Wie verwalte ich Feedback-Sessions?

Inhaltsverzeichnis

Verwaltung
Status
Zusammenfassung
Anonymitätseinstellungen
Einsicht der Ergebnisse

Sobald ein Zyklus erstellt wurde, kann dieser seitens des Erstellers unter "Feedback-Sessions/Zyklen" eingesehen werden. Zyklen befindet sich zunächst immer im Status "Entwurf", welcher nur für Administratoren und Ersteller sichtbar sind.

Mit Klick auf den entsprechenden Zyklus kann die Zyklusübersicht mit allen relevanten Informationen und Konfigurationsmöglichkeiten augerufen werden.

Die folgenden Einstellungen können direkt auf Zyklus-Ebene verwaltet werden:

Beschreibung, Start- und Enddatum der Sessions
Über den Button "Aktionen/Bearbeiten" können die Beschreibung sowie Start- und Enddatum der Session angepasst werden. Sämtliche Änderungen an den Einstellungen des Zyklus wirken sich einheitlich auf alle Sessions innerhalb des entsprechenden Zyklus aus.

Veröffentlichen des Zyklus
Über den Button "Aktionen" kann außerdem die Veröffentlichung des Zyklus angestoßen werden, wodurch die Sessions im Menü "Feedback-Sessions/Alle Feedback-Sessions" im Status "Geplant" einsehbar sind und von den Führungskräften weiterbearbeitet werden können. Zum Startdatum werden die Fragebögen versendet.
Hinzufügen von Teilnehmenden
Über den Button "Teilnehmende hinzufügen" können weitere Feedback-Nehmer im Rahmen des Zyklus ausgewählt werden.

Einsicht in Perspektiven unter "Weitere Einstellungen"
Die bei der Erstellung des Zyklus eingetragenen Perspektiven können im Reiter "Weitere Einstellungen" eingesehen werden.

Verwaltung von individuellen Sessions

In der Zyklus Zusammenfassung gibt es einen Überblick über alle individuellen Feedback-Sessions, welche in dem entsprechenden Zyklus erstellt wurden. Über die Pfeile können weitere Informationen in der Tabelle eingesehen und bearbeitet werden.
Wird mit der Maus über ein Feld gefahren, kann dieses über das blaue Stift-Symbol bearbeitet werden.

Die folgenden Felder können bearbeitet werden:

Selbsteinschätzung
Führungskraft
Stakeholder
Kollegen
Mitarbeiter
Vorlage

Hinweis: Die Änderungen sind auf die relevante Feedback-Session beschränkt.
Wer Einsicht in die Antworten innerhalb der Session besitzt, muss weiterhin über "Einstellungen/Berechtigungen" hinterlegt werden.

Anpassung des Fragebogens

Fragebogen Vorlage ändern

Wenn in einer Feedback-Session eine Änderung der Fragebogen Vorlage erfolgen soll, kann dies unter "Feedback-Sessions/Alle Feedback-Sessions/Reiter "Fragen"" der betroffenen Session über den Button "Vorlage ändern" vorgenommen werden.

Achtung! Überprüfen Sie im Reiter "Zusammenfassung" der jeweiligen Session vor einer Änderung der Fragebogen Vorlage, ob Fragebögen bereits ausgefüllt wurden. Wenn die hinterlegte Fragebogen Vorlage geändert wird, werden alle bis dahin gegebenen Antworten unwiderruflich gelöscht.

Mit Klick Sie in das Feld "Vorlage" kann die hinterlegte Fragebogen Vorlage bearbeitet werden. Über den Button "Speichern" werden die Änderungen übernommen. Anschließend werden die Fragebögen automatisch mit der aktualisierten Vorlage neu versendet.

Fragen in laufender Session anpassen

Wenn nur einzelne Fragen im Fragebogen einer laufenden Session angepasst werden sollen, können diese Anpassungen ebenfalls im Bereich "Fragen" innerhalb der Session vorgenommen werden. Wie in einer Fragebogen-Vorlage können in laufenden Sessions die Beschreibungen, Perspektiven und verbundenen Kompetenzen der einzelnen Fragen angepasst und auch neue Fragen hinzugefügt oder gelöscht werden.
Änderungen spiegeln sich direkt in den versendeten Fragebögen wieder und führen nicht zu einem Löschen der bereits eingegebenen Daten, es sei denn, die Frage wird gelöscht.

