In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie die Zugangsdaten verwalten, indem Sie Willkommensnachrichten versenden oder Passwörter zurücksetzen.
Inhaltsverzeichnis
1. Willkommensnachricht versenden
Wenn ein Mitarbeiter sich noch nie in HRworks eingeloggt hat und Zugangsdaten diesbezüglich benötigt, können Sie diese im Mitarbeiter-Menü unter "Stammdaten/Stammdaten/Reiter "Person" an die hinterlegte E-Mail Adresse des Mitarbeiters versenden. Wählen Sie hierfür den Button "Willkommensnachricht senden".
Wenn Sie mehreren Mitarbeitern zeitgleich die Willkommensnachricht versenden möchten, gehen Sie hier, wie in Abschnitt 2 beschrieben, vor.
2. Neue Zugangsdaten versenden
Wenn ein Mitarbeiter bereits Zugangsdaten erhalten und sich mit diesen eingeloggt hat, wechselt der Button "Willkommensnachricht senden" zu "Passwort zurücksetzen". Mit diesem Button senden Sie dem entsprechenden Mitarbeiter neue Zugangsdaten zu, sofern benötigt.
Sie können dies auch über das Admin-Menü "Personen/Personen" auslösen, indem Sie die Person per Rechtsklick auswählen und dort auf "Passwörter zurücksetzen" gehen. Über diesen Weg können Sie die Passwörter für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zurücksetzen und neue Zugangsdaten jeweils versenden (Strg-Taste während der Auswahl gedrückt halten).
3. Alle Passwörter zurücksetzen
Möchten Sie für alle aktiven Mitarbeiter das Einrichten eines neuen Passworts auslösen, z.Bsp. aufgrund geänderter Einstellungen, wechseln Sie in das Admin-Menü "Grundlagen/Sicherheit/Sicherheitsgrundlagen/Reiter "Passwort-Einstellungen". Hier haben Sie die Option "Passwort ändern erzwingen", welches die Mitarbeiter eigenständig auffordert, ein neues Passwort zu vergeben, oder "Passwörter zurücksetzen", welches das Zusenden neuer Zugangsdaten auslöst.
Hinweis: Beim Einrichten eines neuen Passworts ist es wichtig, dass dieses neu und noch nicht verwendet ist. Bereits in der Vergangenheit verwendete Passwörter sollten nicht wieder eingerichtet werden!