In diesem Artikel erfahren Sie als Administrator, wie Sie Ihre Maileinstellungen verwalten und entscheiden, was HRworks an Benachrichtigungen sendet.
Inhaltsverzeichnis
- E-Mail Einstellungen
- Als Mitarbeiter
- Als Administrator
- Mails über Aufgaben
- E-Mail Signatur
- Grundlagen-Mails
1. E-Mail Einstellungen
Hinweis: Auch Administratoren wechseln für die Mitarbeiter-Angelegenheiten zur eigenen Person zur User-Oberfläche.
Um zu hinterlegen, welche E-Mail Benachrichtigungen von HRworks an Sie gesendet werden und welche nicht, öffnen Sie "Mein Profil": 
Hinweis: Systembenachrichtigung können nicht deaktiviert werden und werden automatisch versendet.
Innerhalb des Profils gehen Sie zum Menüpunkt "E-Mail Einstellungen".
2. Als Mitarbeiter
Die Einstellungen der Mitarbeiter-Mails können Sie in folgendem Helpcenter Artikel nachlesen.
3. Als Administrator
Im Abschnitt "Als Administrator" verwalten Sie die Mails zu Ihren zugeordneten Funktionen als Administrator.
Mails für Reisekostenabrechnungen
Wenn Sie als Prüfungs-Administrator innerhalb der buchhalterischen Prüfung von Reisen eine Abrechnung zur Korrektur ablehnen und diese korrigiert vom Mitarbeiter erneut eingereicht wurde, können Sie hierzu benachrichtigt werden.
Als Reisekostenprüfungs-Administrator haben Sie die Möglichkeit, sich über neue, zur buchhalterischen Prüfung, vorliegenden Reisekostenabrechnungen informieren zu lassen. Setzen Sie hierfür den Haken in die Checkbox.
Mails für die Personalverwaltung
Für Administratoren der Personalverwaltung gibt es Erinnerungsmails für Geburtstage und Jubiläen der Mitarbeiter, für abgegebene Arbeitszeugnis-Bewertungen von Vorgesetzten zum zugehörigen Mitarbeiter sowie zu hochgeladenen Dokumenten von Mitarbeitern, welche in die Personalakten der Mitarbeiter einsortiert werden können. Für die Firmenjubiläen können Sie zusätzlich die Länge des Jubiläums definieren, zu welcher Sie eine Benachrichtigung erhalten.
Die Information zu anstehenden Geburtstagen und Jubiläen erhalten Sie innerhalb Ihrer Zusammenfassungsmail am Montag, die Woche zuvor.
Mails für das Bewerbermanagement
Hinweis: Als Stellenadministrator (oder Stellvertreter eines Stellenadministrators) können Sie nur den Abschnitt "Mails für das Bewerbermanagement" einsehen und verwalten.
Sofern Sie als Stellenadministrator zuständig für das Bewerbermanagement sind, können Sie sich über den Eingang von neuen Bewerbungen benachrichtigen lassen. Die Einstellung "Sofort" wird empfohlen, wenn direkt nach Eingang der Bewerbung eine Benachrichtigung erfolgen soll.
Mails für die Arbeitszeiterfassung
Wenn Sie für die Verwaltung der Arbeitszeiten zuständig sind, können Sie sich über geänderte Arbeitszeiten und Zeitkorrekturen von Mitarbeitern informieren lassen sowie eine Erinnerungsmails zur Genehmigung von Zeitkorrekturen erhalten, sofern Zeiterfassungs-Administratoren diese genehmigen und nicht der jeweilige Vorgesetzte.
Weitere Benachrichtigungen können Sie innerhalb der Zeiterfassungsart festlegen. Mehr hierzu erfahren Sie im zugehörigen Artikel.
Mails für die Arbeitsmittelverwaltung
Als Arbeitsmittel-Administrator können Sie sich über Erhalts-Quittierungen, Arbeitsmittelanträge und Änderungen innerhalb zugeordneter Arbeitsmittel der Mitarbeiter informieren lassen. Zusätzlich gibt es Informationen zu Statuswechsel wie "Gestohlen/Verloren/Defekt" und "Beschaffen/Auszugeben".
Zusätzlich können Sie für Arbeitsmittelarten zusätzliche Mails aktivieren, welche innerhalb Ihrer Zusammenfassungsmail mit ausgegeben werden (Admin-Menü/Arbeitsmittel/Arbeitsmittelarten/Reiter "Mails"). Dies geschieht innerhalb der klassischen Oberfläche.
4. Mails über Aufgaben
Im Menü "Mails über Aufgaben" werden die Benachrichtigungen zu Aufgaben aus Ihrem "zu erledigen"-Bereich verwaltet. Haken Sie den entsprechenden Status der Aufgabe an, über welchen Sie benachrichtigt werden möchten. Optional können Sie Mails zu offenen Rollenaufgaben aktivieren, welche in Zusammenhang mit Ihrer Rolle als Administrator aufkommen (z.B. Mail, wenn Arbeitsmittel zu beschaffen/auszugeben sind).
Tipp: Wenn Sie sich über Änderungen bzgl. der Bankverbindung, Adresse oder der Kinderdaten durch den Mitarbeiter benachrichtigen lassen wollen, setzen Sie den Haken bei "Einpflegen neu angelegter ... von Personen". So erhalten Sie eine separate Mail, sobald der Mitarbeiter eine der genannten Daten ändert.
Ihre Aufgaben sind in Ihrer Zusammenfassungsmail enthalten.
5. E-Mail Signatur
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Signatur nur bei Personen hinterlegt werden kann, wenn diese eine Möglichkeit besitzen E-Mails aus HRworks heraus zu senden. Dies betrifft unter anderem Personen mit Kommunikations-Berechtigungen im Bewerbermanagement, sowie den Personen-Administrator.
Ihre Signatur für die Mailkommunikationen in HRworks können Sie im Mitarbeiter-Menü
“Stammdaten/Maileinstellungen/Reiter "E-Mail Signatur"” anpassen sowie das Firmenlogo mit einbinden.
Hierfür müssen Sie dieses vorab im Admin-Menü "Personalverwaltung/Einstellungen" auswählen und festlegen.
Wie Sie generell Firmenlogos für Ihr Unternehmen hinterlegen und verwalten können erfahren Sie hier.
Hinweis: Im Menü “Ausgaben Format/Layout” können Sie bei Bedarf das Logo individuell positionieren oder die Größe anpassen. Verwenden Sie dort dazu den Button „Xsl in Layout einfügen“ und wählen das gewünschte Logo aus.
Tipp: Sofern Sie mehrere Bilder in Ihrer Signatur integrieren möchten, sollten diese als Firmenlogo vorliegen. Im Menü "Firmenlogo" können Sie mit Rechtsklick auf das Logo die Option "Untersuchen" auswählen und den Link des Bildes innerhalb der geöffneten Entwicklerkonsole kopieren. Dieser Link kann innerhalb der Signatur per HTML Snippet eingefügt werden. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Support.
6. Grundlagen-Mails
Wie Sie die generellen Maileinstellungen zu Benachrichtigungen an Mitarbeiter, Vorgesetzte und Administratoren verwalten, erfahren Sie in diesem Artikel.