Verwaltung von Feedback-Gebern

Unter dem Reiter "Feedback-Geber*innen" innerhalb einer Feedback-Session können Feedback-Geber in den verschiedenen Perspektiven hinzugefügt, alle Feedback-Geber ausgewählt oder gelöscht werden.

Wenn Feedback-Geber hinzugefügt werden sollen, erscheint die folgende Ansicht, unter der Personen zu den verschiedenen Perspektiven hinzugefügt werden können. Diese Auswahl wird durch den Button "Speichern" bestätigt. Die Feedback-Geber werden innerhalb der nächsten Stunde mit einer Benachrichtigung eingeladen, ihr Feedback abzugeben.

Auswahl von Kollegen durch Feedback-Nehmer

Die Mitarbeiter, welche innerhalb des 360° Feedbacks in der Perspektive "Kollegen" Feedback abgeben, können direkt durch den Feedback-Nehmer vorgeschlagen werden, was durch die jeweilige Führungskraft bestätigt wird.

Wenn die Auswahl der Kollegen durch den Feeback-Nehmer der Session aktiviert ist, können im Bereich "Feedback-Sessions/Meine Feedback-Sessions" über den Button "Kollegen auswählen" geeignete Kollegen in einem anschließenden Dropdown-Menü ausgewählt werden.

Diese Auswahl kann lediglich einmal ausgeführt werden. Die entsprechenden Personen werden zur Freigabe an die Führungskraft weitergeleitet, worüber die Führungskraft eine Benachrichtigung erhält.

In der Session können im Reiter "Feedback-Geber" die vorgeschlagenen Personen von der Führungskraft eingesehen, abgelehnt oder bestätigt werden. Bei Bedarf kann die Option "Auswahl Kollegen durch Feedback-Nehmer" erneut aktiviert werden, wenn beispielsweise alle zuvor vorgeschlagenen Personen abgelehnt wurden. Über den Button "Feedback-Geber hinzufügen" können Führungskräfte selbst noch weitere Personen hinzufügen.

2. Status

Unter "Alle Feedback-Sessions" werden sämtliche Feedback-Sessions für die der Führungskraft zugeordneten Mitarbeitenden angezeigt, die entweder individuell oder im Rahmen eines Zyklus erstellt wurden. Es besteht die Möglichkeit, über die Filtereinstellungen nach entsprechenden Sessions Status zu filtern.

Für die Filterung stehen die folgenden Status zur Verfügung:

Geplant: Wenn eine Feedback-Session noch nicht begonnen hat, aber bereits angelegt ist.
Gestartet: Wenn eine Feedback-Session begonnen hat und die Fragebögen zur Bearbeitung geöffnet sind.
Genehmigung: Wenn die Sichtbarkeit der Ergebnisse noch durch eine Führungskraft oder einen Administrator genehmigt werden muss. Dies wird durch das Enddatum der Session oder durch Einreichen von 100 % der Fragen ausgelöst.
Genehmigt: Wenn die Genehmigung der Ergebnisse durch eine Führungskraft oder einen Administrator erfolgt ist.
Beendet: Wenn eine Feedback-Session beendet ist.

Hinweis: Im Filterfeld "Status" sind standardmäßig alle Status außer dem Status "Geplant" ausgewählt, wodurch der Fokus zunächst auf laufende Feedback-Sessions gelegt wird.

3. Zusammenfassung

Im Menü "Feedback-Sessions/Alle Feedback-Sessions" kann die Zusammenfassung eingesehen werden. In dieser zusammenfassenden Ansicht sind die Feedback-Geber der Feedback-Session aufegführt. Dabei weisen die hellgrauen Kreise in der Zeile der Feedback-Geber darauf hin, dass der Fragebogen noch nicht beantwortet und eingereicht wurde. Nach Einreichen eines Fragebogens wird der hellgraue Kreis durch einen bunten ersetzt.

Mit Hilfe des Buttons "Aktionen" lässt sich der Titel und die Beschreibung der Feedback-Session bearbeiten oder die Feedback-Session löschen.

Das Feld "Weitere Sessions" gibt Informationen darüber, ob es sich bei der Session um eine sich wiederholende Feedback-Session handelt. Ist dies der Fall, erscheinen in dem Feld die vorangegangenen sowie geplanten Feedback-Sessions. Zudem kann bei individuellen Session eine Wiederholung eingestellt werden.

