In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die unterschiedlichen Zuordnungen, Vertretungen und Genehmiger von Mitarbeitern in Ihrem System verwalten und bearbeiten.
Inhaltsverzeichnis
1. Zuordnungen
Um bei einem Mitarbeiter den jeweiligen Vorgesetzten, zusätzlichen Genehmiger und Stellvertretungen zu hinterlegen, öffnen Sie die jeweilige Person über das Admin-Menü "Personen/Personen". Für das gewünschte Menü "Zuordnungen" können Sie dies auch per Rechtsklick auf "Schnellzugriff/Zuordnungen" abkürzen.
Alternativ rufen Sie das Menü im geöffneten Mitarbeiter unter "Stammdaten/Zuordnungen" auf.
Im sich nun öffnendem Reiter "Person" können Sie folgende Zuordnungen hinterlegen:
Kostenstelle, Kostenträger und Reiserichtlinie
Die Kostenstelle und der Kostenträger, welche hier eingetragen sind, werden standardmäßig beim Mitarbeiter in Abrechnungen, etc. ausgewählt und angezeigt. Kostenstellen und -träger darüber hinaus können beim Mitarbeiter unter "Stammdaten/Kostenrechnung" hinterlegt werden. Diese werden in Abrechnungen manuell ausgewählt.
Zusätzlich kann die Reiserichtlinie, welche für die Reisemittelbestellungen des Mitarbeiters gelten soll, hinterlegt werden.
Vorgesetzter und Genehmiger
In diesem Abschnitt hinterlegen Sie die Vorgesetzten-Person des Mitarbeiters. Wenn der Mitarbeiter selbst eine Vorgesetzten-Position innehält, kann das Team unter "Vorgesetzter von" zugeordnet werden. Klicken Sie hierfür auf das Personen-Symbol rechts.
Im sich nun öffnenden Fenster wählen Sie die Mitarbeiter des Teams aus und übernehmen die Auswahl durch Klick auf "Auswahl anwenden".
Der zugeordnete Vorgesetzte ist in HRworks automatisch für die Genehmigung von Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseanträgen, Urlaubsanträge sowie ggf. Arbeitsmittelanträge verantwortlich.
Wenn für den geöffneten Mitarbeiter der zugeordnete Vorgesetzte gewisse Bereiche nicht genehmigt, sondern andere Personen, werden diese als abweichende Abwesenheits- und/oder Reisekostengenehmiger hinterlegt.
Die hinterlegte Person prüft und genehmigt an Stelle des Vorgesetzten die Abwesenheits- und/oder Reisekostenanträge/-abrechnungen. Wenn die Vorgesetzten-Person trotzdem über die Anträge informiert werden möchte, kann dies im Admin-Menü unter "Grundlagen/Mails" aktiviert werden.
Stellvertretende
Im unteren Bereich können Sie Erfassungsstellvertreter und Standard-Abwesenheitsstellvertreter für den geöffneten Mitarbeiter hinterlegen und einsehen, ob die Person selbst in der Zuordnung anderer Personen als Erfassungsstellvertretung und/oder Standard-Abwesenheitsstellvertreter hinterlegt ist.
Erfassungsstellvertretungen können an Stelle des Mitarbeiters Reisekosten und Abwesenheiten für den Mitarbeiter erfassen und einreichen. Dies ähnelt einer hinterlegten Assistenz für die geöffnete Person. Wenn Sie hierbei eine Person einer anderen Organisationseinheit angehörig auswählen möchten, klicken Sie auf das Personen-Symbol rechts.
Standard-Abwesenheitsstellvertretungen werden automatisch beim Beantragen von Abwesenheiten seitens des Mitarbeiters als Stellvertretung hinterlegt. Der Mitarbeiter muss diese nicht mehr manuell auswählen.
2. Historie
Für die historischen Entwicklungen eines Mitarbeiters wechseln Sie im geöffneten Mitarbeiter-Menü das Menü "Stammdaten/Stammdaten". Im Reiter "Historie" werden Organisationseinheit, Spesengruppe, Betriebsstätte, Position und Arbeitsverhältnis historisiert, also mit zeitlichen Intervallen, verwaltet.
Für die Arbeitsverhältnisse "Werkstudent" und "Externer Mitarbeiter" ergeben sich folgende Besonderheiten:
- Werkstudent: Sie können im "Mitarbeiter-Menü/Stammdaten/Stammdaten" im Reiter "Person" das Gültigkeitsdatum der Studienbescheinigung eintragen.
- Externer Mitarbeiter: Hierbei entfällt im "Mitarbeiter-Menü/Stammdaten/Stammdaten" der Reiter "Lohndaten", da die Funktion Lohn und Gehalt nicht zur Verfügung steht. Zudem erhalten Sie im Reiter "Person" ein Feld, in welchem Sie hinterlegen können, wie lange die Arbeitserlaubnis gültig ist.
Sie können bestehende Zuordnungen bearbeiten, mit Klick in die jeweilige Zuordnung oder einen neuen historischen Abschnitt mit Klick auf "Neu" anlegen.
Spesengruppen können zusätzlich in einer bestehenden Zuordnung neu zugewiesen oder bearbeitet werden. Die bestehende Zuordnung bearbeiten, kann via Rechtsklick aufgerufen werden.
3. Mehrfachänderung
Wenn Sie für mehrere Personen gleichzeitig einer der obigen Zuordnungen vornehmen möchten, können Sie dies über die Mehrfachänderung.
Im Admin-Menü "Personen/Personen" wählen Sie die Gruppe an Mitarbeiter aus (maximal 50 Personen gleichzeitig!) und gehen anschließend per Rechtsklick auf die Option "Mehrfachänderung".
Im sich nun öffnenden Fenster können Sie unter anderem verschiedene Zuordnungen aktivieren und für die Auswahl an Mitarbeiter durchführen. Aktivieren Sie die jeweilige Option mit zugehöriger Checkbox. Wählen Sie bei historisierten Zuordnungen das geeignete Beginndatum für die ausgewählten Mitarbeiter gemeinsam aus.
4. Änderungsimport
Neben der Mehrfachänderung haben Sie die Möglichkeit die Zuordnungen für mehr als 50 Personen gleichzeitig per Änderungsimport durchzuführen.
Folgender Artikel erklärt Ihnen hierzu das Vorgehen.