Inhaltsverzeichnis
Hinweis: Nur Führungskräfte, welche die Berechtigung für Umfragen haben, können Umfragen erstellen. Diese Berechtigung wird von Ihrem Administratoren vergeben.
1. Status und Fortschritt von Umfragen
Umfragen können folgende vier Status haben:
-
Entwurf
Die Umfrage wurde erstellt, aber noch nicht veröffentlicht. -
Geplant
Die Umfrage ist veröffentlicht, das Startdatum liegt jedoch in der Zukunft.
Es können noch keine Antworten abgegeben werden. -
Veröffentlicht
Die Umfrage ist aktiv und kann von den Teilnehmenden ausgefüllt werden. -
Beendet
Die Umfrage wurde gestoppt bzw. das Enddatum wurde erreicht.
Es können keine weiteren Antworten eingereicht werden.
Hinweis: Im Filter "Alle Umfragen" sind standardmäßig nur die Status "Entwurf", "Geplant" und "Veröffentlicht" ausgewählt. Um den Status "Beendet" zu sehen, ist es notwendig die Option "Beendet" im "Status" Filter zu aktivieren.
Sobald sich eine Umfrage im Status "Veröffentlicht“ befindet, können Teilnehmende ihre Antworten abgeben. Der Admin bzw. Führungskräfte mit entsprechender Berechtigung können den Fortschritt der Beantwortung jederzeit im Bereich "Umfragen/Alle Umfragen“ einsehen und nachverfolgen.
2. Bearbeitung einer Umfrage
In der geöffneten Umfrage können die Teilnehmenden bearbeitet werden. Das Start- und Enddatum der Umfrage kann zudem oben rechts über das Drei-Punkte-Menü neben dem Menüpunkt "Zusammenfassung“ angepasst werden.
Hinweis: Wenn das Enddatum einer Umfrage erreicht wurde, wird diese automatisch beendet und kann dann nicht mehr geöffnet werden. Um die Laufzeit einer Umfrage zu verlängern, verlegen Sie das Enddatum bitte vor Ablauf entsprechend in die Zukunft. Eine beendete Umfrage kann nicht wieder geöffnet oder verlängert werden.
Zusätzlich können in dieser Ansicht die Fragen angepasst und die Umfrage gestoppt werden. Das Stoppen der Umfrage ist unabhängig vom Enddatum möglich und kann jederzeit erfolgen. Nach Stoppen der Umfrage können keine weiteren Antworten abgegeben werden. Die Umfrage wird in den Status "Entwurf" zurückgesetzt.
Unter „Weitere Aktionen“ stehen zusätzlich folgende Funktionen zur Verfügung:
- Bearbeiten – hier kann der Titel der Umfrage angepasst werden.
- Löschen – die Umfrage wird entfernt.
- Kopieren – es wird eine neue Umfrage als Kopie der bestehenden erstellt.
3. Auswertung einer Umfrage
Durch Admins, Führungskräfte bzw. HR Mitarbeitende mit Umfrageberechtigung
Die Ergebnisse einer Umfrage sind im Bereich "Ergebnisse" innerhalb der jeweiligen Umfrage abrufbar.
Dort erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung aller gesammelten Daten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Ergebnisse zu Weiterverarbeitungs- und/oder Archivierungszwecken im XLSX-Format (Excel) zu exportieren.
Nach dem Abschließen kann die Umfrage nicht mehr bearbeitet werden und die Antworten werden für die Administratoren, Vorgesetzten und Personen mit Analysezugriff in diesem Bereich einsehbar.
Hinweis: Umfragen sind standardmäßig anonym. Wenn Sie Antworten zuordnen möchten, fügen Sie zum Beispiel eine identifizierende Frage wie "Bitte gib deinen Namen an" hinzu.
Hinweis: Es werden nur Einheiten angezeigt, auf die ein Analysezugriff vorhanden ist.
In der Ansicht kann zwischen einer detaillierten Ansicht und einer Heatmap gewählt werden:
Detaillierte Ansicht
In der detaillierten Ansicht sehen Sie die Antworten in tabellarischer Form.
Für eine granulare Auswertung können die folgenden Gruppierungen gewählt werden:
- Nichts
- Org.-Einheiten
- Teams
- Unternehmen
- Betriebsstätten
- Gruppen
Hinweis: Die Gruppierung von Umfrageteilnehmern erfolgt ausschließlich über die in HR WORKS angelegten Organisationseinheiten und Betriebsstätten - eine darüber hinausgehende benutzerdefinierte Gruppierung ist derzeit nicht möglich.
Im folgenden Beispiel sind die Ergebnisse nach den "Org.-Einheiten" gruppiert:
Heatmap
In der Heatmap sind die Durchschnittswerte in farblich codierter Form abgebildet.
Wenn es in der Umfrage verschiedene Skalenbreiten gibt, dann kann oben unter "Skala" zwischen diesen gewechselt werden, sodass Sie eine Heatmap zu jeder Skalenbreite sehen können.
Auch hier ist eine weitere Filterung mit Gruppierungen möglich:
Wenn nicht genügend Antworten bei einer der Filteroptionen vorliegen (weniger als 5), werden diese Filter ausgegraut und können nicht verwendet werden, um die Anonymität der Umfrageteilnehmer zu gewährleisten.
Durch Personen mit Analyserechten
Personen mit Analyserechten können die Ergebnisse der Umfragen unter "Umfragen/Meine Analysen" einsehen:
In diesem Beispiel ist anhand des Fortschrittes sichtbar, dass bereits 3 Personen an der Umfrage teilgenommen haben.
Mit Klick auf auf die Umfrage wird Folgendes sichtbar. Personen mit Analyserechten haben zwar Einsicht auf die Anzahl der Umfrageteilnehmenden und erfolgten Einreichungen, jedoch ist die Analyse auf die jeweilig freigeschaltete Abteilung beschränkt und die Ergebnisse der anderen Abteilungen sind nicht sichtbar.