Hinweis: Feedback von ausgeschiedenen Mitarbeitenden bleibt in der jeweiligen Feedback-Session erhalten und kann je nach Anonymitätseinstellung zugeordnet werden. Gleichermaßen bleiben Feedback-Sessions von ausgeschiedenen Mitarbeitenden erhalten und können unter "Feedback-Sessions/Alle Feedback-Sessions" eingesehen werden.

Über das Dreipunkt-Menü innerhalb der Zusammenfassung kann das Datum angepasst werden.

Hinweis: Wenn Sie das Datum mehrere Sessions ändern wollen, funktioniert dies am über die Änderung des Datum innerhalb des zugehörigen Zyklus.

Öffnen eines Fragebogens

Fragebögen können in der entsprechenden Feedback-Session über den Button "Fragebogen wieder öffnen" geöffnet werden. In Zuge dessen wechselt der Status der Session zu "Gestartet". Die Antworten bleiben dabei erhalten und können von dem Feedback-Geber weiterbearbeitet werden.

4. Anonymitätseinstellungen

Bei der Erstellung einer individuellen Session oder eines Zyklus kann die in den Unternehmenseinstellungen hinterlegte Anonymitätseinstellung bei Bedarf überschrieben und für die Session bzw. den Zyklus individuell angepasst werden.

Dabei stehen folgenden Anonymitätseinstellungen zur Verfügung:

Transparent: Jeder, einschließlich des Feedback-Empfängers, hat Einsicht darin, wer Feedback abgegeben hat.
Teilweise anonym (nur für Führungskraft/Admin sichtbar): Administartoren, HR und direkte Führungskraft können sehen, wer Feedback abgegeben hat. Die Feedback-Nehmer sehen das Feedback, aber nicht die Namen der Autoren.
Vollständig anonym: Die Idedntität der Feedback-Geber kann von niemandem, selbsr nicht von Administratoren, HR und direkte Führungskraft eingesehen werden.

Die Anonymitätseinstellung kann nach Erstellung der Session im Bereich "Weitere Einstellungen" innerhalb der Session angepasst werden. Diese Änderung kann nur bis zum Einreichen des ersten Fragebogens durchgeführt werden, sobald eine Antwort abgegeben wurde, ist der Bereich inaktiv und es können keine Anpassungen mehr vorgenommen werden.

Hinweis: Als direkte Führungskraft können Sie die Feedback-Sessions Ihrer Mitarbeitenden im Menü "Feedback-Sessions/Alle Feedback-Sessions" einsehen, sobald durch einen Administrator die entsprechende Berechtigung eingeräumt wurde.

5. Einsicht der Ergebnisse

Jede Feedback-Session – unabhängig davon, ob sie im Rahmen eines Zyklus oder individuell erstellt wurde – übernimmt automatisch die von den Administratoren in den Unternehmenseinstellungen hinterlegte Sichtbarkeitseinstellung. Diese Voreinstellung kann jedoch in der jeweiligen Session im Reiter "Weitere Einstellungen" individuell angepasst und überschrieben werden. Sowohl Führungskräfte als auch Administratoren sind berechtigt, diese Sichtbarkeitseinstellungen für eine Session zu verändern.

Dabei stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl, die sich nur auf die Sichtbarkeit für den Feedback-Nehmer beziehen. Durch Aktivierung der Option "Ergebnisse direkt nach dem Einreichen eingeblendet" sieht der Feedback-Nehmer die Ergebnisse unmittelbar nach Abschluss der Befragung gemeinsam mit der Führungskraft und dem Administrator.
Durch die Option "Ergebnisse für Feedback-Nehmer ausgeblendet bis zur Genehmigung durch den Vorgesetzten oder Admin" erhält die Führungskraft, sobald alle Fragebögen eingereicht wurden oder das Enddatum der Session erreicht ist, die Möglichkeit, die Ergebnisse zu prüfen und zu genehmigen. Erst nach dieser Genehmigung werden die Ergebnisse für den Feedback-Nehmer sichtbar.

Zusätzlich gibt es hier die Einstellungsmöglichkeit, dass die Ergebnisse automatisch auch ohne Genehmigung der Feedback-Session eingeblendet werden.