Wie verwalte ich Abwesenheiten?

Weisen Sie zunächst den für die Abwesenheiten zuständigen Personen die entsprechenden Admin-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf die entsprechenden Namen das Menü der Personen. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” die Haken unter “Zeitwirtschaft” in den Feldern der jeweiligen Abwesenheits-Administrator-Rollen. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen” finden Sie alle Einstellungsbereiche zum Funktionsbereich "Abwesenheiten". 

Möchten Sie die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter bearbeiten oder neu festlegen, öffnen Sie den Reiter “Urlaubsarten”. Klicken Sie auf den Button “Neu” und tragen Sie den entsprechenden Namen für die neue Urlaubsart ein. Wählen Sie das Land für gesetzliche Regelungen aus und bestätigen Sie den Vorgang mit “OK”. Tragen Sie nun alle erforderlichen Angaben im unteren Bereich des Menüs ein. 

In Urlaubsarten für Deutschland stehen Ihnen erweiterte Optionen zur Verfügung, um den Urlaubsanspruch zu steuern. Geben Sie zunächst den gesetzlichen Mindestanspruch an und dann, wie viele Tage Urlaub zusätzlich pro Jahr gewährt werden. Daraufhin können Sie einstellen, wie sich der Urlaubsanspruch bei Eintritt in der 1. Jahreshälfte oder Austritt in der 2. Jahreshälfte verhalten soll.

Details zu den Berechnungsoptionen finden Sie in den FAQs zum Thema Urlaubsberechnung.

In dem Reiter können Sie einen Urlaubsanspruch definieren, der vom Alter des Mitarbeiters abhängig ist. Wählen Sie den Button “Neu” und tragen Sie mit Doppelklick in die Zeile die gewünschten Angaben ein. Schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab.

In dem Reiter können Sie einen Urlaubsanspruch definieren, der von der Dauer der Firmenzugehörigkeit des Mitarbeiters abhängig ist. Wählen Sie den Button “Neu” und tragen Sie mit Doppelklick in die Zeile die gewünschten Angaben ein. Schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab.

Gibt es in Ihrem Unternehmen wichtige Anlässe, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen sollen, hinterlegen Sie für diese Zeiträume Urlaubssperren. Wählen Sie im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Urlaubssperren” den Button “Neu” und tragen die erforderlichen Angaben in die Felder ein. Entscheiden Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die Urlaubssperre gelten soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”.

Legen Sie im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Abwesenheitsarten” fest, welche Abwesenheitsarten Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen. Bei den vorhandenen Abwesenheitsarten sind die Übersetzungsschlüssel fest hinterlegt. Die Abwesenheitsarten können mit Rechtsklick kopiert, aktiviert/deaktiviert oder gelöscht werden. Mit Klick auf “Neu” legen Sie neue Abwesenheitsarten an. 

Mit Anlage der neuen Abwesenheitsart legen Sie die grundsätzliche Berechnungsgrundlage fest. Diese kann nachträglich innerhalb der Abwesenheitsart nicht mehr angepasst werden. 

Mindert weder Urlaubsanspruch nocht Zeitkonto, aber Sollarbeitszeit: Die eingetragene Abwesenheitsart zieht keine Tage vom Urlaubskonto und keine Stunden vom Zeitkonto des Mitarbeiters ab, sondern reduziert lediglich die Sollarbeitszeit im eingetragenen Zeitraum der Abwesenheit (z.B. Berufsschule, Hochzeit, etc.). 

Mindert Urlaubsanspruch: Diese Abwesenheitsart zieht die Anzahl an Arbeitstagen vom Urlaubskonto ab, welche im eingereichten Zeitraum der Abwesenheit vorkommen (z.B. Jahresurlaub). 

