte Arbeitsmittel einem Mitarbeiter zu. Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Arbeitsmittelzuordnung zu erstellen. Tragen Sie die erforderlichen Angaben in den jeweiligen Feldern ein und speichern Sie den den Vorgang.

In der Spalte „Erhalt quittiert“ bzw. „Rückgabe quittiert“ sehen Sie, ob der Mitarbeiter bzw. der Arbeitsmittel-Administrator den Erhalt oder die Rückgabe bestätigt hat.

Im “Protokoll” werden Ihnen die zeitlich dokumentierte Änderungen des ausgewählten Arbeitsmittels angezeigt.

Arbeitsmittel importieren 

Statt der manuellen Anlage von Arbeitsmitteln, können Sie über den Button "Import" im Menü "Arbeitsmittel/Übersicht" die csv-Importvorlage zur jeweiligen Arbeitsmittelart herunterladen, ausfüllen und in HRworks hochladen. 

Haken Sie vor Upload der ausgefüllten csv-Datei die Checkbox "Datei enthält Kopfzeile" an, sofern dies in Ihrer Tabelle zutrifft. Mit Klick auf "Upload" wird die ausgewählte Datei in HRworks hochgeladen und die Arbeitsmittel werden angelegt. Sobald der Import erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie hierzu eine Meldung. 

Im oberen Teil des Menüs “Arbeitsmittel/Übersicht” können Sie nach den schon zugeordneten Arbeitsmitteln suchen.

Soll in einem Fenster nach keinem Begriff gesucht werden, geben Sie dort einen * ein.

Die Arbeitsmittel-Anträge Ihrer Mitarbeiter können Sie im Admin-Menü “Arbeitsmittel/Anträge” bearbeiten und diese ihnen im Reiter “Bearbeiten” auch direkt zuordnen.

Arbeitsmittel, die zuerst durch den Arbeitsmittel-Administrator genehmigt werden müssen, werden im Reiter „Arbeitsmittelanträge zur Genehmigung“ angezeigt.

Markieren Sie einen akzeptierten Antrag im Reiter "Bearbeiten", um ihn im unteren Bereich des Menüs zu bearbeiten. Ist das bestimmte Arbeitsmittel bereits angelegt und im gewünschten Zeitraum vorhanden (also keiner anderen Person in dem Zeitraum zugewiesen), klicken Sie auf „Speichern & Zuweisen“. Falls hierzu noch kein Arbeitsmittel in HRworks angelegt wurde, klicken Sie auf "Speichern & Neu". Sofern ein Arbeitsmittel bereits angelegt wurde, aber zum beantragten Zeitraum vergeben ist, können Sie zusätzlich den Button "Freien Zeitraum finden" nutzen, um einen alternativen Zeitraum zur Zuordnung zu ermöglichen. Alternativ ist auch hier die Neuanlage eines Arbeitsmittels möglich. 

Im Admin-Menü “Arbeitsmittel/Quittierungen” sehen Sie, für welche Arbeitsmittel eine Quittierung aussteht. Im Bereich “Arbeitsmittel, die ausgegeben werden müssen” erkennen Sie, wann die Mitarbeiter das entsprechende Arbeitsmittel erhalten wollten. Wurde dieses ausgehändigt, erhalten die Mitarbeiter eine Aufgabe zur Quittierung des Erhalts (sofern in der jeweiligen Arbeitsmittelart unter "Admin-Menü/Arbeitsmittel/Arbeitsmittelarten" so hinterlegt). Ist dies noch nicht erfolgt, können Sie als Administrator diese Quittierung vornehmen und den Erhalt bestätigen.

Im Bereich “Arbeitsmittel, deren Rückgabe quittiert werden muss” sehen Sie alle Arbeitsmittel, deren Rückgabe noch nicht vom Administrator bestätigt wurde. Markieren Sie das Arbeitsmittel, welches Sie zurückerhalten haben und klicken Sie oben auf “Rückgabe quittieren”.

Durch die umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten behalten Sie stets den Überblick über Ihre Leihgaben in der Arbeitsmittelverwaltung. Per Mausklick sehen Sie, wer welches Arbeitsmittel zu welchem Zeitpunkt besitzt und beugen dem Verlust und der verspäteten Rückgabe von Arbeitsmitteln vor.

Erstellen Sie im Admin-Menü “Arbeitsmittel/Berichte” Auswertungen über alle in HRworks hinterlegten Arbeitsmittel. Für eine Berichtserstellung über alle Organisationseinheiten, wählen Sie im Reiter „Organisationseinheiten“ eine oder mehrere Organisationseinheiten aus. Standardmäßig sind hier alle Organisationseinheiten ausgewählt.

Wollen Sie Berichte über Personen erstellen, deselektieren Sie im Reiter „Organisationseinheiten“ zuerst die aktive Auswahl über den Button „Alle deselektieren“ und wählen Sie im Reiter „Personen“ die auszuwertenden Mitarbeiter aus.

Im Reiter „Status“ wählen Sie den Status der Arbeitsmittel, Arbeitsmittelzuordnungen oder Arbeitsmittelanträge aus. Die Standard-Einstellungen sind bereits gesetzt.

Unter „Arbeitsmittelarten“ wählen Sie die Arbeitsmittelart aus, die ausgewertet werden soll.

Möchten Sie nur einen bestimmten Zeitraum auswerten, stellen Sie diesen im letzten Reiter ein.

Alternativ zur Zusammenstellung der Suchkriterien gibt es im Reiter „Berichte“ die Checkbox „Momentan in der Arbeitsmittelübersicht angezeigte X Arbeitsmittel berücksichtigen“. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden alle Arbeitsmittel, die im Admin-Menü “Arbeitsmittel/Übersicht” gefunden wurden, direkt in die Berichtsauswahl übernommen.

Damit der Bericht erstellt wird, klicken Sie auf den Button „Bericht erstellen“. Der Button ist nur aktiv, wenn über die eingestellten Suchkriterien Arbeitsmittel zur Auswertung gefunden werden. Der Bericht wird unten auf der Seite unter „Aktuelle Berichte“ erstellt und kann per Doppelklick aufgerufen werden.