Inhaltsverzeichnis
- Administrator-Rolle zuweisen
- Grundlegende Einstellungen
- Zeiterfassungsarten anlegen
- Zeiterfassungsarten zuordnen, planen und löschen
Um das Erfassen von Arbeitszeiten mit HR WORKS zu ermöglichen, benötigt es Zeiterfassungsarten, welche den Mitarbeitern zugeordnet werden. Diese definieren die Regelungen rund um die Zeiterfassung und bilden das Gerüst, welches auf den Sollarbeitsstunden des Arbeitsplans baut.
Neben dem Artikel erhalten Sie weitere Informationen zum Thema Zeiterfassung über unsere Webinare zur Zeiterfassung & Terminalsystem.
Mit der eintägigen Online-Schulung bereiten wir Sie bestmöglich auf die Einführung der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen vor und heben Sie auf das nächste Level. Erfahren Sie, wie Arbeitszeiten online und per Terminalsystem erfasst und verschiedene Arbeitszeitmodelle möglichst gewinnbringend eingesetzt werden können.
1. Administrator-Rolle zuweisen
Weisen Sie zunächst der für die Zeiterfassung zuständigen Person die entsprechenden Admin-Rollen zu.
Öffnen Sie dazu als Master-Administrator unter “Admin-Menü/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü der gewünschten Person. Setzen Sie anschließend in den “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” unter “Zeitwirtschaft” den Haken “Zeiterfassungs-Administrator” und “Zeiterfassungsberichts-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll.
Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”.
2. Grundlegende Einstellungen
Im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Einstellungen” können Sie im Reiter “Exportparameter und allgemeine Einstellungen” Parameter für den Export von Arbeitszeiten sowie Einstellungen zu Überstundenabbau und Zeitkorrekturanträgen festlegen.
Das Exportkennzeichen unterscheidet Arbeitszeiten, die bereits exportiert wurden. Wird eine Arbeitszeit nach dem Export geändert, wird auch das Exportkennzeichen wieder entfernt, da die Arbeitszeit somit nicht mehr mit den exportierten Werten übereinstimmt.
Sie können einstellen, dass nur Arbeitszeiten ohne Exportkennzeichen exportiert werden. So verhindern Sie, Arbeitszeiten doppelt zu exportieren.
Wenn bereits exportierte Arbeitszeiten geändert werden, können Sie einstellen, dass ein Storno angelegt wird. Dadurch wird im nächsten Export die Arbeitszeit mit den alten Werten storniert und mit den geänderten Werten nochmals exportiert.
Tragen Sie für die Arbeitszeittypen entsprechende Exportschlüssel ein, damit diese im Export-Bericht ausgegeben werden. Die Schlüssel gelten ebenfalls für Importe von Arbeitszeiten. Mehr dazu, erfahren Sie hier.
Der Abschnitt "Allgemeine Einstellungen" enthält zum einen die Regelung für Überstundenabbau, zum anderen die Entscheidung, wer im System die Zeitkorrekturanträge von Mitarbeitern prüft und genehmigt.
Bei der Regelung für Überstundenabbau kann man zwischen zwei Optionen entscheiden, welche festlegen, mit welchem Monat im Zeitkonto des Mitarbeiters die Überstunden verrechnet werden ("Mitarbeiter-Menü/Zeitwirtschaft/Zeitkonto").
Abzubauende Überstunden vom Zeitkonto des Abwesenheitsmonats abziehen: Mit dieser Option werden die Überstunden des ausgewählten Abwesenheitszeitraums in dem Monat abgezogen, in welchem die Abwesenheit stattfindet.
Als Beispiel: Wenn der Mitarbeiter im Juni einen Überstundenabbau für den 15.08. beantragt, werden die Überstunden erst im Monat August abgezogen, da dort die Abwesenheit stattfindet. Bitte beachten Sie, dass folgendes Szenario dadurch entstehen kann: Der Mitarbeiter kann zum Zeitpunkt des Abbau-Antrags genügend Überstunden aufweisen und somit seinen Antrag erfassen, aber durch fehlende Arbeitszeit nach dem Antrag weniger Überstunden in den nächsten Monat übertragen und dadurch ins Minus rutschen. So kann es eintreten, dass im August nicht mehr genügend Überstunden zum genehmigten Überstundenabbau vorliegen. Der Mitarbeiter endet dadurch im Minus.