Mindert Urlaubsanspruch bei vollen Monaten: Wenn eine Abwesenheit über mehrere Kalendermonate verläuft, bietet sich diese Abwesenheitsart an, um anteilig den Urlaubsanspruch zu reduzieren. Jeder volle Kalendermonat innerhalb des Abwesenheitszeitraums zieht 1/12 des Urlaubsanspruchs an Tagen im Urlaubskonto ab. Bei 30 Tagen Urlaubsanspruch im ganzen Jahr wären das 2,5 Tage pro Kalendermonat abwesend (z.B. Mutterschutz, Elternzeit). 

Mindert Zeitkonto: Diese Abwesenheitsart verrechnet im Zeitraum der Abwesenheit nicht die Tage, sondern die Stunden aus dem Zeitkonto des Mitarbeiters. Das Urlaubskonto bleibt somit unberührt. Der Abzug an Arbeitsstunden erfolgt im Zeitkonto des Mitarbeiters (z.B. Überstundenabbau, Ausgleichsfrei, etc.).

Ohne Minderung der Sollarbeitszeit: Diese Abwesenheitsart reduziert weder das Urlaubskonto, Zeitkonto, noch die Sollarbeitszeit und kann genutzt werden, um erkenntlich zu machen, dass der Mitarbeiter nicht vor Ort arbeitet (z.B. bei Workation).

Die Spalte "Schlüssel" dient zur Zuordnung von Abwesenheitsarten bei Import und Export von Abwesenheiten.

In der Spalte “Öffentlich” können Sie entscheiden, ob die Abwesenheitsart auch für andere Mitarbeiter im Firmenkalender sichtbar sein soll. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, wird die Abwesenheitsart nur als "Abwesend" ausgegeben.

Mit der Option "Verwendung nur von Administratoren" legen Sie eine Abwesenheitsart an, welche Mitarbeiter selbst nicht zur Auswahl steht, sondern nur Abwesenheits-Administratoren.  

Abwesenheitsarten zuordnen

Nachdem Sie eine neue Abwesenheitsart angelegt haben, überprüfen Sie die Zuordnung der Abwesenheitsart zu Ihren Organisationseinheiten, damit diese sowohl Ihnen als Administrator als auch Ihren Mitarbeitern angezeigt wird.

Wenn Sie für Ihre Organisationseinheiten eine abweichende Zuordnung der Abwesenheitsarten eingestellt haben, dann sollten Sie die neu angelegte Abwesenheitsart manuell im Admin-Menü "Grundlagen/Organisationseinheiten" den Organisationseinheiten zuweisen.

Wie Sie die Abwesenheitsarten den Organisationseinheiten zuweisen, erfahren Sie im zugehörigen Helpcenter-Artikel unter Punkt 6.

Legen Sie zunächst im Admin-Menü “Grundlagen/Betriebsstätten” Ihre verschiedenen Firmensitze an. Anhand dieser werden die Feiertage der Mitarbeiter berücksichtigt. Die Anlage der Firmensitze sowie die Zuordnung zum Mitarbeiter erfahren Sie im zugehörigen Helpcenter Artikel.

Sollte ein Mitarbeiter inzwischen in eine andere Betriebsstätte wechseln, öffnen Sie zunächst das Menü “Personen/Personen” und doppelklicken auf seinen Namen. Wählen Sie im neuen Tab unter “Mitarbeiter/Stammdaten/Stammdaten” den Reiter “Historie” und markieren Sie die entsprechende Zeile. Selektieren Sie anschließend im unteren Bereich der Maske die dazugehörige Betriebsstätte und klicken auf “Speichern”.

Wechseln Sie anschließend in das Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Grundlagen/Feiertage” und überprüfen Sie die bereits hinterlegten Feiertage. Hier können Sie firmenindividuelle Feiertage wie Heiligabend oder Silvester eintragen. Diese können entweder für alle Betriebsstätten eines ganzen Landes, Bundeslandes oder nur für eine einzelne Betriebsstätte gelten.

Um einen neuen Feiertag anzulegen, klicken Sie das gewünschte Land, Bundesland oder die Betriebsstätte an und wählen den Button “Neuer Feiertag”. Mit Klick in die Zeile tragen Sie die erforderlichen Angaben ein und speichern diese.

