In diesem Artikel erfahren Sie als Mitarbeiter, wie Sie Ihre Maileinstellungen verwalten und entscheiden, was HR WORKS an Benachrichtigungen sendet.
Inhaltsverzeichnis
1. Lernvideo
Schauen Sie hier das Video zum Artikel, um zu erfahren ...
- ... wie Sie zu Ihren E-Mail-Einstellungen gelangen.
- ... wie die E-Mail-Einstellungen strukturiert sind und Sie Anpassungen vornehmen.
2. E-Mail Einstellungen
Um zu hinterlegen, welche E-Mail Benachrichtigungen von HR WORKS an Sie gesendet werden und welche nicht, öffnen Sie "Mein Profil":
Hinweis: Manche Systembenachrichtigungen können nicht deaktiviert werden und werden automatisch versendet.
Innerhalb des Profils gehen Sie zum Menüpunkt "E-Mail Einstellungen".
3. Als Mitarbeiter
Im Abschnitt "Als Mitarbeiter" verwalten Sie die Mails zu Ihren Funktionen als Mitarbeiter.
Klappen Sie den jeweiligen Funktionsbereich aus, um die verfügbaren E-Mail Einstellungen einzusehen.
Allgemein
Im Feld "Erinnerungs-Mail schicken" verwalten Sie, wie regelmäßig Sie die HR WORKS Zusammenfassungsmail empfangen möchten. Hierbei können Sie zwischen maximal 1x pro Tag, pro Woche oder pro Monat wählen.
"Info-Mail bei neuen Onlinesupport-Nachrichten" aktivieren Sie, sofern Sie zusätzlich Administratoren-Rechte besitzen und somit intern andere Administratoren oder den HR WORKS Online-Support kontaktieren können.
Im Feld "Einsicht in private Mail-Adresse/Telefonnummer" entscheiden Sie wer Einsicht auf Ihre private Mail-Adresse und Telefonnummer hat.
Im Feld "Einsicht in geschäftliche Mail-Adresse (Telefonverzeichnis)" entscheiden Sie wer Einsicht auf Ihre geschäftliche Mail-Adresse hat.
"Mail, wenn personenbezogene Daten eines gelöschten Bewerbers entfernt werden sollten" sendet Ihnen eine Benachrichtigung, sofern Sie für eine Bewerbung freigegeben wurden, welche im System gelöscht wurde. Diese Mail fordert Sie auf die personenbezogenen Daten ebenfalls zu entfernen.
Mails für die Reisekostenabrechnung
In diesem Abschnitt wird hinterlegt, zu welchem Reisekostenabrechnungsstatus man eine Benachrichtigung erhält. Jeder ausgewählte Status, welcher innerhalb des Abrechnungsprozesses erreicht wird, generiert eine Infomail.
Sofern zusätzlich an nicht abgeschlossene Reisekostenabrechnungen erinnert werden soll, kann dies optional in der gleichnamigen Checkbox aktiviert werden.
Zudem können Sie entscheiden, ob Sie benachrichtigt werden sollen, wenn jemand anderes in HR WORKS Sie als bewirtete Person innerhalb eines Bewirtungsbeleg aufzählt und Sie selbst zu diesem Leistungsdatum keine Reisekostenabrechnung vorliegen haben. Zusätzlich gibt es die optionale Benachrichtigung bei einer bereits vorliegenden Reisekostenabrechnung zum Leistungsdatum, aber ohne Kürzung in den Tagesangaben.
Die Einstellungen gelten hier für Reisekostenabrechnungen und Belegmappen.
Mails für die Zeitwirtschaft
Unter "Mails für die Zeitwirtschaft" verwalten Sie Benachrichtigungen zu Ihren Abwesenheiten, zugewiesenen Projekten sowie beantragten Zeitkorrekturen. Aktivierten Sie die Status, über welche Sie bei Ihren beantragen Abwesenheiten informiert werden möchten. Zum Beispiel "Geprüft, OK" als Info, dass Ihre Abwesenheit genehmigt wurde.
Wenn Sie über anstehende Abwesenheiten Ihrer Team-Kollegen informiert werden möchten, hinterlegen Sie dies mit der Checkbox "Mail, wenn Abwesenheiten von Kollegen anstehen" inklusive dem Feld "ab Urlaubstagen".
Entscheiden Sie zudem, inwiefern Team-Kollegen bei anstehenden Abwesenheiten von Ihnen informiert werden sollen ("Andere Personen dürfen per E-Mail über meine Abwesenheiten informiert werden")
Die Benachrichtigung zu den eigenen Team-Kollegen erfolgt innerhalb der eigenen Zusammenfassungsmail:
Hinweis: Team-Kollegen sind innerhalb HR WORKS alle Mitarbeiter, welche den gleichen Vorgesetzten zugeordnet haben.
Wenn Sie über angefragte Stellvertretungen anderer Mitarbeiter informiert werden möchten, haken Sie die Checkbox "Mail, wenn Stellvertretungen für Abwesenheiten zur Zustimmung anstehen" an.
Sofern Sie Projekten innerhalb Ihrer Zeiterfassung zugeordnet werden, können Sie Benachrichtigungen bei Änderungen des jeweiligen Projekts aktivierten. Haken Sie die für Sie relevanten Status an.
Mit "Mail, wenn Zeitkorrekturen sich ändern" werden Sie über Aktualisierungen Ihrer Zeitkorrekturen informiert.
Mails für die Arbeitsmittelverwaltung
In diesem Abschnitt verwalten Sie Benachrichtigungen bezüglich Ihrer beantragten und zugewiesenen Arbeitsmittel. Je nach ausgewähltem Status erhalten Sie eine Benachrichtigung zu diesem Status. Zusätzlich können Sie Benachrichtigungen aktivieren, wenn ein Arbeitsmittel oder die Zuordnung sich ändert, das Arbeitsmittel gelöscht wird und die Rückgabe Ihres Arbeitsmittels quittiert wurde.
4. Mails über Aufgaben
Wenn Sie zu Aufgaben innerhalb Ihres Systems benachrichtigt werden möchten, können Sie diese im Menü "Mails über Aufgaben" verwalten. Wählen Sie den zugehörigen Status der Aufgaben aus, über die Sie informiert werden möchten. Optional können Sie die Erinnerungsmail für Aufgaben mit abgelaufenen Fristen aktivieren.
5. Als Erfassungsstellvertreter
Sofern Sie als Mitarbeiter zusätzlich die Erfassungsstellvertretung einer anderen Person sind, haben Sie zu dieser Rolle weitere Mailoptionen.
Mails für die Reisekostenabrechnung
Aktivieren Sie die jeweiligen Checkboxen, wenn Sie über Änderungen des Reisekostenabrechnungsstatus, von A1-Anträgen oder über die Nennung der zu vertretenden Person als bewirtete Person innerhalb eines Bewirtungsbelegs informiert werden möchten.
Mails für die Zeitwirtschaft
Erhalten Sie Benachrichtigungen zu Änderungen von Abwesenheiten und/oder Homeoffice-Anträgen der zu vertretenden Person, indem Sie die Checkboxen aktivieren.
Mails für die Arbeitsmittelverwaltung
Auch hier können Sie sich zu verschiedenen Änderungen im Arbeitsmittelbereich der zu vertretenden Person per Mail benachrichtigen lassen. Haken Sie die entsprechende Checkbox an.