Abzubauende Überstunden vom Zeitkonto des Erstellungsmonats abziehen: Mit dieser Option werden die Überstunden des ausgewählten Abwesenheitszeitraums in dem Monat abgezogen, in welchem der Überstundenabbau-Antrag erfasst wurde.
Als Beispiel: Wenn der Mitarbeiter im Juni einen Überstundenabbau für den 15.08. beantragt, werden die Überstunden im Juni abgezogen, da dort die Erfassung des Antrags stattgefunden hat. Die Überstunden werden also direkt verrechnet. Dies ermöglicht eine realistischere Einschätzung des eigenen Überstundensaldo und führt nicht zu ungeplantem Minus im Zeitkonto.
Neben der Überstundenregelung können Sie mit der Checkbox "Der Vorgesetzte prüft Zeitkorrekturanträge" aktivieren, dass statt der Zeiterfassungsadministratoren ("Admin-Menü/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Zeitkorrektur") die jeweils zugeordneten Vorgesetzten unter "Mein Team/Genehmigungen" Zeitkorrekturanträge erhalten und genehmigen.
Im Reiter “Storno” erhalten Sie eine Übersicht über alle Arbeitszeit-Stornierungen aus den genannten Exporten und können diese bei Bedarf löschen.
3. Zeiterfassungsarten anlegen
Legen Sie im Admin-Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Zeiterfassungsarten” fest, nach welchen Regelungen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst werden sollen.
Um eine neue Zeiterfassungsart anzulegen, gehen Sie auf den Button "Neu".
Achtung! Wenn Sie bestehende und bereits zugewiesene Zeiterfassungsarten bearbeiten statt eine neue Zeiterfassungsart anzulegen, greift die automatische Aktualisierung beim Mitarbeiter erst im Folgemonat.
Grundlagen
Tragen Sie im Reiter “Grundlagen” alle relevanten Angaben, wie Name und Schlüssel ein. Im Feld "Zugelassene Geräte" entscheiden Sie, ob die Zeiterfassung nur online pro HR WORKS-Zugang erfolgen soll oder zusätzlich/nur via Terminalsystem.
Hinweis: Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Terminal-Geräte zum Ein- und Ausstempeln verwenden, informieren Sie sich über die gesamte Terminal-Verwaltung im eigenen Artikel “Zeiterfassung per Terminalsystem”.
Sind Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit unterwegs, beispielsweise dienstlich oder bei einem Arztbesuch, können Sie diese Büro-Abwesenheiten als zusätzlich erlaubte Arbeitszeittypen innerhalb der Zeiterfassungsarten aktivieren. Wählen Sie hierfür den gewünschten Arbeitszeittyp via Klick aus. Blau hinterlegte Arbeitszeittypen stehen den Mitarbeitern zur Verfügung.
Erlaubte Zeiterfassungszeiten
Im Reiter “Erlaubte Zeiterfassungszeiten” im Abschnitt “Allgemein” legen Sie fest, über welchen Zeitraum es Ihren Mitarbeitern möglich ist, Arbeitszeiten manuell nachträglich einzutragen und zu bearbeiten.
Wählen Sie hierfür zunächst eine Zeiteinheit (Tage, Wochen oder Monate). Bei der Verwendung von Tagen gilt der Zeitraum ab heute in die Vergangenheit. Bei Wochen und Monaten wird die Erfassung in die Zukunft bis zum Ende der aktuellen Woche bzw. des aktuellen Monats ermöglicht.
Als Beispiel: Sie tragen als Bearbeitungszeitraum 2 Monate ein. Der Mitarbeiter kann nun die Arbeitszeiten des aktuellen Monats sowie des vorherigen Monats nachträglich bearbeiten. Wenn der aktuelle Monat noch nicht abgeschlossen ist, ist also auch eine Erfassung in die Zukunft möglich.
Definieren Sie anschließend eine Zeitangabe. Tragen Sie eine 0 ein, damit Ihre Mitarbeiter keine Bearbeitungsrechte haben und nur via Stempelbutton Zeiten erfassen können.
