Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie als Administrator von der digitalen Verwaltung vermögenswirksamer Leistungen profitieren und wie entsprechende Verträge angelegt als auch ausgewertet werden können.
Inhaltsverzeichnis
- Vorteile der digitalen Verwaltung von VwL-Verträgen
- Administrator-Rollen zuweisen
- Anlegen von VwL-Verträgen
- Auswertungs- und Exportmöglichkeit
1. Vorteile der digitalen VwL-Verwaltung
Mit der digitalen Verwaltung vermögenswirksamer Leistungen steht Ihnen eine weitere leistungsstarke Funktion zur Verfügung, um Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung zu zentralisieren und effizienter zu gestalten. Durch vermögenswirksame Leistungen unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter beim privaten Vermögensaufbau. Aus Arbeitgebersicht dienen vermögenswirksame Leistungen dazu, die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen. Unter Berücksichtigung bestimmter Verdienstgrenzen können Mitarbeiter zusätzlich staatliche Förderungen in Anspruch nehmen. Durch die digitale Verwaltung vermögenswirksamer Leistungen reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand und Kommunikationsschleifen im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zudem erhöhen Sie die Transparenz und Auswertbarkeit Ihrer VwL-Verträge.
2. Administrator-Rollen zuweisen
Um VwL-Verträge erfassen und verwalten zu können, weisen Sie den zuständigen Personen zunächst die benötigte Admin-Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter Admin-Menü “Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie anschließend im Bereich “Lohn und Gehalt” die Checkbox “Gehalts-Administrator”. Wählen Sie zusätzlich, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”.
3. Anlegen von VwL-Verträgen
Um VwL-Verträge anlegen oder verwalten zu können, öffnen Sie im Admin-Menü unter “Personen/Personen” per Doppelklick die gewünschte Person. Navigieren Sie anschließend in den Bereich “Lohn und Gehalt/Vermögenswirksame Leistungen”. Über das Dropdown können Sie einen bestehenden bAV-Vertrag zur Bearbeitung auswählen. Per Klick auf “Neu” legen Sie weitere Verträge an.
Definieren Sie im Folgenden allgemeine Vertragsdaten, den monatlichen Arbeitgeberbeitrag sowie die Zahlungsweise des erfassten Beitrags.
Die folgenden Vertragsinhalte können erfasst werden:
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Angabe |
Beschreibung |
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Nummer |
Die Nummer dient als eindeutiger Identifikationsschlüssel des bAV-Vertrags. |
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Aktiv (Status) |
Hierüber lässt sich der Status des VwL-Vertrags steuern. So werden VwL-Verträge ausschließlich im Status “Aktiv” per DATEV-Export an LODAS übertragen. |
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Vermögensbildung (Betrag in €) |
Erfassen Sie den Gesamtbetrag der laufenden Vermögenswirksamen Leistung. Der eingegebene Betrag muss mindestens so hoch sein wie der monatliche Arbeitgeberanteil. |
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Beginn/Ende Vertragsdauer |
Erfassen Sie Beginn und Ende des VWL-Vertrags |
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Vertragsart |
Wählen Sie die Vertragsart der Vermögenswirksamen Leistung.Hierbei stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl zur Verfügung:
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AVWL Altersvermögenswirksame Leistung |
Aktivieren Sie die Checkbox, wenn altersvermögenswirksame Leistungen zum Aufbau einer zusätzlichen privaten oder betrieblichen Altersvorsorge tarifvertraglich oder per Arbeitsvertrag vereinbart sind. |
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Betrag |
Erfassen Sie den monatlichen Arbeitgeberanteil zur Vermögensbildung. Der Betrag darf nicht größer sein als der Gesamtbeitrag zur Vermögensbildung. |
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Lohnart |
Erfassen Sie die Lohnart für den Arbeitgeberanteil. Stimmen Sie die Lohnarten für die vermögenswirksame Leistung bitte mit Ihrem Lohnabrechner ab. Unter Admin/Lohn und Gehalt/Lohnarten können bei Bedarf weitere Arten hinterlegt werden. |
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Bankverbindung |
Erfassen Sie die Zahlungsweise der Beiträge an das Versicherungsinstitut. Wählen Sie zwischen Lastschrifteinzug oder der Eingabe der IBAN/BIC. Erfassen Sie das Institut und die Vertragsnummer für den Ausweis auf dem Überweisungsträger. |
4. Auswertungs- und Exportmöglichkeiten
Durch die Standardisierung Ihrer Verwaltung von vermögenswirksamen Leistungen vereinfachen Sie die unternehmensinterne Auswertbarkeit wie auch die Kommunikation und den Datenaustausch mit Ihrem Lohnabrechner. Hierzu stellen wir Ihnen einen Standardbericht zur Verfügung, mit dem Sie sich eine Übersicht über die gesamten VwL-Verträge im Unternehmen verschaffen können. Als DATEV-LODAS-Anwender haben Sie zudem die Möglichkeit, die VwL-Angaben mittels DATEV-Integration an LODAS zu übermitteln.
Standardbericht
Als Gehalts-Administrator können Sie im Admin-Menü unter “Lohn und Gehalt/Berichte” einen spezifischen Bericht vermögenswirksamen Leistungen generieren. Definieren Sie hierzu die auszuwertenden Organisationseinheiten, Personen und den Berichtszeitraum. Im Bericht werden alle im Auswertungszeitraum liegenden Zahlungen inklusive der erfassten Vertragsdaten ausgegeben. Den Bericht können Sie Ihrem Lohnabrechner zur Verfügung stellen und für interne Auswertungs- und Analysezwecke nutzen.
DATEV LODAS Integration
Als DATEV-LODAS-Anwender haben Sie zudem die Möglichkeit, die erfassten VwL-Daten per Schnittstelle (Lohnimportdatenservice) zu exportieren. Selektieren Sie hierzu im Admin-Menü unter “Grundlagen/Integrationen/DATEV-Datenservices” innerhalb der Mandanten im Reiter “Datenkonfiguration/Stammdaten für die Lohnbuchhaltung” die entsprechende Checkbox.
Durch die Selektion werden alle erfassten Daten an DATEV LODAS übertragen. Für den Export werden ausschließlich bAV-Verträge im Status “Aktiv” herangezogen.
Hinweis: Werden bestehende Verträge aus DATEV in HRworks übernommen, ist unbedingt auf eine Harmonisierung der Vertragsnummern in den allgemeinen Angaben zu achten. Die Nummer des VwL-Vertrags wird für die Zuordnung beim Datenimport herangezogen.