Möchten Sie den Feiertag für mehrere Jahre hinterlegt haben, markieren Sie diesen und wählen Sie mit Rechtsklick die Option “Auf mehrere Jahre kopieren”.  

Format für Import von Urlaubsarten:

Format für Import von Urlaubskorrekturen:

Format für Import von neuen Abwesenheiten:

Format für Krankmeldungen:

Die Dateien müssen jeweils im CSV-Format ohne die erste Zeile mit den Feldbezeichnungen gespeichert werden.

Haben Sie die Import-Datei entsprechend aufgebaut, wählen Sie nun per Klick auf “Upload” die gewünschte Importart aus.

Laden Sie im nachfolgendem Fenster die Import-Datei per Button “Datei auswählen” hoch. Ist Ihre Datei im Format UTF-8 kodiert, setzen Sie den dafür entsprechenden Haken. Sonderzeichen, wie z. B. Umlaute, werden dadurch korrekt umgewandelt. Klicken Sie anschließend auf “Upload”. Wurden die importierten Angaben in die Maske übernommen, schließen Sie den Vorgang mit “Alle importieren” ab.

Die vorgenommenen Urlaubskorrekturen oder Importe werden dann direkt in das Urlaubskonto des Mitarbeiters im Menü “Mitarbeiter/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten” übertragen.

Um eine Abwesenheit zu erstellen, klicken Sie auf „Neue Abwesenheit“ und tragen Sie die Angaben im nachfolgenden Fenster ein. Möchten Sie zu diesem Antrag einen oder mehrere Stellvertreter hinzufügen, die der Abwesenheit noch vor der Genehmigung durch den Vorgesetzten zustimmen müssen, klicken Sie auf den Button „Abwesenheitsstellvertreter hinzufügen“ und wählen Sie einen aus dem Dropdown-Menü aus. Bei Bedarf können Sie den Status der zu erfassenden Abwesenheit auch ändern. Schließen Sie nun die Antragstellung mit „Speichern“ ab.

Um eine bereits erfasste Abwesenheit zu bearbeiten, wählen Sie diese aus und ändern Sie die Details im folgenden Eingabefenster. Die vorgenommenen Änderungen schließen Sie mit „Speichern“ ab. Sollte eine beantragte Abwesenheit entfernt werden, selektieren Sie diese und wählen Sie mit Rechtsklick die Option „Löschen“. Gelöschte Abwesenheiten können nicht wiederhergestellt werden. 

10. Abwesenheiten auswerten und Berichte erstellen

Mit HRworks erhalten Sie in wenigen Schritten informative Auswertungen zu den Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Dank direkter Exporte in Zeiterfassungssysteme integriert sich die Abwesenheitsverwaltung optimal in Ihre bestehende Softwarelandschaft und Organisationsstruktur.

Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Berichte” stehen Ihnen folgende Berichte zur Verfügung, die Sie nach unterschiedlichen Auswahlkriterien erstellen können:

• Abwesenheitsübersicht
• Abwesenheit nach Monaten
• Export von Abwesenheiten
• Krankmeldung nach Monaten
• Lohnfortzahlung
• Ungeplante Tage in Prozent
• Urlaubsübersicht
• Urlaubsbescheinigung. 

Wie die Berichte Schritt für Schritt erstellt werden sowie deren Inhalte, erfahren Sie in folgendem Artikel. 

Abwesenheiten und Urlaubstage werden automatisch in den Kalender eingetragen und auf dem Urlaubskonto des entsprechenden Mitarbeiters verbucht. Auch die erfassten Reisekostenabrechnungen sind im Kalender markiert. Terminüberschneidungen oder Personalknappheit werden frühzeitig erkannt und unwirtschaftliche Fehlplanungen gehören der Vergangenheit an.

Die Kalenderübersicht können Sie in Ihrer User-Ansicht unter “Firmenübersicht/Firmenkalender” einsehen. Weitere Informationen zu den Kalenderoptionen in HR WORKS finden Sie hier.