Das Feld "Stempel neuer Arbeitszeit trotz offener nach X Industriestunden" legt fest, wann eine offene, eingestempelte Arbeitszeit vom System nach X automatisch geschlossen wird. Der Slot dieser Arbeitszeit erhält keine Ende-Uhrzeit. Diese muss nachgetragen werden.
So ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern sich am nächsten Tag regulär einstempeln zu können, obwohl am Vortag vergessen wurde auszustempeln.
Im Abschnitt "Pro Tag" haben Sie die Möglichkeit, außer einer maximalen Stundenanzahl pro Tag auch einen definierten Arbeitszeitraum festzulegen. Arbeitet ein Mitarbeiter außerhalb des Arbeitszeitraums und über die maximalen Stunden pro Tag hinaus, wird dies nicht als Arbeitszeit gewertet.
Im Abschnitt "Ruhezeit" können Sie einen Zeitrahmen angeben, der in Abhängigkeit vom letzten Ausstempeln, als Ruhezeit gilt. Wenn der Mitarbeiter sich in dieser Zeit erneut einstempelt, erhält er eine Warnung zum Verstoß der Ruhezeiten.
Benachrichtigungen
In dem Reiter “Benachrichtigungen” können Sie einstellen, wer zu den Arbeitszeiten bestimmte Informationen via E-Mail erhalten möchte. Sie können zwischen “Niemand”, “Vorgesetzter”, “Admin” und “Admin und Vorgesetzter” wählen.
Tragen Sie “Niemand” hier ein, so können auch keine weiteren Einstellungen zu Benachrichtigungen vorgenommen werden. Tragen Sie hier “Admin”, “Vorgesetzter oder “Admin und Vorgesetzter” ein, können Sie zwischen mehreren Einstellungen wählen.
Mit der Einstellung “Informieren bei Änderungen” können Sie angeben, ob Sie informiert werden wollen, wenn der Mitarbeiter Arbeitszeiten ändert, die älter als die eingegebene Anzahl Tage sind. Ihre Mitarbeiter erhalten daraufhin, wenn Sie Änderungen an Arbeitszeiten vornehmen, eine Meldung, dass die verantwortliche Person über die Änderung informiert wird.
Mit der Einstellung “Informieren, wenn Sollarbeitszeit überschritten” oder mit “Informieren, wenn Sollarbeitszeit unterschritten”, lassen Sie sich benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter seine Sollarbeitszeit über- bzw. unterschreitet. Im nächsten Schritt geben Sie an, ab welcher Abweichung in Prozent Sie benachrichtigt werden wollen.
Über den Haken "Informieren bei Unterschreiten der Ruhezeit" können Sie sich täglich informieren lassen, wenn Mitarbeiter die hinterlegten Ruhezeiten nicht einhalten. Dasselbe können Sie über den Haken "Informieren, bei Überschreiten der max. täglichen Arbeitszeit" für die maximal Arbeitszeit pro Tag hinterlegen, welche Sie im Reiter "Erlaubte Zeiterfassungszeiten" festlegen. Die Information wird, in diesen beiden Fällen, täglich an die verantwortliche Person versendet.
Mittels des Hakens "Informieren, wenn Pausen nicht manuell erfasst werden", können Sie sich in Ihrer wöchentlichen Zusammenfassungsmail informieren lassen, wenn die erfasste Arbeitszeit durch eine automatische Pause gekürzt wurde. Die Einstellung, wann automatische Pausen greifen, findet sich in der Registerkarte "Pausenregelung".
Sie können sich ebenfalls benachrichtigen lassen, wenn bei einem Mitarbeiter ein Unter-/Überstunden-Schwellenwert erreicht ist. Hier können Sie den Schwellenwert manuell einstellen, ab welchem Sie eine Benachrichtigung wünschen. Sie erhalten die Benachrichtigungen einmal wöchentlich.
Zeitkonto-Stunden (Überstunden)
Legen Sie im Reiter “Zeitkonto-Stunden” fest, um wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter das Zeitkonto überziehen dürfen oder wie viele Überstunden maximal in den nächsten Monat übertragen werden können.
Sie können den Mitarbeitern erlauben, Abwesenheitsarten, die das Zeitkonto belasten, auch dann zu beantragen, wenn das Konto dadurch ins Minus läuft. Hierfür können Sie definieren, um wie viele Stunden das Zeitkonto überzogen werden darf. Dies geschieht im Abschnitt "Überziehen des Zeitkontos".
Als Beispiel: Als Administrator haben Sie eine maximale Minusstundenanzahl von 12 Stunden festgelegt. Ein Mitarbeiter mit einem Zeitsaldo von +2 Stunden beantragt einen Urlaubstag mit der Abwesenheitsart “Überstundenabbau”.
Nach der Genehmigung beträgt der Zeitsaldo – 6 Stunden. Möchte der Mitarbeiter erneut einen ganzen Urlaubstag beantragen, würde er die definierte Grenze von -12 Stunden um 2 Stunden überschreiten (6 + 8 = 14). Dem Mitarbeiter wird in diesem Fall nicht ermöglicht, den Antrag zu stellen.
Im Bereich "Allgemeine Einstellungen zum Übertrag" stellen Sie ein, ob Überstunden an einem Krankheitstag erfasst werden können.
Aktivieren Sie die Checkbox "Keine Überstunden an Tagen mit Krankmeldungen", wenn Sie nicht möchten, dass den Mitarbeitern trotz einer Krankmeldung Überstunden gutgeschrieben werden. Erfasst ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Stunden seiner Arbeitszeit und meldet sich danach für den ganzen Tag krank, werden Ihm diese zwei Stunden auf seinem Zeitkonto mit aktivierter Checkbox nicht angerechnet.
Wählen Sie "mit Übertrag aus Vormonat gleichsetzen", wenn der letzte bestehende Übertrag als Saldo des Monats ohne erfasste Zeiten übernommen und so bis zum nächsten Monat mit aktiver Zeiterfassung beibehalten werden soll.
- Option 1: Januar bis April ist “auf Null setzen” aktiv (Verhalten wie bisher)
Der Monatssaldo wird auf 0 gesetzt, unabhängig davon, ob ein Übertrag aus dem Vormonat vorhanden ist. Die Einstellung wird ausgehebelt, wenn man zusätzlich z.B. eine Korrektur erfasst. Dann wird Übertrag + Korrektur als neuer Monatssaldo berechnet.
- Option 2: Mai bis August ist “mit Übertrag aus Vormonat gleichsetzen” aktiv
Grundsätzlich können Sie hierbei einstellen, ob die Kürzungen monatlich oder vierteljährlich Anwendung finden. Bei einer vierteljährlichen Kürzung wird pro Quartal gekürzt.
Maximaler Überstunden-Übertrag
In dem Drop-Down-Menü entscheiden Sie, ob alle, keine oder eine eingegebene Anzahl an Überstunden in den Folgemonat übertragen werden. Somit kann der Übertrag auf eine gewisse Anzahl an Überstunden begrenzt werden oder es fallen gar keine Überstunden an (Option "Keine").
Wenn Sie bei "Eingegebene Anzahl Überstunden" die Checkbox "Max. Überstunden-Übertrag nur auf aktuellen Monat beziehen" anhaken, bezieht sich die Limitierung nur auf Überstunden aus dem aktuellen Monat. Überstunden, welche aus dem Vormonat mitgenommen wurden, werden nicht erneut gekürzt.
Überstunden-Schwellwert
Innerhalb der Überstunden Regelungen haben Sie die Möglichkeit einen Überstunden-Schwellwert zu hinterlegen. Dieser gibt an, wie viele Überstunden (maximal) gekürzt werden, bevor die übrigen Überstunden in den Folgemonat übertragen werden.
Als Beispiel: Wenn der Schwellwert 10 ist und 8 Überstunden vorliegen, werden keine Überstunden in den Folgemonat übertragen, da der Schwellwert nicht erreicht wurde.
Wenn der Schwellwert 10 ist und 12 Überstunden vorliegen, werden 2 Überstunden in den Folgemonat übertragen, da zunächst der Schwellwert (10) abgezogen wird.
Hinweis: Der Überstunden-Schwellwert kann auch als Kommazahl erfasst werden. Wichtig dabei ist, dass diese Zahl mit Industriestunden angegeben wird (bsp: 8,25 Std. = 8 Std. 15 Minuten). HR WORKS rechnet diese automatisch in Stunden und Minuten um.
Mit der Checkbox “Korrekturen und Abwesenheiten mit Überstundenabbau werden nach Anwendung des Schwellwertes verrechnet” wird festgelegt, wann Zeitkorrekturen und Abwesenheiten mit der Einstellung “Mindert Zeitkonto” verrechnet werden, d.h. ob sie durch den Schwellwert gekürzt werden oder nicht.
Wenn der Haken gesetzt ist, dann wird der Schwellwert direkt auf die Differenz angewendet.
Erst nach Anwendung des Schwellwerts greifen dann Zeitkorrekturen und entsprechende Abwesenheiten. Diese Einstellung ist ebenfalls nur möglich, wenn die Einstellung “Überstunden-Schwellwert nur auf aktuellen Monat beziehen” aktiviert ist.
Pausenregelung
Möchten Sie der Zeiterfassungsart eine Pausenregelung zuordnen, wählen Sie im Reiter “Pausenregelung” den Button “Hinzufügen”. Eine feste, variable oder zeitabhängige Pause kann hier von Ihnen definiert werden.
Feste Pause
Bei der festen Pause definieren Sie einen festen Zeitraum, welcher als Pausenzeit gewertet wird. Arbeiszeiten in diesem Zeitraum werden nicht als Arbeitszeit gewertet.
Variable Pause
Variable Pausen liegen in einem größeren Zeitfenster, sollten aber nicht zu groß gewählt sein. Hier kann man sich gut an den Kernarbeitszeiten des Unternehmens orientieren. Innerhalb des Zeitraums muss die angegebene Zeit an Pause gestempelt werden, ansonsten wird sie automatisch abgezogen/aufgerundet.
Zeitabhängige Pause
Mit der zeitabhängigen Pause muss die definierte Pausenzeit nach der angegebenen Anzahl an Arbeitsstunden erfolgen. Wenn diese manuell nicht gestempelt wird, zieht das System diese Zeit automatisch von der Arbeitszeit ab.
Zu der zeitabhängigen Pause können weitere Einstellungen getroffen werden. Klicken Sie auf das Info-Symbol, um detaillierte Beschreibung mit praxisbezogenen Beispielen zu den jeweiligen zeitabhängigen Pausenregelungen zu erhalten.
Im Abschnitt "Allgemeine Einstellungen" legt man die "Mindestlänge von Pausen" in Minuten fest. Manuelle Ausstempelungen die unter dieser definierten Mindestlänge liegen, werden nicht als Arbeitszeit, aber auch nicht als Pausenzeit gewertet.
Zeitgutschriftsart
Im Reiter "Zeitgutschriftsart" verwalten Sie Gutschriften der jeweiligen Zeiterfassungsart. Hier können Sie wählen zwischen einer Gutschrift auf das "Zeitkonto" oder auf die "Erfassten Stunden".
Zeitgutschriften erfolgen auf "Zeitkonto": Gutschriften werden basierend auf den Arbeitsstunden eines Tages berechnet und direkt auf das Zeitkonto angewendet.
Als Beispiel: Bezahlte Pausen können mit dieser Art an Gutschrift abgedeckt werden, da Sie nicht zu den Erfassten Stunden hinzugezählt werden und keine Auswirkung auf die "Pausenregelung" haben.
Zeitgutschriften erfolgen auf "Erfasste Stunden": Gutschriften werden mit der erfassten Zeit des Tages verrechnet.
Als Beispiel: Rüstzeiten können hierdurch abgedeckt werden, da Sie zur Arbeitszeit hinzugezogen werden. Diese werden in der Pausenregelung und Berechnung maximaler Arbeitsstunden berücksichtigt.
4. Zeiterfassungsarten zuordnen, planen und löschen
Wie Sie die nun erstellten Zeiterfassungsarten den Mitarbeitern zuordnen, für die Zukunft planen oder auch löschen können, erfahren Sie hier.
In dem Artikel Wie verwalte ich die Zeiterfassung? wird zudem das Aktualisieren von bestehenden Zeiterfassungsarten, die Plausibilitätskontrolle, Import- und Exportmöglichkeiten sowie die Zeitkonten-Ansicht bei den einzelnen Mitarbeitern erläutert.